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Actualmente, para firmar documentación a través de medios digitales, es crucial comprender las diferencias entre dos términos que a menudo se confunden: la firma digital y la firma electrónica. Ambas son herramientas importantes para la autenticación y seguridad en el ámbito digital, pero tienen diferencias significativas en cuanto a su tecnología, uso y validez legal.
¿Son realmente sinónimos o se trata de distintos estándares que incluyen diferentes características y respaldo legal? La respuesta rápida es: no. La firma electrónica y la firma digital no pueden utilizarse indistintamente ya que tienen diferentes características. En este artículo, exploraremos estas diferencias para ayudarte a comprender mejor qué opción se adapta mejor a tus necesidades.
Qué es la Firma Digital
La firma digital es una técnica de autenticación electrónica que utiliza criptografía para asegurar la integridad y autenticidad de un documento o mensaje electrónico. Es decir, cuando hablamos de Firma Digital, se trata de un método de cifrado y descifrado. Tras la firma de un documento, se añade digitalmente al final un conjunto de datos que sirven para poder realizar una identificación inequívoca.
Se basa en la tecnología de clave pública y privada, donde una clave privada es utilizada por el firmante para crear la firma digital, mientras que la clave pública es utilizada por el receptor para verificar la autenticidad de la firma. La firma digital es única para cada documento o mensaje y está vinculada al firmante de manera única e irrevocable.
Esta tecnología actúa como una especie de “caja” con contraseña que emite un proveedor RegTech validando la operación digital. Esto impide que el documento y los datos que identifican a los firmantes y emisores del mismo puedan ser alterados o modificados posteriormente.
La Firma Electrónica como estándar reconocido: en qué consiste
La firma electrónica es un concepto legal que se refiere a cualquier método electrónico que se utiliza para indicar el consentimiento o acuerdo con un documento o mensaje electrónico por parte de un sujeto (persona, empresa…). A diferencia de la firma digital, la firma electrónica no utiliza necesariamente criptografía cuando es SES por ejemplo y puede incluir métodos como el escaneo de una firma manuscrita, el uso de una firma biométrica (AES), o simplemente escribir el nombre en un documento electrónico integrando un certificado digital (QES). La firma electrónica puede ser tan simple o compleja como el caso de uso lo requiera.
El reglamento eIDAS es la norma que regula estos estándares y obliga a las compañías y usuarios a tomarlos en cuenta de cara a la firma de operaciones según su nivel de riesgo y en el sector en el que se esté operando. La regulación establece que se considera firma electrónica a todos los datos electrónicos que acompañan a una información y que indican la voluntad de dar de fé uno o más firmantes. Por lo tanto, además de la firma digital, dentro de la firma electrónica encontramos los sellos de tiempo, los documentos de auditoría, la documentación de identidad, entre otros elementos dentro de un proceso de firma electrónica eSignature.
Además, las firmas electrónicas avanzadas (AES) contienen sistemas de trazabilidad end-to-end que garantizan el no repudio (que el receptor de la solicitud de firma no pueda negar que no la recibió) y otros controles para asegurar la integridad como los sellos de tiempo.
Firma Digital versus Firma Electrónica: ¿Qué elijo entonces?
Las técnicas que hemos visto previamente de criptografía y blockchain son las implementadas en el caso de las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas. Además de estas, hay muchos tipos de firmas electrónicas según lo marcado por eIDAS y el nivel de seguridad adicional que se añada por el proveedor QTSP que sella la operación.
Es importante entender que las soluciones de firma online que se suelen ofrecer como firma digital no suelen ser compatibles con los estándares legales que marca eIDAS y los organismos reguladores de los distintos países. Sin embargo, las consideradas como firma electrónica por la UE sí que incluyen todos los estándares de las firmas digitales además de los necesarios para ser consideradas en sus modelos avanzada y cualificada.
De esta forma, vemos que la principal diferencia entre una firma digital y una electrónica es que la electrónica es 100% legal y vinculante - confirmando un acuerdo entre partes - mientras que la digital no tiene como objetivo legitimar un acto de voluntad, sino simplemente encriptar datos para asegurar el contenido de un documento electrónico.
Antes de decidirte por una herramienta de firma digital o electrónica, ten en cuenta todos estos aspectos y pregunta al proveedor por el respaldo legal que puede aportar y las auditorías que ha pasado la herramienta por parte de los reguladores.
Diferencias clave entre Firma Digital y Firma Electrónica
El Reglamento eIDAS establece una serie de requisitos que deben cumplir la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada para tener la máxima validez legal y ser consideradas como tal. Estos requisitos se basan en tres pilares fundamentales: autenticación, no repudio e integridad.
- Autenticación: La firma electrónica debe estar vinculada al firmante de manera única, de modo que se pueda garantizar que solo una persona puede utilizarla. Para ello, se pueden utilizar diferentes mecanismos, como la captura de datos biométricos, la geolocalización del firmante o la información del dispositivo desde el que se firma. En este sentido, aquí la firma digital se encarga de validar y encriptar estos datos junto con el contenido del documento como parte del total, que sería la firma electrónica en sí.
- No repudio: Se debe permitir la identificación del firmante asociada al envío de la información, de modo que no pueda negar haber recibido, abierto, leído o firmado un documento. En este sentido, la firma electrónica avanzada de Tecalis incorpora tecnologías que permiten un seguimiento pormenorizado del proceso.
- Integridad: La firma del acuerdo debe contener tecnología blockchain que permita que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Tecalis utiliza un sistema de clave pública/privada que cifra toda la documentación generada y garantiza la integridad de los datos en todo momento mediante una Autoridad de Sellado de Tiempo. Es otro de los procesos dentro de la firma electrónica donde la firma digital juega un papel esencial.
Por lo tanto, vemos cómo la firma electrónica y digital se entrelazan para trabajar de forma conjunta y dar una seguridad y validez completa a cualquier acuerdo hecho a través de medios digitales. Se impacta en las siguientes áreas:
Nivel de Seguridad
Una de las principales diferencias entre la firma digital y la firma electrónica es el nivel de seguridad que ofrecen. La firma digital utiliza criptografía para garantizar la autenticidad e integridad del documento o mensaje, lo que la hace más segura y difícil de falsificar. Esto implica que la firma digital se ocupa del aspecto técnico a nivel de seguridad.
Por otro lado, la firma electrónica asegura con otros métodos más allá de la criptografía que el proceso se está realizando conforme a los estándares dispuestos en las leyes del estado en el que está teniendo lugar la operación.
Validez Legal
Otra diferencia importante entre la firma digital y la firma electrónica es su impacto legal. La firma electrónica está respaldada por leyes y regulaciones específicas que reconocen su validez legal en muchos países y jurisdicciones. Por ejemplo, en la Unión Europea, la firma digital está regulada por el Reglamento eIDAS, que establece estándares y requisitos para la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada.
Por otro lado, la validez legal de la firma digital puede variar dependiendo del país y la legislación local. Por norma general, insertar una firma digital es el equivalente a una firma electrónica simple, lo que no es suficiente para la mayoría de operaciones. No es un estándar reconocido.
Documento de auditoría y Audit Trail
La firma electrónica, que evidencia la conformidad con un acuerdo o contrato, se integra al documento principal del mismo. Sin embargo, para garantizar la validez legal y la trazabilidad de las acciones realizadas sobre el documento, se utiliza un elemento adicional: el Audit Trail, documento de auditoría o documento probatorio.
Este documento adicional funciona como un libro de registro que recopila información detallada sobre cada acción realizada sobre el documento principal en un proceso de firma electrónica, incluyendo:
- Identificador único de la transacción: Un código que permite identificar de forma individual y unívoca cada transacción.
- Nombre del firmante: La identificación completa de la persona que ha firmado el documento.
- Su dirección de correo electrónico: Un método de contacto para el firmante.
- Dirección IP: La ubicación geográfica desde donde se firmó el documento.
- Geolocalización: La ubicación física precisa del firmante al momento de la firma.
- Historial de autenticación: Un registro de las diferentes etapas de la firma, como la autenticación del firmante y la validación de la firma.
- Cadena de custodia: Un seguimiento del recorrido del documento, desde su creación hasta su firma y posterior almacenamiento.
- Sellado de tiempo oficial: Un sello digital que certifica la fecha y hora exactas de la firma.
- Estado completado: La confirmación de que el proceso de firma ha finalizado con éxito.
- Encriptación y sellado de tiempo: claves para la integridad y validez legal:
Todas las evidencias de la transacción generadas durante el proceso de firma se recopilan en el documento probatorio. A través de un algoritmo de encriptación y del sellado de tiempo oficial que funcionan gracias a tecnologías de firma digital, se asegura la integridad de los datos de toda la firma electrónica, es decir, que no se han modificado desde su creación. Esto garantiza la validez legal del Audit Trail como prueba irrefutable de quién ha firmado el documento, cuándo y dónde.
Tecnología Utilizada
La tecnología utilizada también es diferente en la firma digital y la firma electrónica. La firma digital utiliza tecnología de clave pública y privada para crear y verificar la autenticidad de la firma, mientras que la firma electrónica puede utilizar una variedad de métodos electrónicos, incluyendo escaneos de firma manuscrita, SMS OTP, firmas biométricas, o simplemente escribir el nombre en un documento electrónico e insertarlo junto a un certificado cualificado. Como conclusión, todas las tecnologías utilizadas en conjunto en la firma electrónica y digital revierten en beneficios como:
- Aumentar la seguridad y confianza en las transacciones electrónicas.
- Reducir el riesgo de fraude y falsificaciones.
- Agilizar los procesos y mejorar la eficiencia.
- Cumplir con las normativas legales y fiscales.
Sobre la conversión de PDF para su firma
Una parte importante del proceso de firma digital y electrónica es la conversión de documentos a formatos electrónicos como PDF. Gracias a soluciones como Tecalis, ya no es necesario acudir a herramientas de conversión de PDF que te permitirán preparar documentos electrónicos para su firma digital o electrónica. Ya está integrado dentro de esta herramienta global, como otras funcionalidades como la generación automatizada y redacción de documentos con tecnología GPT.
Explorar las diferentes herramientas y técnicas disponibles para convertir documentos físicos a PDF, editar y modificar documentos PDF existentes ya se puede hacer directamente desde herramientas oficiales validadas por la Unión Europea como Tecalis, y firmar digitalmente un PDF aunque tú subas un word para garantizar su autenticidad y seguridad en el mundo digital.
¿Cuándo Utilizar Firma Digital y Firma Electrónica? Aspectos en común
Firma Digital
La firma digital es ideal para situaciones donde se requiere un alto nivel de seguridad y autenticidad, como contratos legales, transacciones financieras, y documentos sensibles que requieren protección contra la falsificación y la manipulación. Es especialmente útil en entornos empresariales y gubernamentales donde se manejan documentos críticos que requieren un alto nivel de seguridad y cumplimiento legal.
Por eso, vemos cómo en estos ámbitos se usa la firma electrónica avanzada, que incluye todas las tecnologías de firma digital además de un respaldo legal homólogo a un proceso notarial.
Firma Electrónica
Por otro lado, la firma electrónica es más adecuada para situaciones donde se necesita una forma rápida y conveniente de indicar el consentimiento o acuerdo con un documento o mensaje electrónico. Las herramientas de firmas electrónicas suelen ser suites completas donde trabajar toda la gestión contractual y documental de un negocio.
Es útil en una variedad de contextos y se adapta al caso de uso pudiendo elegir el tipo de firma electrónica y si integra o no qué tecnologías de firma digital. Permite todo tipo de contratos como los de arrendamiento, acuerdos de servicios, formularios de solicitud, y correos electrónicos que requieren una firma para confirmar la recepción o el acuerdo con un contenido específico.
