Bastanteo: qué es el bastanteo de poder y cómo hacerlo automático

En las áreas legal, financiera y bancaria, el bastanteo juega un papel crucial en la verificación y autenticación de los poderes otorgados a individuos o entidades para actuar en nombre de otros. Cada vez más se realizan procesos y operaciones B2B (entre empresas) y B2G (entre empresas e instituciones públicas) que deben ser validadas. Los riesgos de fraude y otras situaciones ilegítimas pueden ser realmente perjudiciales en este tipo de procesos y procedimientos, por lo que es importante realizar comprobaciones fehacientes antes de la ejecución de los contratos o transacciones.

En este artículo, exploraremos en detalle y con gran profundidad qué implica el bastanteo de poder, su significado, cómo se lleva a cabo de forma manual y automática, así como su relevancia en diferentes contextos legales y financieros.

Qué es el bastanteo: significado

El bastanteo es un proceso de verificación de documentación que garantiza la autenticidad y validez de los poderes otorgados a una o más personas o entidades para actuar en nombre de otras personas o entidades. También denominado como bastanteo de poder, este proceso determina que la persona que está realizando una transacción u operación en nombre de otra tiene bastante poder como para llevar a cabo esta acción con el consentimiento del resto de implicados.

En su esencia más precisa, el significado de bastanteo es la verificación y validación de documentos legales, específicamente los poderes notariales. Este proceso asegura que los poderes conferidos a un individuo o entidad son auténticos, no han sido alterados y están en conformidad con las leyes y regulaciones aplicables. 

El objetivo principal del bastanteo de poder es prevenir el fraude y garantizar la legitimidad de las acciones realizadas en nombre de terceros. De esta forma, se comprueba fidedignamente que se ha autorizado a una persona o entidad a actuar en nombre de otra, jurídica o no, en asuntos legales, financieros o comerciales. Este proceso garantiza que las partes interesadas puedan confiar en la legitimidad de los poderes conferidos y tomar decisiones informadas en función de esa confianza.

De esta forma, el bastanteo de poder es un proceso legal y administrativo que se realiza antes de que se dé lugar una transacción u operación de relativa importancia. Es un paso crucial para garantizar la seguridad jurídica en las transacciones y proteger los derechos de las partes involucradas en el futuro acuerdo o en la acción.

El término "bastanteo" proviene del verbo "bastar", que significa "ser suficiente". En el contexto legal, el bastanteo de poderes se refiere a la comprobación de que las facultades o poderes notariales conferidos a un representante son suficientes para que este pueda realizar un determinado acto o trámite en nombre de su representado, ya que estos poderes pueden conferir autoridad para realizar un determinado acto o trámite pero no otros. 

El bastanteo permite actuaciones de distintos tipos y determina las firmas que se deben necesitar para una operación u otra. El envío de las firmas se ha automatizado con nuevos tipos de soluciones digitales por IA como el bastanteo de poderes automatizado con KYB y OCR 2nd Gen.

Cómo se hace el bastanteo de poder

El proceso de bastanteo de poder implica la revisión minuciosa de los documentos legales pertinentes, como escrituras notariales, poderes notariales y cualquier otra documentación relacionada con la representación legal.

En términos fáciles, el bastanteo de poder corrobora la autenticidad de las firmas, realiza una verificación de identidad de las partes involucradas, la fecha de otorgamiento del poder y cualquier otro detalle relevante según las leyes locales, regionales e internacionales dado el caso.

El bastanteo de poderes puede variar según la jurisdicción y las prácticas regionales, pero generalmente implica una revisión minuciosa de los documentos legales pertinentes como veníamos indicando. Los profesionales RegTech legales, como notarios, abogados o proveedores de servicios de confianza cualificados, suelen encargarse de realizar el bastanteo, contrastando cada detalle del documento y asegurándose de que cumpla con los requisitos legales establecidos.

La revisión manual de los documentos es un proceso laborioso y propenso a errores, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de documentos en compañías que tienen muchas operaciones B2B. Sin embargo, con los avances tecnológicos, los bastanteos de poderes se han vuelto más eficientes y precisos mediante el uso de herramientas de automatización y software especializado.

Pasos del proceso y procedimiento de bastanteo

Como avanzábamos, el procedimiento de bastanteo de poder varía según el país, la región y la naturaleza del acto o trámite que se desea realizar posteriormente a esta verificación. También es diferente según la organización, institución o empresa que solicita la realización de este procedimiento de bastanteo: las instituciones financieras y bancarias lo realizan de una forma diferente a cómo lo hacen algunas administraciones regionales (difieren en niveles de requisitos y la forma en la que se presentan los documentos).

Sin embargo, por lo común y como resumen generalista, los pasos a seguir en un proceso de bastanteo de poderes son los siguientes:

Fase 1: Otorgamiento del poder

1. Elección del tipo de poder: El representado debe elegir el tipo de poder que desea otorgar a su representante. Si bien este proceso no entra realmente dentro del denominado bastanteo, debe darse y sienta las bases para realizar las comprobaciones.

• Poder general: Permite al representante actuar en nombre del representado en una amplia gama de asuntos.
• Poder especial: Permite al representante actuar en nombre del representado en un asunto específico.

2. Redacción del poder: El poder debe ser redactado por escrito y debe contener la siguiente información:

• Datos del representado: Información fiscal y de identidad del emisor del poder notarial.
• Datos del representante: Información completa de identidad y fiscalidad del apoderado o representante.
• Facultades conferidas: Descripción de las facultades que se le conceden al representante.
• Lugar y fecha: Lugar y fecha en la que se otorga el poder.

3. Firma del poder: El poder debe ser firmado por el representado.

• Firma ante notario: Si el poder se otorga ante notario, este dará fe de la identidad del representado y de la capacidad del mismo para otorgar el poder.
• Firma ante funcionario público: Si el poder se otorga ante un funcionario público, este dará fe de la identidad del representado.
• Firma privada: Si el poder se otorga entre particulares, el representado debe firmar el poder en presencia de testigos.

Fase 2: Presentación del poder

1. Inicio del proceso en la entidad o autoridad: El representante debe presentar el poder ante la entidad, empresa o autoridad ante la que desea actuar o con la que desea realizar una transacción.

2. Solicitud de bastanteo: El representante debe solicitar el bastanteo del poder ante la entidad o bien aceptar la solicitud de bastanteo por parte de la organización que desea comprobar su veracidad.

3. Documentación a presentar: El representante debe presentar la siguiente documentación: El poder original firmado por el representado, documentación de identidad del representante y, en algunos casos, organización o empresa puede solicitar documentación adicional como parte del proceso de diligencia debida.

Fase 3: Verificación del poder. Proceso principal de bastanteo.

1. Comprobación de la autenticidad del poder: La entidad o autoridad verificará la autenticidad del poder con todos los controles anti-fraude a su alcance provistos por su partner RegTech.

• Si el poder se ha otorgado ante notario, se verificará la firma del notario; si se ha hecho ante un funcionario público, se podrá consultar en bases de datos gubernamentales o con los métodos que el organismo emisor haya comunicado y si fue entregado entre particulares, se verificarán las firmas del representado y las de los testigos.

2. Comprobación de la capacidad del representante: Se verificará que el representante tiene la capacidad legal para actuar en nombre del representado. Para esto, pueden utilizarse tecnologías rápidas de lectura automatizada de documentación provista por partners oficializados QTSP, por ejemplo.

3. Comprobación de las facultades conferidas: La empresa o institución verificará que las facultades conferidas al representante son suficientes para realizar el acto o trámite que se desea realizar.

Fase 4: Validación del poder

1. Comunicación al representante: Se comunicará al representante si el poder es válido o no, con diferencias entre los resultados:

• Poder válido: Procedimiento de bastanteo terminado. Si el poder es válido, la entidad o autoridad dará su visto bueno y el representante podrá realizar el acto o trámite en nombre del representado.
• Poder no válido: Procedimiento de bastanteo incidentado. Si el poder no es válido, no podrán realizarse los trámites y transacciones y se iniciará un proceso de comprobación secundario para analizar las causas del KO.

Los plazos y tiempos que tarda el proceso de bastanteo de poderes puede variar en función de la entidad o autoridad ante la que se presenta el poder, especialmente si esta cuenta o no con tecnologías RegTech que agilicen este proceso. Del mismo modo el coste de los bastanteos de poder también puede variar en función las herramientas con las que cuente el personal validador.

Para qué sirven los bastanteos

Los bastanteos de poder son esenciales para garantizar la seguridad y la legitimidad en una amplia gama de transacciones legales y financieras. Permiten a las partes involucradas en un contrato, transacción, operación o acuerdo tener la certeza de que la persona que actúa en su nombre está debidamente autorizada, es quien dice ser y cuenta con los poderes necesarios para hacerlo. Además, los bastanteos ayudan a prevenir posibles litigios futuros al asegurar que todas las partes cumplan con los requisitos legales.

Este proceso hace que la entidad esté segura de que la persona está identificada correctamente y de esta forma las Entidades de Crédito, administraciones, empresas u organismos están tratando con usuarios legitimados para realizar operaciones. La información de los apoderados debe estar actualizada de forma periódica por la entidad y deben comunicarse cambios al respecto en caso de realizarse.

Los bastanteos de poder son esenciales en una amplia variedad de transacciones legales y financieras, así como en situaciones cotidianas donde se requiere la representación legal. Algunos ejemplos comunes de situaciones en las que se utiliza el bastanteo incluyen:

• Transferencias de propiedades: Antes de transferir la propiedad de un bien inmueble, es necesario verificar que el vendedor tenga los poderes legales para hacerlo.
• Transacciones bancarias: Los bancos suelen requerir bastanteos de poder antes de permitir que un representante legal realice operaciones en nombre de una empresa o individuo.
• Gestión de asuntos legales: En procedimientos judiciales, es crucial que los abogados tengan los poderes necesarios para representar a sus clientes de manera legal y válida.

En resumen, los bastanteos de poder son fundamentales para garantizar la seguridad y la legitimidad en una variedad de transacciones en todas las industrias. 

Ejemplos de bastanteo

Un ejemplo común de bastanteo es cuando una empresa otorga poderes a un abogado o representante legal para actuar en su nombre en procedimientos judiciales. Este tipo de actuaciones comprueban todo lo necesario no sólo ante los tipos que hemos definido, sino también ante cooperativas, asociaciones o fundaciones. Antes de que el abogado pueda realizar cualquier acción legal en nombre de la empresa, los poderes otorgados deben ser debidamente verificados y confirmados a través del proceso de bastanteo.

Otro ejemplo concreto de bastanteo de poderes es cuando una empresa otorga poderes a un abogado para representarla en un procedimiento legal o a un empleado para que realice acciones en su nombre. Igualmente, cuando un individuo otorga un poder notarial a un representante legal para realizar una transacción bancaria en su nombre, se precisa bastanteo. Antes de que el representante pueda llevar a cabo la transacción, los poderes conferidos deben ser corroborados mediante el bastanteo por el banco para garantizar su autenticidad y validez.

En general, los bastanteos se utilizan en una amplia variedad de situaciones, como por ejemplo:

• Compraventa de inmuebles: El comprador puede otorgar un poder a un representante para que firme el contrato de compraventa en su nombre.
• Apertura de una cuenta bancaria: El titular de la cuenta puede otorgar un poder a un representante para que realice gestiones en la cuenta en su nombre.
• Representación en un juicio: El demandante o el demandado pueden otorgar un poder a un abogado para que les represente en un juicio.
• Solicitud de subvenciones: El beneficiario de una subvención puede otorgar un poder a un representante para que realice los trámites necesarios para obtener la subvención.

Bastanteo Bancario

El bastanteo bancario es un subconjunto importante del bastanteo general, que se centra específicamente en la validación de los poderes relacionados con transacciones financieras y bancarias. En este ejemplo de bastanteo de poderes, los bancos suelen requerir documentación y verificaciones de identidad antes de poder antes de permitir que un representante legal realice operaciones en nombre de una empresa o individuo, como: apertura de cuentas, firma de contratos o realización de transferencias de fondos.

De este modo, el bastanteo bancario es especialmente relevante en el contexto de la prevención del fraude y la protección de los intereses financieros de las partes involucradas, estando estrechamente relacionado con los procesos AML (Prevención del blanqueo de capitales) y los Formularios KYC (Know Your Customer). 

Al verificar la autenticidad de los poderes conferidos, los bancos pueden mitigar los riesgos asociados con transacciones financieras y garantizar el cumplimiento normativo en todo momento. En el ámbito BFSI (Banca, Servicios Financieros y Seguros), el bastanteo de poder es un proceso especialmente importante y que en Banca B2B requiere de mucho personal y trabajo por parte de agencias proveedoras de servicios de bastanteo de poderes. Los bancos necesitan verificar la identidad y la capacidad de las personas que actúan en nombre de sus clientes para evitar fraudes y proteger sus intereses. Afortunadamente, ahora cuentan con la posibilidad de hacerlo de forma automatizada gracias a soluciones RegTech con IA, OCR y KYB.

Bastanteo de poderes automatizado con IA y KYB

En la era digital, el bastanteo de poderes se ha beneficiado enormemente de la automatización y el uso de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el Know Your Business (KYB). Estas herramientas permiten la verificación rápida y precisa de la autenticidad de los documentos y las identidades involucradas, agilizando significativamente el proceso de bastanteo y reduciendo los errores humanos y mejorando los costes de cada procedimiento de bastanteo de poderes.

La inteligencia artificial se utiliza para analizar y comparar grandes volúmenes de datos de forma rápida y eficiente, identificando posibles inconsistencias o irregularidades en los documentos legales y poderes notariales. Por otro lado, el KYB proporciona una base de datos actualizada y confiable de empresas y entidades legales, facilitando la verificación de la identidad y la legitimidad de las partes involucradas en el proceso de bastanteo.

La combinación de bastanteo de poderes automatizado y KYB ofrece una solución integral para las empresas, instituciones y organizaciones que necesitan verificar regularmente la autenticidad de los poderes conferidos a las personas con la que interaccionan y operan, ya sea como clientes, usuarios, proveedores o socios.

En los proceso de bastanteo también hay que asegurar que la empresa existe conectando con BBDD públicas y privadas y que la persona en cuestión que la representa es una persona real y apoderada que no está en listas PEP o AML. Para realizarlo de forma digital y en remoto, se requieren de estas tecnologías avanzadas que den fé de forma automatizada, rápida y 100% precisa de todo lo que hemos venido analizando.

Al integrar el KYB en los sistemas automatizados de bastanteo, las empresas pueden realizar una verificación exhaustiva de la identidad y la legitimidad de las partes involucradas en cuestión de segundos. El proceso automatizado de bastanteo de poderes utiliza algoritmos inteligentes para analizar y comparar grandes volúmenes de datos y documentos de manera rápida y precisa.

Procesamiento de documentación en bastanteos con OCR 2nd Gen.

El procesamiento de documentación automatizada juega un papel crucial en el bastanteo de poderes, permitiendo la rápida revisión y validación de grandes volúmenes de documentos de manera eficiente. Los sistemas de procesamiento automatizado utilizan algoritmos inteligentes para identificar, validar y verificar automáticamente la información relevante, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo el bastanteo.

Los documentos que tienen que aportar en un bastanteo de poderes son muy variados y además pueden requerirse originales o copias legitimadas tanto digitales como físicas, por lo que contar con sistemas automatizados que realicen este proceso es decisivo para la rapidez y la eficacia en una organización, organismo o empresa.

Estos sistemas pueden analizar documentos en diversos formatos, como archivos PDF, imágenes escaneadas o documentos electrónicos y sellados con firma digital, extrayendo información clave como nombres, fechas, numeraciones de escrituras, firmas, certificados y todo tipo de datos estructurados y no estructurados. Luego, la información extraída se compara con bases de datos internas o externas para verificar su autenticidad y precisión. Este enfoque automatizado no sólo acelera los procesos de bastanteos, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos y garantiza la consistencia en la aplicación de políticas y procedimientos.

El procesamiento de documentación automatizada es especialmente beneficioso para empresas y organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos legales, como bancos, instituciones públicas, aseguradoras, firmas de abogados y empresas de servicios financieros. Al eliminar la necesidad de revisión manual, estos sistemas permiten a las empresas aumentar su capacidad de procesamiento, mejorar la precisión y reducir los costes operativos asociados con el bastanteo de poder.

El procesamiento de documentación automatizada (DPA) es una tecnología que se utiliza para extraer datos de documentos de forma automática y que funciona con herramientas OCR. Esta tecnología se puede utilizar para extraer los datos necesarios para el bastanteo de poderes de documentos como poderes notariales, poderes apud acta y poderes privados, además de incluir decenas de funcionalidades adicionales para la recogida, procesamiento y almacenamiento de datos e información gracias a los sistemas OCR de segunda generación.

Algunos ejemplos de documentos que pueden ser objeto de bastanteo son:

• Poderes notariales: Estos son poderes otorgados ante un notario público y suelen requerir una verificación exhaustiva para garantizar su autenticidad y validez.
• Poderes apud acta: Se refiere a los poderes otorgados ante un funcionario público, como un secretario judicial o un oficial de registro, y también deben ser verificados adecuadamente.
• Poderes privados: Estos son poderes realizados entre particulares, como contratos de representación legal entre individuos o empresas.
• Escrituras: Escrituras de constitución de la Mercantil o de otro tipo públicas. Documentos legales que registran la propiedad o los derechos sobre bienes inmuebles, y que pueden requerir bastanteo para confirmar la autoridad de los firmantes.
• Regímenes de disposición: Que pueden ser mancomunados, indistintos, solidarios o mixtos. Se añade todo tipo de documentación fiscal, de blanqueo de capitales y los acuerdos de constitución con inscripción registral.
• Documentación de identidad de todo tipo: Incluyendo documentos de identificación emitidos por el gobierno, como pasaportes, DNI del apoderado, escritura de constitución de la Mercantil, licencias de conducir y tarjetas de identificación.
• Formularios de impuestos: Documentos relacionados con la presentación de impuestos que pueden requerir poderes específicos para actuar en nombre de un contribuyente.
• Registros de propiedad: Documentos que certifican la titularidad de bienes raíces o propiedades y que pueden ser objeto de bastanteo para validar las transacciones relacionadas.
• Documentación relativa a la empresa representada: Como actas de constitución, estatutos sociales, y otros documentos legales que respaldan la autoridad de los representantes legales para actuar en nombre de la empresa.
• Contratos comerciales: Formalizan acuerdos entre dos o más partes, como contratos de arrendamiento, contratos de compraventa o acuerdos de colaboración empresarial. El bastanteo de estos contratos garantiza que las partes involucradas estén debidamente autorizadas.
• Testamentos y documentos sucesorios: Establecen cómo se distribuirán los bienes y activos de una persona después de su fallecimiento. El bastanteo de estos documentos es fundamental para asegurar que los ejecutores testamentarios y los beneficiarios estén debidamente autorizados y que el proceso de distribución de la herencia se realice conforme a la ley.
• Documentos de representación legal en procedimientos judiciales: Estos documentos deben ser bastanteados para garantizar que los abogados estén debidamente autorizados para actuar en nombre de sus clientes en los tribunales.
• Documentos de poderes especiales: Confieren poderes específicos para realizar acciones concretas, como la venta de un bien inmueble o la representación en una junta de accionistas.

Firma electrónica en los bastanteos de poderes

La incorporación de firmas electrónicas en los bastanteos de poderes ha reformulado aún más este proceso. Las firmas electrónicas ofrecen una forma segura y conveniente de validar documentos legales de manera remota, eliminando la necesidad de documentos físicos y simplificando la gestión de poderes en entornos digitales.

Por ejemplo, es muy relevante de cara a identificar rápidamente el régimen de disposición. Se enviarán solicitudes de firma electrónica de forma automatizada según si es mancomunado, indistinto, solidario o mixto. Esto agiliza enormemente los trámites de las personas autorizadas para operar que no se están presentando y se verifica su identidad fácilmente a través de solicitudes digitales con KYC/KYB y la firma electrónica con certificado digital.

La firma electrónica también está jugando un papel importante en la automatización del bastanteo de poderes, ya que permite a los representantes firmar los poderes de forma digital, sin necesidad de acudir a una oficina o firmar en papel y con una validez directa en los procesos de bastanteo gracias a firmas como la firma biométrica.

Las firmas electrónicas biométricas son legalmente vinculantes en muchos países y están respaldadas por leyes y regulaciones específicas que garantizan su validez y autenticidad, utilizándose directamente en los procesos de bastanteo. De esta forma, las empresas e instituciones pueden agilizar los trámites administrativos relativos al bastanteo, reducir los costes asociados con la gestión de documentos y mejorar la experiencia al ofrecer una opción más rápida impulsando los tiempos de tramitación.

Regulación y leyes de bastanteo de poder

Es importante destacar que el bastanteo de poder está sujeto a regulaciones y leyes específicas que varían según la jurisdicción. Es fundamental para las empresas y profesionales legales mantenerse actualizados sobre las normativas pertinentes y cumplir con los requisitos legales aplicables en cada caso. El incumplimiento de estas regulaciones puede tener consecuencias legales y financieras significativas, incluidas multas, sanciones y acciones legales.

Las leyes relacionadas con el bastanteo de poder pueden abordar una variedad de aspectos, como los requisitos de firma, la validez de los documentos notariales y los procedimientos de verificación de identidad. En muchos países, el bastanteo de poder está regulado por organismos gubernamentales o entidades reguladoras que establecen estándares y procedimientos para garantizar la integridad y la legalidad del proceso y se remite a los players RegTech y QTSP para su validación. 

En mercados como España, el bastanteo de poder está regulado por las siguientes normas:

• Código Civil: establece los requisitos generales para la representación legal, incluyendo la capacidad del representante y los poderes que se le pueden conferir.
• Ley de Enjuiciamiento Civil: Regula el procedimiento para el otorgamiento y la presentación de poderes en los procesos judiciales.
• Ley del Notariado: Establece las normas para el otorgamiento de poderes notariales.
• Reglamento General de los Registros Mercantiles: Establece las normas para la inscripción de poderes en el Registro Mercantil.

Además de estas leyes generales, existen otras normas específicas que regulan el bastanteo de poder en determinados sectores, como por ejemplo:

• Ley de Mercado de Valores: Regula el bastanteo de poder para la representación en las juntas generales de accionistas.
• Ley de Sociedades de Capital: Regula el bastanteo de poder para la representación en los órganos de gobierno de las sociedades de capital.
• eIDAS y eIDAS 2: Define cómo deben realizarse la transacciones electrónicas y marca los estándares correctos para realizar una verificación de identidad fehaciente, así como las firmas electrónicas dentro de los poderes notariales.
• AML6: Obliga a las compañías a realizar procesos de bastanteo antes de determinadas operaciones financieras para combatir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Es importante consultar la normativa específica aplicable en cada caso para determinar los requisitos y el procedimiento para el bastanteo de poder y consultar a tu partner de servicios de confianza para aplicar las técnicas digitales más óptimas para cumplir con la norma al mismo tiempo que optimizar al máximo el proceso.

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