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El proceso Know Your Business (KYB) ha adoptado un lugar de relevancia al lado del Due Diligence, más conocido y extendido. Lo que antes fuera una medida de seguridad voluntaria, ahora ha pasado a ser obligatoria por ley para la mayoría de negocios e instituciones. Ahora, además de llevar a cabo una verificación de identidad de personas físicas, también deben verificar la de las jurídicas y de los miembros de estas.
Realizar un proceso Know Your Business, en español Conozca su Negocio, es fundamental para conocer a la empresa con la que trabajas y establecer un marco B2B de confianza mutua y garantías, pero sobre todo para evitar cualquier tipo de práctica ilícita y fraudulenta.
Proveedores, partners, socios y otras empresas: estableciendo un marco seguro
En los negocios, antes de forjar una alianza o firmar un acuerdo con otra parte, se necesita un vínculo de confianza para llegar a ese beneficio común para las partes involucradas.
No hay mejor manera que empezar una relación empresarial sabiendo que nuestro proveedor, partner o socio es de confianza y tiene intenciones lícitas. La transparencia es clave en estos procesos y estableciendo controles Know Your Business, nos aseguramos de que todo es cómo se cuenta y se espera, evitando intentos de fraude y malas experiencias.
Las compañías se han visto empujadas a tratar con proveedores a través de medios no presenciales y, si ya con la digitalización esto era una realidad hace años, el sobrevenir de los acontecimientos lo ha impulsado aún más. Ya no sólo para relaciones con proveedores si no en entornos de PYMES en los que ambas deben colaborar en proyectos conjuntos.
Dada la situación actual de la economía y la sociedad derivada de la situación sanitaria, ha habido un auge de la contratación de freelancers y autónomos con los que trabajar como proveedores. Establecer una relación confiable con ellos desde el primer momento es imperativo para evitar sorpresas desagradables y asegurar un comienzo fluido de las relaciones comerciales entre las dos partes.
Igualmente, el trabajo en remoto y las relaciones a distancia en entornos Business-to-Business han necesitado de herramientas Know Your Business para que estas interacciones a distancia sean seguras y confiables.
Por otro lado, el KYB ha sido la respuesta a muchos de los retos que se enfrentaban en las primeras fases de los procesos de Due Diligence, por ejemplo en las fusiones o en acuerdos de partnerships para expandirse a otros mercados. El proceso Know Your Business permite adquirir, fusionar, comprar o acordar dentro de un marco de seguridad como nunca antes.
Operar con tranquilidad y sabiendo que estamos estableciendo una relación con un socio confiable suma productividad a todas las operaciones y garantiza su éxito.
Qué es Know Your Business - KYB
Podemos definir el Know Your Business (KYB) como aquel proceso por el que se verifica la información de identificación dada por un negocio. Cuando se habla de realizar una investigación para verificar la identidad de un tercero jurídico, se está hablando de la realización de un KYB.
Este proceso está ubicado dentro de las fases de las operaciones de Diligencia Debida y es una herramienta agilizadora de procesos que antes requería de mucho tiempo de búsqueda y de tareas administrativas, y aún así con resultados menos confiables.
De esta forma, el KYB (Know Your Business) es el seguro para establecer relaciones B2B con confianza antes de tomar cualquier decisión importante para el negocio.
El proceso Know Your Business recoge muchas de las características del más conocido y extendido KYC (Know Your Customer). Al igual que ocurre con el eKYC, la digitalización del KYB ha supuesto un gran cambio contribuyendo a agilizar tiempos, cerrar acuerdos en minutos en lugar de días y reducir los costes de este tipo de controles.
Know Your Business (KYB), Know Your Customer (KYC) y Due Diligence: Cómo se relacionan
El Know Your Customer, también conocido como DDC (Diligencia Debida de Cliente), tiene una relación estrecha y peculiar con el Know Your Business. Estas dos herramientas de seguridad y verificación comparten su objetivo principal: crear un marco garantista previo a cualquier relación comercial entre una empresa y otro sujeto.
El KYB Know Your Business y el Know Your Customer comparten tecnología y procedimientos. El KYC es utilizado por todas las industrias, pero especialmente aquellas relativas a la banca, las finanzas, los seguros y relacionadas para luchar contra el blanqueo de capitales y la suplantación de identidad, con los riesgos asociados que esto puede conllevar.
Además, la realización de controles tanto KYC como KYB ya no es una opción, si no que es obligatorio por ley. Las normas AML o regulaciones como eIDAS establecen los estándares técnicos y normativos que deben seguirse antes de realizar operaciones con clientes o negocios.
Todas las instituciones financieras y empresas que realizan transacciones de pagos de cualquier sector son obligadas por ley a implementar procesos KYB para la verificación de las empresas con las que trabajan o existe algún flujo de movimiento de dinero entre ellas.
UBO: Ultimate Beneficial Owners
Este concepto se refiere a las personas con control tanto indirecto como directo sobre una compañía u organización así como los propietarios de esta. El Know Your Business y los procesos de diligencia debida tratan de identificarlos y de asegurar que la información facilitada por la compañía que desea trabajar con nosotros es verídica.
Los beneficiarios finales son difíciles de identificar en algunas ocasiones, sobre todo cuando se trabaja en entornos internacionales. Cumplir con las directrices UBO es obligatorio antes de realizar las operaciones y el KYB es capaz de asegurar quiénes son para no incurrir en riesgos.
Establecer controles anti-fraude ágiles y seguros es más sencillo de lo que pudiera parecer. Ahora, las plataformas digitales escalables en formato pay-per-use permiten a las compañías desarrollar procedimientos de Due Diligence y registros UBO con garantías y el respaldo de un tercero de confianza experto en el asunto.
Know Your Business en el B2B
El B2B tiene sus normas y reglas concretas. Tenemos dos perspectivas B2B en las que el KYB ayuda de formas algo diferentes:
- Empresas con actividad B2C: Aquí, como hemos desarrollado previamente en el artículo, las compañías tienen relación con otras en calidad de proveedores, partners, socios o posibles inversores.
- Negocios con modelo B2B: El cliente principal de la empresa es otro negocio, y no un particular. En este modelo el KYB es aún más necesario, ya que supone el punto clave para que una compañía pueda o no operar.
Las oportunidades de las compañías B2B en el comercio digital se han visto incrementadas con los años. Con este aumento, los clientes B2B también han ido evolucionando a la par que lo hace la realidad en las empresas B2C.
Cada vez más, las personas decisoras en las organizaciones tienen un perfil más cercano al millenial. Esto ha supuesto una transformación completa de la forma de hacer negocios y ha llevado las demandas y necesidades del consumidor habitual en el Business-to-Consumer al Business-to-Business.
La firma electrónica y el KYB
Estas dos herramientas, firma electrónica y Know Your Business, se entrelazan y complementan en los modelos de negocio B2B. Gracias a la combinación de estas herramientas bajo un mismo proceso, las compañías de este tipo han conseguido impulsar el cierre de oportunidades de una forma antes impensable.
Ahora, los contratos y acuerdos se cierran en menos tiempo que nunca gracias a la implementación de plataformas holísticas que incluyen verificación de identidad y firma electrónica de forma conjunta.
En cualquier momento y lugar las personas que toman las decisiones pueden firmar contratos o delegar la firma en otros con total respaldo legal dada la fiabilidad y seguridad de estas soluciones.
Cómo elegir un KYB partner adecuado
Hay varios aspectos claves a la hora de elegir una solución Know Your Business para nuestro negocio. Uno de los principales es que el partner sea un experto RegTech contrastado, con amplio conocimiento de la regulación y que adapte sus productos cada vez que se produce un mínimo cambio normativo.
Por otro lado, es crucial tener en cuenta el aspecto de la interfaz y la experiencia del sujeto que realiza el proceso de firma electrónica o Know Your Business. En muchas ocasiones, una mala práctica en este sentido y una integración rupturista puede elevar las tasas de abandono y la pérdida de oportunidades comerciales.
Finalmente, el proveedor de sistemas KYB debe ser especialista y conocer la industria a la que perteneces de tal forma que las herramientas Know Your Business se adapten a los casos de uso concretos del modelo de negocio. Las mejores compañías suelen ser aquellas que conocen y han trabajado en casos de uso de todos los sectores de actividad y áreas operativas de la empresa.
A quién afecta el Know Your Business (KYB)
El proceso afecta a todas y cada una de las compañías en cualquier sector que tengan relaciones con otras empresas. Sin embargo, la ley obliga a todas aquellas del sector financiero y relacionados, así como compañías de pagos o adquirentes comerciales que se disponen a realizar transacciones y transferencias entre empresas.
Automatizar el proceso de verificación y auditoría de negocios ha conseguido impulsar la adquisición, el cierre de operaciones y el ahorro en costes y tiempo en empresas de todo tipo, pero especialmente de aquellas más atadas por la regulación.
Estas compañías, en ocasiones, establecen procedimientos de seguridad exagerados y tediosos por no contar con una tecnología ágil que, con el mismo respaldo legal y seguridad, es capaz de cumplir con los requisitos normativos más exigentes a la vez que se desarrolla de forma simple y rápida.
