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La firma digital de documentos electrónicos es un proceso cómodo y sencillo gracias a aplicaciones y plataformas creadas para este fin cuya experiencia de usuario está diseñada para ser utilizada por cualquier persona y profesional a distintos niveles de digitalización.
En anteriores artículos, explicamos cómo firmar un documento PDF con certificado digital, y ahora ahondaremos en cómo hacerlo según otros métodos de firma digital, sin la necesidad de utilizar un certificado. El uso de los certificados digitales o electrónicos resulta complejo, dada la burocracia existente para su obtención y que - en general - la mayoría de usuarios desconoce el procedimiento para firmar digitalmente un PDF o documento Word con este estándar de identificación.
Firmar documentos en papel o hacerlo con otras herramientas informáticas como Adobe Acrobat o Word puede ser engorroso, lento y no disponer del respaldo legal requerido, pero gracias a la tecnología de firma digital, ahora es posible firmar electrónicamente PDF y documentos de forma rápida y segura. Vamos a ver distintas formas sobre cómo firmar digitalmente un PDF, lo que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo a ti y a tus clientes al enviar y recibir documentos importantes como contratos al mismo tiempo que da garantías jurídicas a la operación.
Qué es una firma digital
Una firma digital es una forma electrónica de autenticar la integridad y autenticidad de un documento o mensaje junto a la aceptación del mismo en caso de documentación como los contratos. Este puede estar en distintos formatos e incluir anexos que deben garantizar una serie de condiciones de legibilidad e inmutabilidad. Para firmar un documento con firma digital, se crea un código único que está vinculado a la identidad del firmante y al documento en sí mismo. Esto asegura que el PDF o Word no haya sido alterado desde que se firmó digitalmente, que quien lo ha firmado es quien dice ser y que la firma es válida y legalmente vinculante.
A través de mecanismos criptográficos se asegura del mismo modo la garantía de no repudio del documento y la comunicación enviada gracias a los estándares técnicos de la firma digital.
Qué es un PDF con firma digital
Un PDF con firma digital es un documento en formato PDF (extensión de archivo de texto e imágenes vectoriales generalmente no editable por aplicaciones informáticas comunes) que ha sido firmado digitalmente según los estándares de firma electrónica que regulan el ejercicio de la misma en la región y sector donde se ha producido la operación.
Al firmar digitalmente un PDF, se agrega una firma electrónica al documento que verifica la identidad del firmante y garantiza la integridad y autenticidad del documento. Esto significa que cualquier cambio realizado en el PDF después de que se haya firmado digitalmente se detectará y se considerará inválido y sin capacidad probatoria en caso de disputa.
Para firmar un PDF se debe hacer uso de aplicaciones especializadas de firma electrónica. En caso contrario, si se utilizan webs de inserción de “firmas en imagen” en documentos PDF y Word, la operación no tendrá ningún efecto ni validez jurídica. Incluso, aquellas plataformas que se dicen de “firma digital”, no representan un seguro a la hora de firmar documentos conforme a la normativa eIDAS al no ser un proveedor de servicios de confianza cualificado QTSP.
Es importante destacar que hacer una firma digital no altera el contenido del documento PDF ni afecta su estructura; simplemente agrega metadatos y códigos criptográficos (sello de tiempo cualificado) al archivo para asegurar su integridad y contar con el respaldo del partner RegTech que sella la operación.
Cómo firmar un documento con firma digital
Firmar un documento con firma digital es un proceso sencillo y rápido gracias a las nuevas herramientas de firma electrónica que cuentan con funcionalidades ágiles que permiten cerrar la operación en unos 30 segundos. Pese a que pudiera parecer un procedimiento complicado, existen herramientas que no renuncian a la seguridad y la legalidad para crear una experiencia totalmente sencilla y fácil de entender hasta por los usuarios menos digitalizados.
En un proceso de firma de documento con firma digital, puedes actuar de distintas maneras:
- Como solicitante: Para hacer la solicitud de firma de documento con firma digital a otra persona, puedes utilizar una plataforma como Tecalis Sign para crear con la tecnología de ChatGPT tu documento (redactar un contrato) y enviarlo a una persona para recibirlo de vuelta firmado. De esta forma, podrás conseguir firma electrónica del receptor que hayas seleccionado en el documento creado.
- Como receptor: De la otra parte, como firmante recibirás una notificación por un canal digital (SMS, email, mensajería instantánea, QR, notificación push…) en la que acceder al proceso de firma, que consiste en unos pasos muy sencillos que se terminan en una media de 30 segundos (según el tipo de firma electrónica escogido por el solicitante).
- Proceso autofirma: En caso de querer firmar tú mismo un documento sin que otra persona o empresa te envíe - por ejemplo - un contrato, puedes hacerte una solicitud a ti mismo, dejando registro completo de la operación, lo que dará un mayor valor probatorio a la firma digital del documento. En caso de que un mismo documento deba ser firmado por ti y otra persona, puedes incluir la información de ambos en el proceso de firma y ambos recibiréis el enlace o acceso para firmar.
Los receptores no tienen necesidad de hacer login ni registrarse en las mejores webs de firma digital de documentos para firmar, algo que facilita enormemente el proceso y que evita cualquier tipo de fricción, enfocándose en lograr el cierre del acuerdo.
Cómo firmar digitalmente un PDF
Los pasos para firmar digitalmente un PDF son los mismos que para hacerlo con cualquier otro tipo de documento (Word, doc, docx, xls, txt…). Por norma general, los documentos de extensiones diferentes al PDF son convertidos a este tipo de archivo para asegurar que no se descolocan los elementos o se cambian datos.
No hay problema en firmar un documento con firma digital independientemente de su extensión de archivo. Sin embargo, cualquier contrato pierde validez al ser alterado tras la firma, por eso se opta por firmar digitalmente un PDF ya que la naturaleza del documento es estática y no admite cambios a no ser que se utilicen aplicaciones de la suite de Adobe (InDesign, Adobe Acrobat DC…). Conseguir la firma digital a través de estos medios es seguro en ciertos casos.
Por eso, no se recomienda utilizar aplicaciones de este tipo (instalables) para firmar documentos con firma digital. Primero por su dificultad en el uso, segundo porque necesitan obligatoriamente el uso de un certificado digital electrónico obtenido por una institución oficializada para tener validez (algo complejo y en lo que la mayoría de usuarios encuentra dificultad) y tercero porque la descarga de estos programas puede entrañar según el lugar desde donde se descargue la incursión de virus y hackeos.
Por otro lado, hay que tener mucho cuidado con las aplicaciones web no instalables que se anuncian en los primeros resultados de los buscadores en internet para firmar un PDF digitalmente y de forma sencilla. Estas herramientas generalmente denominadas como firma online, no cuentan con ningún tipo de validez legal ya que en su gran mayoría simplemente insertan el dibujo de la firma en el documento como si de una imagen se tratara sin tener en cuenta las necesidades de autenticación del firmante fehaciente y el resto de requisitos técnicos definidos en las normas que regulan el ejercicio de la firma electrónica avanzada.
Como conclusión, para firmar digitalmente un PDF debe utilizarse una solución creada por un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificados QTSP. Estas empresas están validadas por la Unión Europea o sus instituciones homólogas en sus respectivas regiones e integran lo mejor de los dos mundos: son herramientas no instalables (se accede a ellas a través de una web sencilla) y sí firman digitalmente los documentos PDF conforme a la regulación creando prueba por interposición, dando custodia al proceso durante años y aplicando todos los requisitos de garantía, confidencialidad y autenticidad. También permiten insertar certificados digitales.
Pasos para firmar un PDF electrónicamente
Firmar digitalmente un PDF implica seguir ciertos pasos para garantizar la validez y legalidad de la firma. Pese a lo que se pueda pensar, gracias a las soluciones de firma electrónica en formato SaaS de los players RegTech, podemos hacer una firma digital sencilla con la que enviar documentos bajo el respaldo legal más completo.
A continuación presentamos los pasos generales para firmar un PDF digitalmente:
- Accede a tu sistema de firma digital: Para firmar digitalmente un PDF, necesitarás utilizar un programa de firma digital. Hay varios programas disponibles en el mercado, asegúrate de elegir uno que sea compatible con cualquier sistema operativo y cumpla con los estándares de seguridad requeridos que hemos detallado en este artículo.
- Sube el PDF al programa de firma digital: Una vez que hayas iniciado la suscripción en tu plataforma de firma electrónica, selecciona “nueva firma” y carga el PDF que deseas utilizar o crea uno con el editor de documentos basado en ChatGPT.
- Selecciona el método de firma: Busca la opción para firmar según el tipo de operación y documento (firma electrónica simple, avanzada, con verificación OTP…). Esto puede variar dependiendo del programa que estés utilizando, pero generalmente se encuentra en la barra de herramientas o en el menú de opciones.
- Configura el documento: Si es necesario, puedes incluir campos a cumplimentar, desplegables, la verificación KYC o elegir envío secuencial, paralelo o masivo en caso de que haya múltiples firmantes. Si tan sólo quieres firmar un documento PDF simplemente pasa al siguiente paso. Coloca el recuadro donde quieras en el lugar deseado del documento para mostrar visiblemente la firma en el mismo arrastrando y soltando.
- Recibe la solicitud y firma: Firma el documento con firma electrónica avanzada haciendo clic en el enlace de la solicitud. El proceso varía según el tipo / método de firma elegido, aunque el tiempo para hacer una firma digital y firmar un documento nunca excederá los 30 segundos en las mejores soluciones.
Como has podido comprobar, tan sólo se necesitan 5 sencillos pasos para firmar digitalmente un PDF, de los cuales uno es opcional si no necesitamos configurar opciones adicionales en el documento. Tras firmar un PDF, puedes consultar el estado del documento, revisarlo o descargar el informe de auditoría que da validez al proceso en tus envíos dentro de la plataforma de firma digital. Recuerda que también puedes insertar certificado digital como una opción adicional en algunas plataformas como Tecalis.
Certificado digital: cómo obtener la firma digital
Muchos usuarios se preguntan cómo solicitar firma digital y un certificado electrónico. Si bien el certificado digital es ampliamente utilizado y reconocido para los trámites con las administraciones públicas, es un método de identificación del firmante en la firma de documentos con firma digital algo incómodo y complejo para un amplio segmento de usuarios.
La firma digital de documentos PDF es un proceso esencial para garantizar la autenticidad y seguridad de los documentos en el entorno digital. Al seguir los pasos adecuados y obtener un certificado digital válido de una Autoridad de Certificación confiable, podrás firmar documentos digitalmente de forma segura y conveniente.
Para operaciones incluso del más alto nivel de riesgo, es preferible utilizar la firma electrónica avanzada biométrica con verificación de identidad Know Your Customer. Esta tipología de firma digital de documentos permite hasta abrir cuentas bancarias al instante con total seguridad y bajo el cumplimiento de los estándares eIDAS y AML más exigentes en cualquier mercado. Sin esperar y al instante, las operaciones son pre-aprobadas según un score de riesgo configurado por el sistema de firma electrónica.
En cualquier caso, de cara a los ayuntamientos e instituciones relacionadas con el pago de impuestos o la solicitud de ayudas del sector público, para firmar digitalmente un PDF, necesitarás obtener un certificado digital previamente. Para obtener la firma digital deberás:
- Seleccionar una autoridad de certificación confiable: Busca una autoridad de certificación confiable del gobierno que emita certificados digitales y solicita una cita para hacer firma digital. Hay varias autoridades disponibles, asegúrate de elegir una que cumpla con los estándares de seguridad y legalidad requeridos.
- Solicita la firma digital del gobierno: Una vez que hayas seleccionado una autoridad de certificación, solicita el trámite para hacer la firma electrónica. Esto puede implicar completar un formulario en línea y proporcionar la documentación requerida para verificar tu identidad.
- Verifica tu identidad: Para poder obtener la firma electrónica, la autoridad de certificación verificará tu identidad antes de emitir el certificado digital. Esto puede implicar proporcionar documentos de identificación válidos y someterse a un proceso de verificación que es siempre en persona para la primera vez. Este es uno de los pasos más importantes del proceso y en los que los usuarios desisten por esta necesidad de personificarse para hacer firma digital. Como decíamos, con la firma electrónica avanzada biométrica no es necesario y cuenta con el mismo respaldo jurídico para operaciones comerciales de alto riesgo.
- Obtén tu certificado digital: Una vez que tu identidad haya sido verificada, obtendrás la firma electrónica y recibirás tu certificado digital. Este certificado contendrá información sobre tu identidad y se utilizará para autenticar tus firmas digitales a través de una contraseña o clave que sólo tú puedes usar.
No debemos olvidar que las plataformas digitales QTSP también incluyen decenas de funcionalidades asociadas a la gestión de las firmas digitales y como aplicaciones de gestión documental. El resto de sistemas que hemos comentado previamente no incluye estas funcionalidades ni tampoco un sport SLA adecuado para clientes empresariales en los cuales la integración de la firma electrónica supone algo imprescindible para las operaciones diarias de sus negocios.
Estándares de firma electrónica: cómo hacer un envío
Firmar digitalmente un PDF es una forma rápida y segura de autenticar documentos y garantizar su integridad. Ya sea que utilices un programa de firma digital o un certificado digital, seguir los pasos adecuados te permitirá firmar documentos de manera eficiente y legalmente vinculante.
Por su parte, para hacer una firma electrónica deben utilizarse unos estándares con su conjunto de normas y especificaciones que regulan la implementación y verificación de firmas digitales. Estos estándares aseguran que las firmas digitales se hagan confiables y reconocidas a nivel nacional, europeo e internacional. A continuación, se detallan algunos de los estándares más relevantes para hacer una firma digital:
- PKCS#7 (Public Key Cryptography Standards): Es un estándar que define el formato de los datos de la firma digital y cómo se deben almacenar y transmitir. Se utiliza ampliamente para firmar y encriptar mensajes.
- X.509: Este modelo define el formato de los certificados digitales utilizados para firmar documentos y autenticar usuarios. Es ampliamente utilizado en infraestructuras de clave pública (PKI) para garantizar la seguridad de las comunicaciones y muy utilizado en las administraciones públicas.
- PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures): Es una especificación para firmar documentos PDF con firmas digitales avanzadas y asegurar su integridad.
- CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures): Este estándar se basa en el formato CMS (Cryptographic Message Syntax) y define cómo agregar firmas digitales a cualquier tipo de archivo (incluyendo los otros formatos que ya hemos visto distintos al PDF).
- XAdES (XML Advanced Electronic Signatures): Se utiliza para firmar documentos XML y garantizar su autenticidad e integridad.
La adopción de estándares de firma electrónica, como PKCS#7, X.509, PAdES, CAdES y XAdES, proporciona una base sólida para la validez internacional de las firmas digitales. Recuerda siempre proteger tus certificados y claves privadas en tu plataforma de gestión de certificados digitales como Tecalis, ya que son fundamentales para la seguridad de tus firmas digitales.
Los sistemas de los players RegTech confiables utilizan estos formatos para hacer una firma digital segura y conforme con las regulaciones del mercado donde se está firmando la operación. Al adoptar estos estándares de firma electrónica en tus documentos firmados digitalmente, asegurarás su validez y reconocimiento en diversos entornos y plataformas.
