Póliza de seguro: todas las claves y cómo incluirla en el contrato con firma electrónica

El sector seguros es, sin duda, una de las industrias más relevantes en la actualidad y la póliza de seguro el elemento central de su actividad. Sin este documento, no sería posible firmar los contratos que dan tranquilidad a los usuarios sobre sus hogares, empresas, vehículos e incluso sus cuidados y salud.

Los detalles de una póliza de seguro definirán todo: coberturas, precio, condiciones, fechas… Por otro lado, es importante que todos los elementos de una póliza estén bien verificados con controles anti-fraude por ley, en especial aquellos que permiten identificar fehacientemente a tomador, asegurado, asegurador y beneficiario.

Vamos a hacer un repaso por las partes de una póliza de seguro, sus tipos y cómo en la actualidad se vinculan electrónicamente con los contratos hechos por las aseguradoras, corredurías y agentes para obtener un respaldo legal total y contar con toda la documentación digitalizada.

Qué es una póliza de seguro

Una póliza de seguro es un documento en el que se definen las condiciones por las que un asegurador asume el riesgo de un asegurado. En ella, se especifican las normas generales, particulares o especiales que regirán el contrato de seguro. Si este documento no se realiza, la relación contractual es inexistente, debiendo ser aceptado por todas las partes y vinculado en la firma.

La parte más relevante dentro del contrato de seguros es la póliza, como pudimos analizar en el artículo completo sobre todos los detalles formales del contrato. En ella, se indican datos como el interés asegurable, el riesgo asegurable, la prima y las obligaciones. Son los principios básicos del objetivo del seguro, concretando el objeto, las exclusiones, formas de liquidación, etc.

Certifica la validez del contrato y su forma generalmente corresponde al tipo de seguro que se va a contratar. Tanto la póliza como los pagos de la prima actúan como un justificante con validez jurídica para la ejecución de los beneficios y obligaciones que conlleva el contrato de seguros. Esto debe hacerse conforme a los estándares de firma de contratos como los expuestos en la normativa eIDAS de firma electrónica.

Además, antes de la emisión de la póliza deben realizarse controles anti-fraude AML y un proceso de diligencia debida del cliente para cumplir con la ley de contrato de seguros y estándares como AML6.

Elementos y partes de una póliza

Las pólizas de seguros deben incluir una serie de información mínima y veraz para ser consideradas como tales. Las condiciones generales y particulares adjuntan elementos en relación con el riesgo de forma individualizada (no puede hacerse de forma genérica, como especifica la ley) y esta información debe estar correcta y verificada:

• Nombre completo, apellidos o denominación social y domicilio de las personas jurídicas o físicas que intervienen en la póliza de seguro. Especificación sobre tomador, beneficiario, asegurado y compañía, con los tipos de productos ofrecidos.
• El concepto del seguro y su vínculo al contrato, con todos los detalles pormenorizados y con desglose por elemento.
• Objeto del seguro, igualmente para personas físicas (como por ejemplo en vida, accidentes, etc) como si es para un bien material (vehículos, propiedades inmobiliarias, activos…).
• Especificaciones sobre tipos de riesgos y su naturaleza que se cubren en la póliza de seguro. Aquellos que no estén incluídos no serán resarcidos en la indemnización si ocurre el evento.
• Garantías, exclusiones y limitaciones.
• Pagos a abonar como prima por parte del asegurado.
• Tiempos de entrada en vigor y condiciones de vencimiento del seguro. En muchas ocasiones se insertan sellos de tiempo electrónicos cuando ocurren estos procesos.
• El total de cuantía desglosada por lo asegurado, la forma de pago y cómo se va a realizar la indemnización por cada riesgo.
• Modelos de prestación de servicios en caso de tratarse de un contrato de seguros de ese tipo.
• Información sobre el mediador (corredurías, etc) en caso de que haya.
• Apartados y anexos sobre la legislación aplicable, protección de datos, etc.

Por otro lado, encontramos las condiciones especiales, que matizan lo ya definido añadiendo normas y cláusulas asociadas al tipo de seguro en concreto. Aquí se define si el seguro es franquiciado o no, las limitaciones, condiciones relativas a la naturaleza exclusiva de un riesgo menos común, etc.

Tipos de pólizas de seguros y ejemplos

Como hemos visto previamente y en otros artículos, hay tantos tipos de pólizas como naturalezas del riesgo a asegurar. Y gracias a los nuevos casos de uso que habilitan las tecnologías RegTech, cada vez encontramos más. Nosotros vamos a resumirlo en los 20 tipos de pólizas más utilizados por la industria y los conceptos más relevantes:

1. Póliza combinada o multirriesgo: Otorga cobertura para diferentes riesgos relacionados entre sí. También conocida como póliza global.
2. Póliza base: Documento inicial en una póliza colectiva o flotante, al cual se agregan aplicaciones específicas posteriormente.
3. Póliza abierta o flotante: Este contrato asegurador otorga flexibilidad al asegurado al permitir ajustes según las circunstancias.
4. Póliza a todo riesgo o integral: Garantiza conjunta y simultáneamente todos los riesgos que puedan afectar al objeto asegurado, como en el seguro de automóviles.
5. Póliza colectiva, de grupo o acumulativa: Abarca simultáneamente a varias personas aseguradas, en contraposición a la póliza individual.
6. Póliza individual: Abarca a una sola persona asegurada, en contraposición a la póliza colectiva.
7. Póliza de cobertura mundial: Extiende sus efectos a todos los países.
8. Póliza deficitaria: Experimenta siniestros cuyos importes superan las primas cobradas.
9. Póliza en suspensión de garantías: Temporalmente queda sin efecto por circunstancias específicas, como el impago de un recibo.
10. Póliza estimada: Se refiere a un seguro a valor estimado.
11. Póliza liberada o saldada: Exonera al asegurado del pago de primas en ciertas condiciones.
12. Póliza máster: Contrato único emitido para un empresario, con certificados individuales para los miembros del grupo.
13. Póliza en vigor: Indica que un contrato de seguro está activo, en oposición a la póliza anulada.
14. Póliza reemplazada: Se anula por emisión de otra nueva pero queda como registro histórico con el cliente.
15. Póliza rehabilitada: Recupera su vigencia tras un periodo de suspensión.
16. Póliza renovada: No prorrogable, se emite al vencimiento de una póliza temporal.
17. Póliza simple: Para distinguirla de la póliza combinada, cubre una única garantía específica.
18. Póliza in quo vis: En el seguro de transporte marítimo, no designa un buque específico.
19. Póliza temporal: Su cobertura está limitada a un periodo de tiempo preestablecido, generalmente inferior a dos años. Cuando se trata de una póliza de seguro suscrita por menos de un 11 meses, extendiendo el periodo de una póliza existente, se conoce como póliza stub.
20. Póliza al portador: Asegura a la persona que legítimamente la posee. Estas sin embargo han quedado totalmente en desuso, antes a las que sí identificaban en contraposición a estas se las conocía como póliza a la orden o nominativa.

Esta clasificación formal sobre las pólizas de seguro permite a los profesionales del sector seguros organizarlas y entenderlas, asegurando una labor acertada conforme a las necesidades de cada seguro y cliente. En los portales de agente de seguros, estos tienen una relación de pólizas activas (en vigor), renovadas, suspendidas, etc y pueden, de un sólo vistazo y con total seguridad, hacer gestiones de todo tipo gracias a estos softwares profesionales.

El número de póliza de seguros: lo más buscado

Entre las preguntas frecuentes sobre las pólizas, encontramos que algunos usuarios (tanto los profesionales como los clientes) encuentran a veces dificultades para localizar fácilmente el número de su póliza o pólizas de seguros gestionadas.

Gracias al desarrollo de las herramientas digitales para el sector seguros, impulsadas por el surgimiento del InsurTech hace ya unas décadas, ahora contamos con sistemas y áreas de cliente que permiten acceder a los datos almacenados en la entidad aseguradora. 

Para saber el número de tu póliza de seguros, debes ingresar en la plataforma y consultar el contrato o cualquier extracto de pago de la prima. Para los profesionales, estos pueden ingresar número de documento de identidad del cliente en su frontal de agentes y sucursales o disponen de otros muchos métodos que les facilite su Customer Hub.

Firma electrónica: pólizas de seguro digitales y en minutos 

La introducción de la firma electrónica en el sector asegurador ha marcado un hito significativo en la agilidad y eficiencia de la emisión de pólizas de seguro. La firma electrónica permite la creación de pólizas de manera rápida y segura, eliminando la necesidad de procesos manuales y papel. Este método, respaldado por la normativa eIDAS de firma electrónica, ofrece una alternativa legalmente válida a la firma tradicional, garantizando la autenticidad y la integridad de los documentos de una forma mayor a la firma en papel.

Los beneficios de utilizar la firma electrónica en la emisión de pólizas son múltiples. En primer lugar, agiliza el proceso, permitiendo a los asegurados obtener cobertura en cuestión de minutos, en lugar de días. Además, mejora la experiencia del cliente al eliminar la necesidad de trámites presenciales y papeleo tedioso. La firma electrónica también ofrece un respaldo jurídico sólido, ya que cumple con los estándares de seguridad y autenticación requeridos por la ley de contratos de seguros.

La generación automática de documentos con IA GPT es ahora posible gracias a herramientas de firma electrónica disruptivas. Introduciendo todos los datos relevantes, puedes solicitarle al asistente que organice y redacte la mayor parte del contrato y la póliza. Esto ha permitido a los profesionales del sector ser más eficientes y corregir errores.

Un aspecto importante es el de la recogida de documentación. En los procesos de diligencia debida, el tiempo de tramitación se extiende durante semanas por la comprobación de estos documentos como pueden ser una nómina, recibos de impuestos, documentos de identidad, registros de propiedad, etc. Gracias a tecnologías RegTech de segunda generación, pueden validarse y recogerse por un QTSP (Proveedor Oficial Cualificado de Servicios de Confianza) en minutos y de forma automatizada estos documentos desde cualquier dispositivo sin necesidad obligatoria de un escáner profesional y personal validador. Con respaldo notarial asegurado, las tecnologías de firma electrónica incluyen decenas de funcionalidades para resolver todo tipo de casos de uso relativos a las pólizas de seguro.

La tecnología de firma electrónica se integra perfectamente en los sistemas ya existentes de aseguradoras, corredurías y agentes, facilitando una transición suave hacia un entorno más digital y avanzado. Al adoptar esta solución, el sector asegurador optimiza sus procesos, reduce costos operativos y se alinea con las expectativas crecientes de los usuarios en términos de seguridad, sencillez y rapidez.

Notificaciones y contratación electrónica en el contrato de seguros

La notificación electrónica y las comunicaciones certificadas han revolucionado la forma en que se gestionan y firman los contratos de seguros además de facilitar un registro clave de todas los avisos y notificaciones a través de canales físicos y digitales, algo crucial en la industria. Estos avances permiten una alta velocidad en la emisión de pólizas, ya que la verificación de identidad y la recopilación de información se realizan de manera automática y digital. Los usuarios lo agradecen y están más dispuestos a contratar.

Para usuarios menos digitalizados, siguen existiendo decenas de ventajas de la contratación electrónica. Aunque un agente asista toda la contratación y realice las gestiones desde su Customer Hub, ahora puede activar seguros al instante cumpliendo con la normativa gracias a estos sistemas.

El onboarding KYC (Conoce a tu Cliente) agiliza el proceso al recopilar de manera electrónica y segura la información necesaria del cliente, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y normativas. Se extraen los datos de los documentos en lugar de que el agente o el cliente estén escribiendo todo. Esto, combinado con la notificación electrónica y la comunicación certificada, garantiza una comunicación segura y documentada entre todas las partes involucradas en el contrato de seguro. Y lo más importante, conforme a la normativa vigente en cada mercado y país, ya que estas tecnologías se adaptan en función de donde se estén usando.

La contratación electrónica permite que las pólizas entren en vigor de manera instantánea una vez que se completa el proceso, proporcionando a los asegurados una cobertura inmediata. Este enfoque no solo simplifica la administración, sino que también mejora la satisfacción del cliente al ofrecer una experiencia sin complicaciones.

En resumen, la combinación de firma, notificaciones y contratación electrónica está transformando la industria aseguradora, haciéndola más ágil, eficiente y alineada con las expectativas de los usuarios. Estas soluciones no sólo ofrecen beneficios operativos, sino que también mejoran significativamente la experiencia del cliente en la contratación de seguros y habilitan el surgimiento de nuevos modelos de negocio y verticales como hemos visto en las noticias de seguros más recientes.

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