Solicitar firma digital: cómo hacer una solicitud de firma electrónica

Las formas para poder solicitar una firma digital son variadas y en muchos casos dependen de la solución de firma electrónica utilizada. Ya sea según el tipo de envío, el estándar de firma electrónica elegido o la configuración de la petición, los diferentes métodos de solicitud de firma digital tienen algo en común: son rápidos, seguros y sencillos.

Cuando se trata de firmar documentos, el método tradicional para intercambiar múltiples borradores, documentos y correos electrónicos puede llevar mucho tiempo, ser ineficaz y sobre todo no constar con una validez jurídica suficiente. Por suerte, hay una forma mejor: solicitar una firma electrónica a través de un medio digital. En este artículo analizaremos qué es una solicitud de firma digital, cómo solicitar una firma electrónica, las plataformas disponibles para este fin y los distintos tipos de solicitudes de firma digital que hay disponibles.

Qué es una solicitud de firma electrónica

Una solicitud de firma electrónica es un método digital para obtener la firma de un documento generalmente en remoto. Permite a personas físicas (particulares) y empresas (personas jurídicas) agilizar el proceso de firma de documentos eliminando la necesidad de papeleo físico y reduciendo el tiempo y el esfuerzo que requiere la obtención de firmas de ambas partes y el procesamiento de la documentación aprobada.

Con una solicitud de firma electrónica puedes enviar un documento directamente al dispositivo del destinatario a través de distintas vías (email, SMS, aplicaciones de mensajería instantánea, notificación push en app…), ya sea un terminal móvil o de sobremesa, incluyendo aquellos que no son propiedad del usuario que debe responder a la solicitud de firma digital, ya que están instalados en las ubicaciones físicas de la empresa.

El destinatario de una solicitud de firma digital puede firmar el documento electrónicamente, guardarlo de forma segura y devolverlo firmado al solicitante, con un informe de todo el proceso. Este método elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos por correo electrónico o postal, por lo que es una solución más ecológica y eficiente. Además, hacerlo sin el respaldo de las plataformas de firma electrónica que cumplen con normas como eIDAS hace que este modelo anterior no tenga ningún tipo de respaldo legal.

Cómo solicitar una firma digital

Puedes solicitar una firma digital a través de plataformas de firma electrónica desarrolladas por empresas especialistas en servicios de identidad y confianza. Este es uno de los aspectos más importantes a la hora de pensar en cómo solicitar una firma digital: el soporte legal, las funcionalidades y su forma de adaptarse a aquello que queremos realizar con ella.

Aunque también se puede solicitar una firma electrónica a través de aplicaciones de firma online, no es recomendable hacerlo en este tipo de webs, ya que la amplia mayoría de ellas únicamente inserta una imagen png a un documento pdf que es enviado por medios digitales no reconocidos como medios electrónicos de confianza.

Optar por un prestador cualificado de servicios de confianza QTSP es la única opción viable y respaldada por ley para firmar documentos. Las solicitudes de firma electrónica hechas a través de webs o plataformas online no tienen validez legal de ningún tipo, por lo que ese documento firmado será probablemente declarado como nulo ante un tribunal.

Por otro lado, la mayoría de soluciones que no pertenecen a partners RegTech oficializados por la Unión Europea e instituciones homólogas no ofrecen la posibilidad de solicitar certificado digital. Por ello, debes comprobar que la firma digital solicitada cumple con los mandatos del reglamento eIDAS. 

Formas de solicitar firma digital: tipos de envío

Existen diferentes tipos de solicitudes de firma digital, cada una de ellas con una finalidad específica. A continuación detallamos algunos tipos comunes:

• Solicitudes de firma individual: Esta solicitud se utiliza cuando se necesita la firma de una persona en un documento. Puede tratarse de un contrato, un acuerdo, un formulario de consentimiento o cualquier otro documento legalmente vinculante que requiera el consentimiento del destinatario. Es la más sencilla y simple.
• Solicitudes de firma masivas: En este tipo, se envía un documento idéntico (no único, ya que puede incluir campos precumplimentados con diferencias para cada firmante según la configuración de la solicitud de firma digital) a varios destinatarios de la solicitud de firma electrónica. Cada uno recibe una solicitud individual para firmar el documento y el solicitante recibe todas las peticiones devueltas con copia individual a cada receptor.
• Solicitudes de firma de grupo: Las solicitudes de grupo (también denominadas como envío paralelo) se utilizan cuando se necesitan varias firmas en un mismo documento. Suele ser el caso de documentos que requieren la aprobación de varias partes interesadas o que implican a varias partes. Es un único documento y todos los firmantes reciben la solicitud de firma electrónica al mismo tiempo, el proceso queda a la espera hasta que todos han firmado y cuando esto sucede todos reciben el mismo documento firmado por todos. Las solicitudes de firma en paralelo se utilizan generalmente cuando los destinatarios no pueden firmar el documento simultáneamente. Esto es útil cuando se requieren varias firmas, pero el orden de firma no es importante.
• Solicitudes de firma secuenciales: Las solicitudes de firma digital realizadas en envío secuencial se utilizan cuando los destinatarios necesitan firmar el documento en un orden específico. Esto es habitual en flujos de trabajo que requieren una determinada jerarquía o cadena de mando para las aprobaciones. Hasta que el primer firmante no haya aceptado la solicitud de firma digital y la haya culminado, el documento no es enviado al segundo, y así sucesivamente hasta finalizar con el resto de receptores.

Es importante elegir el tipo adecuado de solicitud de firma digital en función de los requisitos específicos de la operación a realizar y de la naturaleza del documento. Por otro lado, tenemos los distintos tipos de firma electrónica, los cuales deben elegirse teniendo en cuenta características técnicas y - especialmente - con respecto a las implicaciones jurídicas según el nivel de riesgo de la operación.

Pasos para solicitar una firma electrónica

Para solicitar una firma digital, primero debes iniciar sesión con tu cuenta en la plataforma de firma electrónica de tu proveedor de servicios de confianza. Si no tienes una cuenta o aún no has contratado un servicio para solicitar firma electrónica, puedes registrarte fácilmente y obtener una prueba gratuita o crear una cuenta nueva suscribiéndote a alguno de los planes del prestador de servicios RegTech.

Una vez que hayas elegido el proveedor solicitud de firma electrónica que deseas utilizar, puedes crear y enviar una solicitud de firma digital con unos unos sencillos pasos:

1. Accede al portal de usuario: Ya sea porque lo has contratado tú directamente o porque tu empresa te ha facilitado acceso a los productos o servicios seleccionados, selecciona la plataforma de solicitudes de firma electrónica dentro del portal de usuario de tu prestador de servicios de confianza.
2. Inicia una nueva solicitud de firma digital: Haz clic en “nuevo envío” para crear una nueva solicitud de firma electrónica. Elige la modalidad (simple, avanzada, con certificado digital, biométrica…) y añade un título y una descripción a la solicitud.
3. Desde una nueva solicitud: Añade el nombre de la solicitud y cualquier detalle adicional. Selecciona "Añadir archivos adjuntos" y, a continuación, elige una plataforma de almacenamiento de documentos (gestión documental) o "Cargar desde mi dispositivo". Puedes arrastrar directamente a la zona de carga para subir los documentos.
4. Elige el workflow (tipo de solicitud / envío): En este paso deberás seleccionar el tipo de solicitud de firma digital. En caso de elegir el modelo secuencial, si los destinatarios deben responder en un orden específico, selecciona "Debe completarse en orden" y elígelo en el siguiente paso.
5. Selecciona los destinatarios de la solicitud de firma: Introduce una dirección de correo electrónico para cada destinatario (además de muchos otros datos si procediera según lo que se necesite) y asigna una función (firmante, aprobador, observador…). 
6. Configuración de la solicitud de firma electrónica: En las mejores aplicaciones de solicitudes de firma eSignature podrás configurar decenas de opciones en la confección del envío. Verificación de identidad KYC, recogida de documentación de identidad, disposición múltiple de campos de distinto tipo (abierto, desplegables, selecciones…), establecer renovaciones, alertas, programaciones, caducidades, etc.
7. Envía la solicitud de firma electrónica: Por último, es importante volver a comprobar los detalles antes de enviar la solicitud para garantizar su exactitud. Haz un chequeo rápido de los documentos y las opciones configuradas y haz clic en enviar solicitud de firma digital para confirmar.

Ten en cuenta que no todas las herramientas para solicitar firma digital funcionan igual. La mayoría no incluyen funcionalidades avanzadas como los gestores de certificados digitales y electrónicos, la verificación de identidad conforme a estándares Know Your Customer o una programación con vista de calendario. Explora las diferentes vías que existen para solicitar firma electrónica antes de decantarte por una solución en concreto y contratar su plan. 

Plataformas para solicitar una firma digital

Hay varias plataformas disponibles para solicitar firmas electrónicas, entre ellas Tecalis. Estas plataformas ofrecen interfaces intuitivas, sólidas medidas de seguridad y una integración perfecta con diversos dispositivos y aplicaciones tanto propias como de terceros.

Con funciones como plantillas personalizables y layouts, automatización del flujo de trabajo y seguimiento en tiempo real de los cambios de la solicitud, los mejores métodos para solicitar firma digital están al alcance de cualquier persona física, negocio o gran empresa adaptándose en un formato pay-per-use integrable a través de API o usable en plataformas web propias que pueden accederse desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Las solicitudes de firma electrónica se utilizan ampliamente en todos los sectores e industrias y son conocidas por su fiabilidad y facilidad de uso.

Algunas herramientas para solicitar firma electrónica ofrecen pruebas gratuitas e incluso versiones “lite” sin ningún coste ni caducidad con menos funcionalidades pero con lo imprescindible para muchos usuarios. Esto permite probar sus funciones y determinar qué plataforma se adapta mejor a las necesidades de tu operación o negocio antes de comprometerte a una suscripción o contratación.

Cómo comprobar el estado de una solicitud de firma electrónica

Las mejores aplicaciones de firma digital permiten llevar un seguimiento con trazabilidad completa de todo lo ocurrido. Con sellos de tiempo insertados en todo el proceso de firma electrónica, se deja constancia de cada uno de los movimientos de todas las partes involucradas sucedidos desde el inicio al solicitar la firma digital hasta el cierre de la operación, pasando por apertura, lectura, cambios, etc.

Todos estos cambios de estado de la solicitud de firma electrónica quedan grabados y se plasman en el documento de auditoría que puede descargarse del proceso dentro de la misma plataforma. Con técnicas de criptografía blockchain end-to-end avanzadas, estos registros al solicitar firma electrónica se vinculan inequívocamente al documento firmado y al informe de auditoría quedando almacenados con custodia equivalente a un proceso notarial en los sistemas del partner RegTech y del solicitante de la firma electrónica. Esto otorga una capacidad probatoria superior al solicitar firma digital.

Tipos de solicitud de firma electrónica

Solicitar una firma digital es una forma cómoda y eficaz de obtener firmas electrónicas en documentos como contratos laborales, contrataciones de productos y servicios, fichajes de empleados, acuerdos entre empresas o también facturas digitales. 

Al utilizar plataformas de solicitudes de firma electrónica como Tecalis, se agiliza el proceso de firma, elimina el papeleo y ahorra grandes costes en términos de productividad y tiempo. Tanto si necesitas solicitar una forma digital para personas físicas de forma individual como si precisas realizar varias firmas o una serie de firmas en un orden específico, las aplicaciones que permiten realizar este tipo de solicitudes de firma electrónica ofrecen una solución segura y fiable.

Por último, es importante recordar que a la hora de solicitar una firma digital, se elija una plataforma adecuada y adaptada a las necesidades del negocio y sus casos de uso (específicos para la industria a la que pertenece y el mercado / jurisdicción donde se realiza la operación). En la mayoría de casos, una de las mejores opciones es la firma electrónica avanzada biométrica por su versatilidad y absoluta validez legal en casos de uso de alto nivel de riesgo como aperturas de cuentas bancarias. Deben seguirse los pasos necesarios para garantizar un proceso de firma fluido y útil para ahorrar tiempo, reducir costes, evitar problemas de cumplimiento normativo y mejorar la productividad en tu empresa o en tus proyectos y trámites personales.

A continuación proporcionamos un listado de los diferentes casos de uso de cómo solicitar firma digital en diversas industrias, sectores, áreas empresariales y para personas físicas:

Solicitando firma electrónica en distintas Industrias y Sectores

• Sector Financiero: Apertura de cuentas bancarias, solicitudes de préstamos y créditos, contratos de inversión y gestión de transacciones financieras.
• Industria Legal y Servicios Jurídicos: Para firmar contratos legales, acuerdos de confidencialidad, poderes notariales y documentos de arbitraje.
• Real Estate: Ya estandarizado por completo en procesos de firma para contratos de arrendamiento, escrituras de compra-venta, aprobación mediante solicitud de hipotecas y acuerdos de gestión de propiedades.
• Salud: Consentimientos informados, historias clínicas electrónicas con firma avanzada, acuerdos de tratamiento o de estudios médicos y contratos con proveedores de servicios sanitarios.
• Sector Seguros: Solicitud y emisión de pólizas de seguros, contratos de reclamación y acuerdos de indemnización, peritaje en siniestros, envíos por notificación electrónica de comunicación de fin de prestación de servicio, etc.
• Educación: Se está ampliando a la solicitud de firma electrónica para aprobar matrículas escolares y sus pagos, acuerdos de servicios educativos y documentos de colaboración con instituciones académicas.
• GovTech: Entre las distintas administraciones públicas y gobiernos, ya se utiliza para firmar solicitudes electrónicas de subvenciones, contratos públicos, declaraciones de impuestos y documentos oficiales digitales como los boletines de muchas instituciones.
• Industria Telecomunicaciones: Contratos de servicios de telecomunicaciones, acuerdos de nivel de servicio (SLA) o autorizaciones de uso de datos.

Solicitudes de firma digital en las diferentes áreas de una empresa

• Ventas y Marketing: El proceso de solicitud de firma se envía a los clientes para la firma de contratos de ventas, acuerdos de colaboración con socios comerciales y aprobaciones de campañas publicitarias en el sector de las agencias.
• Departamento Legal: Los acuerdos de confidencialidad (NDAs), acuerdos de licencia de software y contratos de servicios legales externos se realizan a través de firma electrónica en la mayoría de empresas.
• Recursos Humanos: El área de gestión del talento utiliza las solicitudes de firma digital para enviar contratos laborales, acuerdos de no divulgación, formularios de gestión de beneficios, de incorporación, fichajes y documentos de cumplimiento laboral. 
• Departamentos de Compras y Logística (Supply Chain): Los contratos con proveedores, órdenes de compra y acuerdos de suministro son ejemplos donde solicitar firma digital. Se sellan documentos de envío, acuerdos de transporte y contratos con operadores logísticos así como otros contratos comerciales, acuerdos de distribución, pedidos y facturas electrónicas.
• Departamento de Servicio al Cliente: Común en determinadas industrias con gran impacto regulatorio para autorizaciones de reparación o contratos de soporte técnico, por ejemplo.

Casos de uso para solicitar firma digital en personas físicas

• Contratos de alquiler: Cuando no hay una inmobiliaria de por medio, los particulares han utilizado la firma electrónica de personas físicas para contratos de alquiler de viviendas, locales comerciales y equipos.
• Compraventa o cesión de bienes y capital: Tanto de automóviles, muebles y otros bienes como para todo tipo de aspectos relacionados con las herencias y las transmisiones patrimoniales.
• Contratos de servicios: La firma de contratos de servicios profesionales con autónomos y PYMES, como servicios de consultoría, asesoría legal o servicios de reparación.
• Documentos legales personales: Firmar testamentos, poderes notariales y contratos prenupciales o disposiciones de voluntad.

Este listado es sólo una pequeña muestra de los muchos casos de uso de las solicitudes de firma electrónica en diferentes ámbitos. Esta tecnología ofrece una opción segura, rápida y eficiente para firmar documentos en el mundo digital, sin la necesidad de utilizar papel y agilizando los procesos de negocios y transacciones personales.

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