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La factura digital está estandarizada desde hace años en el marco de la relación empresas-administraciones públicas (B2G). Sin embargo, su uso entre empresas, autónomos y entre empresas y particulares aún tiene camino por recorrer.
Este modelo de facturación digital está regulado por todos los estados miembro de la UE y las nuevas normativas tanto regionales como locales que ya están aprobándose sitúan su futuro inmediato en la obligatoriedad en todos los ámbitos.
En una economía cada vez más digitalizada, paperless y donde se están dando pasos para reducir la complejidad y la burocracia en favor de la sencillez y la agilidad, transicionar hacia este modelo parece ya una necesidad insalvable y una obligación legal.
Qué es una factura digital
Una factura digital es un documento de carácter mercantil en formato electrónico que incluye datos e información precisa sobre un acuerdo comercial de prestación de servicios o compraventa de productos. Es básicamente la trasposición digital del modelo clásico que todos conocemos de factura.
La diferencia entre la factura digital y las facturas tradicionales radica en su creación, envío y almacenamiento, ya que la primera se genera por un software de facturación digital, se almacena en sistemas informáticos y puede enviarse a través de distintos canales de comunicación digital certificada (notificación electrónica).
Las facturas digitales son equivalentes por completo a las facturas en papel y cuentan con la misma validez a la hora de justificar la entrega de un bien o el pago para una prestación de servicios. Sin embargo, si una factura digital incluye elementos de identidad como marcan los requisitos de las regulaciones más recientes, esta cuenta con un respaldo jurídico superior, mayor consideración ante disputas y garantiza el no-repudio gracias a su envío por medios electrónicos certificados.
Factura electrónica o digital
Existe cierta confusión respecto a las denominaciones “factura electrónica” y “factura digital”. Aunque ambas pueden funcionar como sinónimos perfectamente, tienden a entremezclarse y cada una es usada mayoritariamente en contextos diferentes.
Una factura electrónica es referida al estándar normativo que define lo que es una factura en formato electrónico. Es decir, encontraremos más este término cuando - de forma profesionalizada - estemos hablando de los requisitos formales que hay que seguir para que estas facturas sean válidas de cara a la sociedad, la economía y las administraciones públicas (y sean aceptadas por estas a través de medios electrónicos y telemáticos).
El término “factura digital”, por su parte, es más amplio y versátil, pudiendo encontrar que se utiliza para identificar una factura en papel que ha sido escaneada (digitalizada). Sin embargo, esta no termina de tener la consideración formal y oficial de factura electrónica ya que no cumple con los requisitos concretos que marcan las leyes que regulan este tipo de facturas. Lo mismo sucede con aquellas facturas creadas digitalmente con softwares de facturación digital pero que no respetan las características formales y técnicas exigidas por los reguladores.
Facturación Digital
Las facturas electrónicas y digitales deben cumplir una serie de normas concretas para ser consideradas como tales:
- Autenticidad en origen: Debe garantizarse por medios electrónicos (reglamento eIDAS) las identidades tanto del sujeto obligado como del emisor. Esto se realiza a través de firma electrónica avanzada con certificado reconocido, intercambio de datos EDI o con medios electrónicos que garanticen una pista de auditoría fiable.
- Integridad del contenido: Se utilizarán tecnologías y medios informáticos seguros que permitan garantizar que la factura digital no puede ser alterada y, en caso de que haya modificaciones, quede un registro adjunto con sello de tiempo sobre los cambios realizados en ella. Para este fin, suelen utilizarse tecnologías de firma digital así como cifrados blockchain end-to-end.
- Legibilidad de datos: La información contenida en la factura debe poder ser leída sin dificultad tanto por humanos como por sistemas informáticos conforme a los estándares de extracción de datos más comunes. Esto depende en gran medida de los métodos de envío y del formato elegido por los sistemas emisores y receptores (XML, FTP, Facturae, PDF indexable con firma electrónica, EDI, EDIFACT, PEPPOL…).
Los sistemas de facturación digital deben generar y enviar facturas conforme a estos requisitos, si bien debe atenderse a las normas de cada estado y región; especialmente en aquellas donde es obligatorio.
Documentar operaciones comerciales de forma digital permite a los negocios agilizar sus procesos y responde a retos fiscales y de retraso en pagos. Dados los problemas que venía generando tiempo atrás el modelo de facturación offline tradicional, podemos ver que en mercados como el europeo, el 85% de los países han aprobado ya leyes que obligan a crear y emitir facturas digitales. En caso contrario, se exponen a graves sanciones y sus facturas no tienen validez económica ni jurídica.
Factura digital obligatoria: Ley Crea y Crece
En países como España, se ha marcado un horizonte y deadline para el uso global en todas las áreas de la economía de la factura digital. Ya desde 2015, todas las empresas y profesionales autónomos que tuvieran alguna relación con un organismo o administración pública, debían hacer uso de facturas electrónicas.
Ahora, la Ley Crea y Crece introduce la obligación de contar con un sistema de factura digital antes de 1 año a partir del desarrollo reglamentario del nuevo estándar de facturación digital para empresas cuya facturación exceda los 8.000.000€ y de 2 años para aquellas que no superen ese mismo volumen de negocio.
Certificado digital en facturas
Las mejores aplicaciones de firma electrónica cuentan con la posibilidad de almacenar certificados digitales para ser utilizados en cualquier envío. Este gestor de certificados electrónicos es cómodo y puede incrustar la firma con certificado en documentos como una factura digital.
Para firmar facturas digitales y electrónicas, en países como España la AEAT admite la utilización de certificados digitales reconocidos. La FNMT indica que un certificado digital en facturas puede utilizarse tanto si es de persona jurídica como los de representación y los de persona física que genera la FNMT u otros players RegTech que cumplan los mínimos requisitos y estándares que marca la ley.
Estos servicios de Certificación para las facturas digitales son utilizados generalmente para el caso que comentábamos previamente: el intercambio de información de facturación digital entre empresas y entidades públicas. Sin embargo, los estándares que definen la nueva obligatoriedad del uso de la facturación digital no exigen que se utilice certificado digital en las facturas siempre y cuando el software que las genera cumpla con los requisitos de autenticidad, integridad, identificación y legibilidad marcados en la la normativa.
Kit Digital y factura electrónica
El Programa Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España que tiene como objetivo impulsar la digitalización de PYMES y profesionales autónomos. Gracias a este, las empresas pueden obtener hasta 12.000€ en ayudas para digitalizar sus procesos y adaptarse a la nueva economía digital.
Los bonos digitales se facilitan por categorías de área de digitalización en una empresa. Dada la obligatoriedad de contar con softwares de factura digital en los próximos años, se ha creado una para que las empresas puedan obtener este sistema de forma totalmente gratuita y sencilla.
Los expertos de Tecalis ayudan a cientos de pequeñas y medianas empresas - así como a profesionales independientes - a solicitar sus ayudas del Kit Digital para firma y factura electrónica. Tan sólo deben cumplirse unos requisitos muy básicos y rellenar un formulario en la web de Red.es.
Ejemplos de facturas digitales y beneficios
Hay decenas de ejemplos de las ventajas de la factura digital y, cómo hemos visto, hay distintos estándares de datos y métodos de envío de las facturas electrónicas. Ya sea por el formato, el canal o las tecnologías que garantizan los requisitos de identificación, podemos encontrar varias opciones. Estas, pueden consultarse en el otro artículo sobre factura electrónica que hay en este mismo blog Tecalis.
Aunque se cuentan por decenas, los principales beneficios de las facturas electrónicas que han experimentado las empresas que han implementado con éxito y sencillez su uso son los siguientes:
- Tiempo: Contar con un sistema de facturación digital supone un gran incremento en productividad y una reducción de la burocracia. Con plantillas prefijadas y funcionalidades de envío automático (entre otras muchas innovadoras como el uso de Chat GPT), las plataformas de factura y firma digital dejan tiempo a los profesionales para dedicarse al trabajo de alto valor.
- Legalidad y respaldo: ¿Sabías que más del 60% de las empresas y profesionales que trabajan en Europa indican que no reciben los pagos de sus facturas en tiempo y forma? La factura electrónica y digital viene a resolver este problema con una afirmación contundente: la emisión de una factura digital es vinculante legalmente. Esto implica que en caso de disputa - y contando con los medios de trazabilidad adecuados propios de una solución de facturación digital - la resolución de un impago es inmediata. Además, de cara a los estados, este nuevo modelo de facturas ayuda a combatir el fraude fiscal.
- Ahorro en espacio: El coste del almacenamiento de documentación comercial en muchas empresas asciende a altas cuantías. Además, la normativa en muchas regiones obliga a mantenerlas por un periodo determinado, lo que conlleva un gran gasto en recursos de todo tipo. Con los nuevos software y plataformas de firma y factura electrónica (que incluyen gestión documental y custodia conforme a los estándares de protección de datos y privacidad) este gasto se reduce a cero.
- Ahorro en papel: Más allá del impacto económico (ya no sólo por el papel sino por la tinta, las impresoras, etc) está el medioambiental, que gracias a esto consigue ayudar a muchos negocios en sus objetivos de ser neutros en carbono.
- Costes de facturación, gestión, tratamiento y procesamiento: El gran aliado de las áreas de contabilidad, logística y supply chain. Una gestión contable perfecta gracias, especialmente, al uso de formatos de facturación digital como los modelos basados en FTP, XML o EDI.
