PYMES y Autónomos: Aplicaciones de Gestión Financiera

La gestión financiera es una parte vital de cualquier negocio y empresa (ya sea una gran compañía, una PYME o una micropyme), y esto no es una excepción para los autónomos. Aunque, a menudo, la gestión financiera se asocia con grandes empresas o corporaciones multinacionales, la realidad es que también los autónomos deben llevar un control estricto de sus finanzas para garantizar el éxito de su negocio.

Afortunadamente, existe una gran variedad de programas útiles para los autónomos. Si lo tuyo es trabajar de manera independiente, estos programas te facilitarán enormemente la tarea de gestionar tus finanzas. En este artículo, abordaremos cómo son los programas de contabilidad y gestión que, como autónomo, debes conocer. A la vez, te explicamos qué es un programa de contabilidad y por qué es importante que lo utilices.

Como trabajador independiente, seguro que ya tienes programas para autónomos de tu sector. Por ejemplo, si eres programador, contarás con soluciones para escribir tu código. Ahora bien, ¿qué tal llevas la gestión de tu pequeño negocio? Imagínate tener el control total de tus finanzas y operaciones, sin perder horas valiosas en tareas administrativas. La buena noticia es que hay un abanico de aplicaciones diseñadas para hacer precisamente eso.

A continuación exploraremos algunas de las herramientas más efectivas que harán que la gestión financiera, contabilidad, ventas y facturación sean pan comido para ti. Sigue leyendo si te gustaría hacer más con menos en el día a día.

Los mejores programas de contabilidad para autónomos 

Elegir el mejor software de contabilidad para tu negocio autónomo puede ser un desafío. Esto se debe a que existen muchas opciones del mercado que pueden ajustarse a tus necesidades o no. Por este motivo, debes tener en cuenta varios factores a la hora de elegir un programa. 

Te explicamos estos factores a continuación: 

• Funcionalidades: piensa siempre en las características específicas de tu negocio. ¿Requieres hacer un seguimiento de tus contratos firmados o lo más relevante para ti son el envío de facturas electrónicas con notificaciones certificadas? Asegúrate de que el programa que elijas responda a tus necesidades. 
• Facilidad de uso: si eres trabajador autónomo, sabes lo que es estar haciendo varias tareas a la vez. Por ese motivo, es crucial que tu programa de contabilidad cuente con todo lo que requieres para tu negocio y puedas realizar tareas complejas en cuestión de minutos. 
• Integraciones: si ya utilizas otras herramientas para tu negocio, puede ser útil que tu programa de contabilidad se integre con ellas. Con esto, logras mantener tus datos en un solo lugar. 
• Soporte al cliente: busca que tu proveedor tenga una mesa de ayuda para resolver tus problemas frecuentes y soporte todos los días de la semana. Esto es importante cuando hay sobrecargas o no puedes consultar tu información en línea por cualquier motivo. 

El software de contabilidad puede ser una herramienta inestimable para los autónomos, ya que les permite controlar sus finanzas al tiempo que ahorran tiempo y dinero. Descifrando las características de los programas de contabilidad destacados en este artículo, podrás determinar cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. 

En última instancia, la elección depende de ti, así que asegúrate de investigar a fondo antes de decidirte por una plataforma concreta. Como autónomo, necesitarás toda la ayuda posible en lo que respecta a la gestión financiera y la fiscalidad, y el software de contabilidad te proporciona precisamente eso, de forma mucho más eficaz que la opción manual. 

No sólo te permitirá aumentar tu eficacia, sino también asegurarte de que tus operaciones están cuidadas desde el punto de vista legal.

Características y funcionalidades clave

Los software de gestión en la nube que se encuentra destinado a pequeñas y medianas empresas, pero que también puede ser utilizados por autónomos son los más versátiles y responderán perfectamente ante un crecimiento futuro del volumen de operaciones. 

Deben permitir crear y enviar facturas, así como supervisar tus operaciones en tiempo real. De ahí su utilidad para los autónomos. A la vez, Holded automatiza los procesos empresariales, lo que puede aumentar tu eficiencia y productividad. 

Desarrollado y comercializado por compañías RegTech, estos software están diseñados para ayudar a las pequeñas y medianas empresas y autónomos a gestionar sus finanzas. Actúan como una suite con diferentes características que, como autónomo, te permiten: 

• Seguir ingresos y gastos mediante el envío con firma digital de facturas.
• Redactar contratos de forma automatizada con modelos GPT.
• Generar pagos en línea.
• Producir reportes financieros, validarlos y compartirlos.
• Recoger información de identidad de los clientes.

Algunos cuentan con integraciones bancarias PSD2 y PSD3, pudiendo realizar comprobaciones Due Diligence previas antes de trabajar con un proveedor o cliente. Puedes añadir tus cuentas de banco y facturación para automatizar procesos de scoring complejos. Como puedes ver, los programas contables no solo están pensados para corporaciones, sino también para autónomos y negocios como el que estás adelantando actualmente. 

El hecho de que estén en la nube hace que esté diseñado para facilitar la gestión financiera a pequeñas empresas y trabajadores autónomos que trabajan desde cualquier parte. Por otro lado, los mejores programas para autónomos ofrecen una interfaz sencilla e intuitiva que permite a los usuarios llevar un control eficiente, sin necesidad de tener conocimientos avanzados. 

Mediante estas funciones, se minimiza el riesgo de errores humanos. Esto puede ser realmente atractivo para profesionales independientes que tienen que subcontratar personal para labores que no pueden hacer por motivos de tiempo o porque necesitan destrezas y habilidades especiales para el negocio. 

Muchos proveedores ofrecen programas en línea gratuitos dirigidos a pequeñas empresas, consultores y autónomos. En la actualidad, estos programas ofrecen una amplia variedad de funciones que pueden ayudar a gestionar tus finanzas, operaciones, ventas y demás. 

Puedes registrar todas tus transacciones y categorizarlas. Mediante esta función, le darás lógica a todo. Puedes crear y enviar facturas personalizadas a todos tus clientes y además puedes rastrear su estado (enviado, entregado, abierto, leído… a través de muchos canales diferentes). Los mejores sistemas también emiten alertas y recordatorios automáticos a los clientes para que firmen. 

Puedes enviar documentos a todas las personas y entidades además de personalizarlos con formularios, opciones de firma, verificaciones de identidad adicionales, recogida de datos validada, etc. Esto quiere decir que tus documentos irán con el logotipo y los detalles de contacto de tu negocio, decenas de opciones configurables y otras funcionalidades añadidas al envío, lo que mejorará tu reputación y también tu marca personal. 

Las soluciones de gestión comercial como Customer Hub, permiten gestionar tus negocios de forma profesional y productiva, incluso si empiezas a crecer y tener partners de ventas. Simultáneamente, te avisa de cambios en tiempo real. 

Si cuentas con un equipo de trabajo, dejará que cada uno de tus colaboradores personalice sus herramientas y sus respectivas funciones del modo que sea más conveniente para ellos y para ti. Puedes hacer seguimiento a los pedidos y el stock de productos o integrar integrar módulos de servicios personalizados para hacer cosas como:

• Órdenes de instalación y reparaciones
• Controlar puntos de venta
• Retener clientes
• Crear POS online

Ventas y Marketing para freelancers y PYMES

Muchos profesionales están cansados de pasar horas en tareas de ventas y marketing. Afortunadamente, la automatización está aquí para liberar recursos. Desde la captación de leads hasta la gestión de clientes, todo puede estar en piloto automático.

Hay programas específicos para las ventas. Estos te ayudarán a no estancarse con tu cartera de clientes actual. Podrás fidelizar y captar nuevos contactos.

• Gestión comercial de clientes y contactos.
• Facturación y generación de presupuestos y cotizaciones.
• Seguimiento de ventas y estado de pedidos.
• Informes de rendimiento y análisis de ventas.
• Recordatorios y calendario de actividades comerciales.
• Integración con herramientas de correo electrónico y calendario.
• Gestión de documentos y archivos relacionados con ventas.
• Seguridad y respaldo de datos para protección empresarial.

En cuanto al marketing, esta es otra pata de tu negocio que puedes mejorar con la digitalización. De hecho, a día de hoy tienes soluciones de Inteligencia Artificial incluso. Funcionalidades con programas para autónomos de marketing:

• Automatización de campañas de correo electrónico.
• Gestión de redes sociales y programación de publicaciones.
• Análisis de datos y métricas de campañas.
• Segmentación de audiencias y personalización de contenido.
• Generación de informes de ROI y análisis de conversión.
• Rastreo y gestión de enlaces para seguimiento de campañas.
• Creación y gestión de formularios.
• Redacción de contenido y diseños atractivos con ayuda de la IA.
• Integración con plataformas de análisis.
• Automatización de marketing basada en el comportamiento del cliente.

Automatizar tus estrategias de ventas y marketing es como poner tu negocio en piloto automático hacia el éxito. Segmenta, automatiza y analiza para llegar a tu audiencia de manera precisa. Personaliza y adapta tus tácticas a medida que avanzas. Estas herramientas te darán la ventaja competitiva que necesitas en un mercado feroz. 

Deberías ver un aumento real en tus conversiones y un crecimiento de tus ventas. Eso sí, no será de la noche a la mañana y tampoco esperes que la tecnología lo haga todo. Hay ciertas actividades que no deben perder el toque humano, eso le dará más confianza a tu clientela. Además, no olvides que ni la mejor de las herramientas funciona bien sin una mente que tenga una estrategia. Diseña tu plan, pon a trabajar los recursos, ¡y verás cómo se hace la magia!

Gestión de proyectos en PYMES

Tanto si trabajas solo como si tienes un equipo, una app tipo Slack o Trello puede ser muy práctica. Olvídate de los correos electrónicos interminables, para eso están los gestores de proyectos. Aplicaciones como Tecalis Sign incluyen una vista de calendario que permiten llevar una gestión correcta de tus envíos y operaciones tanto internas como externas.

Te permiten hacer seguimiento con facilidad, sin que coordinarse pase a ser un punto más de la lista inagotable de to does. Además, evita sobrecargar a tu equipo y asegúrate de que cada miembro esté asignado a las tareas adecuadas.

Características que suelen tener este tipo de soluciones:

• Asignación eficiente de tareas y seguimiento del progreso del equipo.
• Comunicación transparente y colaboración sin problemas entre los miembros del equipo.
• Automatización de recordatorios para mantenerse al tanto de los plazos importantes.
• Visualización clara del progreso del proyecto a través de calendarios.
• Asignación óptima de recursos para maximizar la productividad del equipo.
• Generación de informes detallados para evaluar el estado y el rendimiento de tus operaciones.
• Integración de herramientas para simplificar y agilizar el flujo de trabajo.

Con estas herramientas de automatización, puedes mantener tus proyectos en el camino correcto sin estrés adicional. Así es como los proyectos se completan a tiempo y con éxito. 

¿Cómo elegir los mejores programas para un profesional independiente?

Hay tanta oferta al buscar soluciones de software para autónomos, que puede ser abrumador. Si no sabes por dónde empezar, estos tips te ayudarán a filtrar las soluciones más adecuadas. Encuentra las soluciones que más te llamen la atención, y empieza a analizar si cumplen estas características. Así podrás ir perfilando qué te interesa y qué no.

• Interfaz simple y fácil de usar para agilizar tus procesos.
• Asegúrate de que el programa se adapte a tu negocio.
• Selecciona funciones necesarias, evita características superfluas.
• Verifica integraciones con otras herramientas para eficiencia.
• Cumplimiento de estándares de seguridad y protección de datos.
• Elige un programa con soporte eficiente para resolver problemas.
• Actualizaciones regulares para nuevas funcionalidades y soluciones.
• Aprovecha versiones de prueba para familiarizarte con el programa.
• Considera la escalabilidad para el crecimiento del negocio.
• Valora la capacidad de personalización para mayor control.
• Asegúrate de que funcione correctamente en cualquier canal (Móvil, escritorio, SMS…).
• Busca recursos de aprendizaje para aprovechar al máximo el programa.
• Consulta a expertos o busca recomendaciones del sector.

Como ves, la forma de elegir el mejor software para tu proyecto profesional es analizar todo esto. Así podrás invertir en lo que necesitas en tu caso concreto. No hay el programa perfecto para todos, solo tú sabes qué soluciones necesitas. Analiza tu caso, piensa en lo que ahora te va a mejorar más el rendimiento, y empieza a investigar. 

Recuerda, antes de invertir prueba alguna demo gratis y así podrás evaluar si el programa es lo que promete.

Programas de contabilidad: ¿qué son y por qué debes utilizarlos?

Un programa de contabilidad para autónomos es una herramienta informática que se utiliza para llevar un registro de todas las operaciones relativas a las finanzas. Generalmente, estos programas son muy útiles para las personas que trabajan autónomamente, puesto que les permiten controlar sus contratos, ingresos, facturas y otros aspectos financieros importantes de manera eficiente.

Existen varias razones por las que los autónomos deberían utilizar una herramienta tecnológica de este tipo. A continuación, te mencionamos algunos motivos: 

• Ahorro de tiempo: al automatizar ciertas tareas, como la generación de informes o la preparación de impuestos, los programas de contabilidad te permitirán dedicar más tiempo a actividades importantes. 
• Mayor precisión: cuando usas un programa de contabilidad, evitas errores humanos. Esto garantiza una mayor precisión de la información. 
• Control financiero: si tienes un registro financiero de tus ingresos y gastos, puedes tener un mejor control sobre tus finanzas y tomar decisiones más informadas acerca de tu negocio. 
• Cumplimiento con la normatividad: otra ventaja de estos programas es que te permiten estar actualizados con las leyes vigentes, lo que te ayuda a cumplir con tus obligaciones tributarias de manera adecuada.

Gestión Financiera y Contable en PYMES y autónomos

Llevar al día facturas, pagos e impuestos puede ser un gran quebradero de cabeza. Por eso, no hay nada como una ayuda tecnológica para poder hacerlo más fácilmente.

Puedes tener, por ejemplo, un programa de contabilidad para autónomos como Tecalis Customer Hub y Sign. Este tipo de recurso te ayuda a organizar todos los temas administrativos. Para que te hagas una idea, estas son algunas de las funcionalidades que puedes encontrar en una app de este tipo:

• Seguimiento detallado de contrataciones y pedidos.
• Generación de informes personalizados.
• Funciones de presupuesto y planificación.
• Integración con cuentas bancarias y tarjetas de crédito.
• Alertas y recordatorios de vencimientos.
• Registro automático de transacciones.
• Cumplimiento normativo y legal.
• Posibilidad de colaboración con profesionales externos.
• Creación de facturas electrónicas profesionales.
• Seguimiento de pagos y recordatorios automáticos.
• Historial de transacciones y registros de ventas.
• Gestión de inventario y productos/servicios.
• Integración con métodos de pago en línea o pasarelas de pago.

Recuerda, la tecnología está aquí para hacerte la vida más fácil. La idea de que puedas delegar en estas herramientas es que consigas ahorrar tiempo. También te permite enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. 

Tanto si eres dentista como si tienes un ecommerce o si te dedicas al diseño gráfico, la clave es que puedas centrarte en lo tuyo. Así que aquí de lo que se trata es de que encuentres soluciones cómodas y fáciles de usar. De esa manera podrás ganar en calidad de vida en tu día a día. Mientras tanto, deja que la tecnología trabaje para ti, ¡ésa es la idea!

Como has podido ver, existen muchas soluciones de finanzas, contabilidad, ventas y marketing para impulsar tu negocio. Como autónomo, seguro que te preocupa mantenerte competitivo. Integra algunas de estas soluciones, y no te quedes atrás.

Recuerda lo que decía Arquímedes: ‘Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo’. Tu palanca de cambio puede ser la tecnología. Tal vez de momento solo necesites un programa, o combinar varios a la vez.  Sea como sea, seguro que al principio tendrás que pasar por un periodo de adaptación. Con todo, si eliges soluciones intuitivas debería ser por un tiempo corto. Una vez superada la fase de prueba, notarás que tus resultados se disparan y que tu día a día es más fácil, esa es la idea.

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