eSignature: Qué es, cómo funciona la firma electrónica de documentos y las mejores soluciones

Los sistemas eSignature han reformulado la manera de cerrar acuerdos y contratar productos tanto a nivel online como en entornos presenciales. Mientras que la gran mayoría ya habrán comenzado a utilizar estos sistemas de firma electrónica, aún quedan algunas empresas y profesionales que no se han adaptado a este nuevo estándar.

En una economía cada vez más digitalizada, y gracias a las posibilidades de las nuevas plataformas web en formato SaaS, han surgido nuevos modelos y aproximaciones de eSignature con diferentes características y funcionalidades. A continuación vamos a analizar el término, ahondar en el proceso de firma de documentos que puede realizarse con este sistema y qué no debe faltar en las soluciones e-Signature para empresas y particulares.

Qué es una eSignature

eSignature es un formato legalmente aceptado para firmar documentos en soporte digital, lo que elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos físicos. Estos elementos de la forma tradicional de firmar documentos eran fácilmente falsables y no constituían una prueba válida ante un tribunal, con capacidad probatoria muy reducida en caso de disputa.

Las eSignatures se utilizan para autenticar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento y los archivos vinculados en caso de haberlos. Existen distintas metodologías para su creación con plataformas diferentes y empresas que ofrecen sistemas para poder enviar documentos y que sean firmados digitalmente.

En cuanto al término, eSignature es un absoluto sinónimo del concepto firma electrónica, regulado por normas nacionales e internacionales y que debe cumplir con una serie de características técnicas y formales para ser considerado como tal. 

Firma electrónica y eSign

Al igual que encontramos distintas denominaciones para referirnos a la firma electrónica, también encontramos los términos Firma Digital, Firma Online y eSign. 

La Firma Online puede entenderse específicamente como el proceso de firma electrónica en un canal online; es decir, a través de internet y generalmente en aplicaciones web gratuitas de las cuales muchas no cumplen con la regulación. En cuanto a la firma digital, esta puede desarrollarse en cualquier lugar y el concepto actúa como sinónimo de firma electrónica en su uso generalizado, aunque el término firma electrónica sí que está recogido por las leyes y normativas que regulan este estándar.

Si bien para el ejercicio de la firma electrónica necesitamos un dispositivo con conexión a internet, podemos realizar una firma digital en una tienda, a través de una solicitud enviada por un agente en una llamada telefónica o en un dispositivo que nos faciliten en la calle. 

Cuando hablamos de Firma Online nos acercamos más a ejemplos como la firma de un contrato de un seguro cuando lo contratamos directamente por internet sin acudir a una oficina comercial física o sin llamar telefónicamente a un agente comercial en call-center. 

Respecto a la denominación eSign o e-Sign (también escrita e Sign sin guion en muchas ocasiones) es simplemente una abreviatura de eSignature, e-Signature o e Signature.

Cómo firmar un documento con eSignature

Firmar un documento con eSignature es un proceso sencillo y eficiente. Generalmente, se sigue un flujo de trabajo similar en la mayoría de las soluciones eSignature. Estas herramientas de firma electrónica permiten a las personas y las organizaciones firmar documentos de forma digital, eliminando la necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos. Estas soluciones ofrecen una forma segura y legalmente válida de firmar contratos, acuerdos y otros tipos de documentos importantes.

A continuación explicamos de forma básica y desde una perspectiva generalista los pasos para firmar un documento con eSignautre:

1. Selecciona la solución e Signature adecuada: Existen diversas soluciones de eSignature en el mercado, tanto gratuitas como de pago. Es importante elegir una solución que se ajuste a tus necesidades y cumpla con los requisitos legales y de seguridad.
2. Carga el documento: Sube el documento que deseas firmar a la plataforma de e-Signature. Puede ser un archivo en formato PDF u otro formato compatible.
3. Envío e identificación del firmante: El sistema de eSignature solicitará la identificación del firmante al llegar a él por una serie de canales propuestos (email, SMS, apps de mensajería, QR…). Esto puede incluir la introducción de información personal o el uso de métodos de autenticación adicionales, como contraseñas, proceso KYC o códigos de verificación OTP.
4. Firma electrónica: Una vez que se ha verificado la identidad del firmante, se mostrará el documento para su firma electrónica. El firmante puede utilizar el mouse, una pantalla táctil o incluso un stylus (tabletas wacom por ejemplo conectadas a un terminal TPV) para firmar digitalmente el documento.
5. Verificación y finalización: Una vez que se ha aplicado la firma electrónica, el sistema genera un código único y un sello de tiempo para verificar la firma. El documento firmado está listo para su descarga o envío a otras partes involucradas junto con el documento de auditoría en soluciones e Signature que cumplen con la normativa vigente.

Cómo son las mejores e Signature

Las mejores soluciones de eSignature comparten varias características clave que las distinguen. Hay que recordar que muchas soluciones que se venden como tal no son realmente una firma electrónica y que optan por simplemente incrustar una imagen de la firma de una persona en un documento, algo que no tiene ningún tipo de respaldo legal ni validez jurídica. Aquí hay algunas características que suelen encontrarse en las mejores soluciones de eSignature:

1. Seguridad robusta: Las soluciones de e Signature de calidad superior implementan medidas de seguridad avanzadas, como encriptación de extremo a extremo, certificados digitales, autenticación de dos factores y protección contra fraudes para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados electrónicamente o hasta incluso validación de documentación de identidad con técnicas KYB Know Your Business y OCR avanzadas.
2. Cumplimiento legal y normativo: Las mejores soluciones de eSignature se adhieren a los estándares y regulaciones legales en materia de firmas electrónicas en diversas jurisdicciones y mercados. Esto incluye el cumplimiento con leyes como el Reglamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) en la Unión Europea o la ley ESIGN en los Estados Unidos.
3. Auditoría y trazabilidad: Las soluciones de eSign registran los eventos relacionados con la firma, como quién firmó el documento, cuándo y desde qué dispositivo, lo que proporciona una pista de auditoría y trazabilidad incluso de alteraciones ulteriores en caso de realizarse.
4. Experiencia de usuario intuitiva: Una buena solución de e-Signature debe ser fácil de usar tanto para el remitente como para el receptor del documento. Debe ofrecer una interfaz intuitiva y orientada al usuario, con instrucciones claras sobre cómo firmar o enviar documentos.
5. Flujo de trabajo digital: Estas soluciones permiten enviar y recibir documentos para su firma de manera electrónica, pero deben ofrecer soluciones de envío paralelo, pasivo y secuencial para adaptarse a los casos de uso de las empresas que lanzan las solicitudes.
6. Flexibilidad de firma: Las mejores soluciones de eSignature ofrecen diferentes métodos de firma, como escribir con el dedo o el ratón, cargar una imagen de la firma o utilizar certificados digitales. Esto permite a las partes firmantes elegir la opción que les resulte más cómoda. Por otro lado, también deben dar posibilidad de elegir entre firma simple, avanzada, cualificada, biométrica y comunicación certificada.
7. Integración y compatibilidad: Las soluciones efectivas se integran fácilmente con otras herramientas y sistemas, como softwares de gestión documental, servicios en la nube y aplicaciones empresariales tanto propias como de terceros. Esto facilita la incorporación de la firma digital en los flujos de trabajo existentes y mejora la eficiencia operativa.
8. Funcionalidades adicionales: Las mejores soluciones de eSign suelen ofrecer características adicionales, como recordatorios de firma, seguimiento de documentos, almacenamiento seguro a largo plazo, capacidad de enviar múltiples documentos en un solo paquete (sobres), y opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
9. Soporte al cliente confiable: Un proveedor de soluciones de calidad debe ofrecer un buen servicio de atención al cliente, con soporte técnico confiable y una respuesta oportuna a las consultas y problemas que puedan surgir. Del mismo modo, debe actuar como partner de compliance de sus clientes al actuar como tercero de confianza o tercero por interposición para dar garantía de no repudio y cumplir con la responsabilidad como proveedor.

Recuerda que la elección de la mejor solución de eSignature dependerá de tus necesidades y requisitos específicos. Es recomendable investigar y comparar diferentes proveedores para encontrar la opción que se ajuste mejor a tus necesidades particulares.

e-Signature para empresas

Las soluciones de firma electrónica y e-Signature específicas para empresas ofrecen funcionalidades y características adaptadas a las necesidades empresariales y a los casos de uso de cada industria y sector. Estas herramientas están diseñadas para agilizar los flujos de trabajo de los profesionales de las distintas áreas que deben utilizarlas:

• Contratación, alta y ventas: Las soluciones eSignature son ampliamente utilizadas en los procesos de contratación y ventas. Por ejemplo, en el sector inmobiliario, las empresas pueden utilizar la firma electrónica para firmar contratos de arrendamiento, acuerdos de compra-venta y otros documentos relacionados con transacciones inmobiliarias. En el sector financiero, las instituciones pueden utilizar la firma electrónica para firmar contratos de préstamos, aperturas de cuentas bancarias y contratos de seguros. Estas soluciones agilizan el proceso de firma, reducen los tiempos de espera y permiten cerrar acuerdos más rápidamente con total seguridad gracias a controles KYC/AML asociados a estas firmas electrónicas de los contratos.
• Recursos humanos: En el departamento de recursos humanos, las soluciones de firma electrónica se utilizan para agilizar los procesos de contratación, gestión de personal y administración de beneficios de empresa. Por ejemplo, los empleados pueden firmar digitalmente contratos laborales, acuerdos de confidencialidad (NDAs) y formularios de consentimiento. Además, la e-Signature permite a los empleados firmar electrónicamente los documentos relacionados con la administración de beneficios, como formularios de inscripción en planes de salud o planes de jubilación y también los fichajes en remoto para empleados que trabajan en ubicaciones físicas que no son oficinas.
• Departamento de contabilidad: En el departamento de contabilidad cuenta con gran relevancia en procesos de aprobación y firma de documentos financieros. Las empresas pueden utilizar la firma electrónica para firmar electrónicamente facturas, órdenes de compra y contratos de proveedores. 
• Supply chain y compras: En el ámbito de la cadena de suministro y las compras, permite agilizar los procesos de adquisición y contratación con proveedores. Operaciones como firmar contratos de suministro, acuerdos de servicio y órdenes de compra son realizadas con e Signature. Esto facilita la colaboración con los proveedores, reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia en la gestión de la cadena de suministro.
• Atención al cliente y postventa: En el ámbito de la atención al cliente y el servicio postventa, vemos casos de uso para firmar electrónicamente contratos de servicios, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y formularios de consentimiento.La firma electrónica facilita la gestión y el almacenamiento seguro de los documentos firmados para referencia futura. Por otro lado, una gran funcionalidad de las soluciones eSignature, la notificación electrónica, es imprescindible en sectores como los seguros para enviar comunicaciones certificadas sobre fin de contrato o resoluciones de partes, también en las utilities para comunicar la no prestación del suministro.

Las soluciones de firma electrónica para empresas permiten a los administradores gestionar y controlar las actividades de firma electrónica en toda la organización desde una única plataforma centralizada. Esto incluye la capacidad de configurar políticas de firma, establecer permisos de usuario, asignar roles y realizar un seguimiento del estado de los documentos en proceso de firma.

Estas soluciones se integran con sistemas y aplicaciones empresariales existentes, como sistemas de gestión documental (DMS), sistemas de recursos humanos, plataformas de colaboración y otras herramientas utilizadas en la organización tanto propias como de terceros. Esto facilita la incorporación sencilla de la firma electrónica en los flujos de trabajo y operaciones existentes con una gran mejora de la productividad y reducción de costes.

En cuanto a la personalización y el branding, las herramientas de eSignature para empresas incluyen opciones de personalización para adaptarse a la identidad de marca de la empresa. Esto incluye la posibilidad de añadir logotipos, colores y estilos personalizados a los correos electrónicos y las interfaces de usuario, lo que ayuda a mantener una imagen coherente de la empresa en todas sus comunicaciones a clientes y otros stakeholders.

Es importante destacar que las características específicas pueden variar según el proveedor de la solución de eSignature empresarial. Es recomendable evaluar diferentes opciones y considerar las necesidades y requisitos específicos de la organización antes de seleccionar una solución, preguntando a los expertos de cada empresa.

Etiquetas