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El proceso KYC ha ido evolucionando a lo largo del tiempo conforme las necesidades y demandas de los usuarios iban cambiando. Del mismo modo, las modificaciones en las regulaciones que estandarizan su uso han provocado que muchos proveedores de sistemas Know Your Customer hayan moldeando el proceso hasta encontrar el flujo de pasos y usabilidad perfecto.
La actualidad del KYC es totalmente diferente a aquel proceso iniciático donde se tomaba una simple fotografía de los documentos de identidad arrojando una ficha AML muy sencilla y con información limitada. Ahora, los mejores sistemas son capaces de entender el comportamiento del usuario y redirigirlo hacia distintos steps para conseguir tasas de conversión casi absolutas.
Vamos a ver cómo funciona el KYC en esta nueva generación de sistemas de onboarding digital y los beneficios que ha demostrado obtener. Por otro lado, también analizaremos el marco regulatorio y cómo sus cambios han afectado a otras industrias más allá de la bancaria, el FinTech o los seguros.
¿Qué es KYC?
El KYC es un proceso por medio del cual las empresas identifican a sus clientes con estándares técnicos y de seguridad muy concretos. El Know Your Customer confirma que el cliente es quien dice ser para poder establecer un vínculo comercial o contractual con garantías y oficialidad.
En este artículo ya analizamos en profundidad el KYC, su funcionamiento, tipos y cada una de las fases y pasos de su flujo de operaciones. Ahora, vamos a ver qué se entiende en la actualidad por Know Your Customer: algo mucho más cercano al concepto de registro y onboarding que al de requerimientos legales para poder abrir una cuenta bancaria online.
Ya no sólo las entidades financieras están estableciendo estos procesos para únicamente cumplir con las leyes. En España, por ejemplo, destaca la irrupción del Real Decreto 7/2021 sobre la norma 10/2020 que adaptaba la regulación de este país europeo al estándar AML 5 sobre blanqueo de capitales. Ahora, el proceso KYC puede beneficiarse de las novedades de AML6 para ser más flexible.
De cara a 2025, AML6 se perfila como una de las normas a actualizar. Si bien aún no podemos hablar de AML7, ya se están perfilando iniciativas por parte de los reguladores para extender ciertos aspectos recogidos en AML 6. Los proveedores de servicios KYC deberán estar antentos en 2025 para adelantarse a los posibles cambios normativos.
Esta práctica se ha extendido en todas las industrias para poder operar en remoto y luchar contra el fraude online. Ya sea porque los usuarios demandan poder operar desde cualquier lugar y momento a través de internet o por imperativo legal, este método de verificación de identidad aúna las mejores prácticas que pueden realizar las compañías para incorporar a nuevos usuarios como clientes en sus bases de datos.
KYC en la actualidad: 2025 será decisivo
¿Con qué contarán los sistemas KYC en 2025? Más y mejor tecnología. El Know Your Customer en la actualidad debe estar enfocado hacia la conversión.
Durante todos estos años de implementación de modelos Conoce a Tu Cliente hemos visto cómo muchas empresas lidian con problemas en cuanto a la financiación del proceso. Esto se debe no sólo a malas prácticas en términos de experiencia de usuario e interfaces (UX/UI) sino también a que la tecnología en la que se apoya el proceso no es lo suficientemente solvente, ágil y flexible.
2025 será el año donde veremos el mayor desarrollo de las ya avanzdas eIDAS 2 (2nd electronic IDentification, Authentication and trust Services regulation) y PSD3 (Tercera Directiva de Servicios de Pago). En ambas el estándar KYC está recogido para ciertos casos. Mientras que PSD3 se enfoca en las transacciones y pagos electrónicos facilitando un modelo open banking (al que ya se han sumado sistemas eKYC como Tecalis para hacer bank scrapping de cara a los autoamted risk scores en el onboarding), eIDAS2 propondrá una identidad digital homogénea basada en los nuevos formatos de Wallet.
De este modo, los proveedores de servicios Know Your Customer deberán adaptar sus soluciones para aprovechar las posibilidades de la interconexión en el sistema financiero así como aceptar las posibles nuevas identidades oficiales facilitadas por los gobiernos para hacer onboarding en cualquier proceso de registro o alta de cliente en remoto.
El reto de los documentos KYC
Las medidas antifraude en el KYC deben ser imperceptibles para el usuario y realizarse en un proceso en back de forma instantánea. Estos controles AML para evitar el blanqueo de capitales y el financiamiento del terrorismo son el eje central del proceso para la empresa pero no deben serlo para el usuario. Las mejores tecnologías no hacen esperar al usuario y cuentan con sistemas OCR potentes que extraen todos los datos sin margen para el error.
Esto, que podría parecer bastante obvio, no es una constante en el sector bancario a día de hoy, donde se pueden ver quejas de determinados clientes por problemas con la lectura de los datos o fricciones durante el proceso. Pese a esto, hay partners RegTech que sí cuentan con tecnologías fuertes y robustas capaces de rendir a la perfección.
Una de las innovaciones más destacadas en la actualidad es la del reconocimiento automático de documentos KYC. Es decir, tecnologías capaces de identificar desde documentos de identidad nacionales, permisos de conducir o pasaportes hasta tarjetas de crédito, de fidelización o sanitarias pasando por facturas, contratos o documentación del registro mercantil. Esta identificación debe hacerse sin que el usuario tenga que seleccionar previamente el documento a identificar: el sistema debe ser capaz de identificarlo automáticamente y posteriormente aplicar todos los checks y controles eIDAS y AML pertinentes para verificar la integridad, veracidad y legitimidad del documento presentado validando su información y comparándola con bases de datos públicas y privadas si fuera necesario.
Más allá del OCR, deben insertarse decenas de controles o checks Know Your Customer sobre el documento de identidad y sobre el vídeo para la verificación de identidad facial. Esto nos hará conseguir una ficha KYC mucho más completa y con prueba electrónica más exhaustiva de tal forma que el proceso cuente con un mayor respaldo legal.
Flexibilidad y automatización
Por otro lado, hay un aspecto muy importante que ya se está implementando y que veremos cada vez más: los flujos KYC inteligentes. En función de las características del dispositivo donde el usuario está realizando el proceso y teniendo en cuenta políticas de reintentos definidas según sus acciones, las operaciones pueden ir ofreciendo distintas alternativas de forma inteligente para que obtengamos siempre la conversión.
Ya no estamos hablando de workflows preconfigurables sino de que el sistema tenga de forma previa decenas de itinerarios posibles que ofrecer al usuario en función de cómo este vaya interactuando con el proceso.
En cuanto a flexibilidad de los sistemas Know Your Customer, veremos cómo la hiperpersonalización de opciones empezará a llegar a los sistemas de onboarding. En la actualidad muchos procesos se pasan de exhaustivos cuando no es necesario por miedo a las sanciones o a los riesgos mientras que otros son demasiado laxos para evitar fricciones y maximizar la conversión.
Esta perspectiva de hipersegmentación permitirá al KYC adaptarse a cada caso de uso concreto para que sea lo más optimizado posible buscando el punto perfecto en el que no renunciar a seguridad ni a experiencia o agilidad.
La automatización debe estar presente en caso de producirse abandonos en mitad del proceso - ya no por fricciones en el proceso sino por motivos ajenos como que el usuario es interrumpido por un tercero o debe marcharse. En estos casos, hay que contar con sistemas de recuerdo para que el usuario pueda continuar donde lo dejó y de una forma cross-device (en cualquier otro dispositivo incluso diferente a donde empezó).
Know Your Customer bancario: mucho más allá
PSD2 ha cambiado la forma en la que los clientes del sector bancario y FinTech se relacionan con sus plataformas de gestión. Ahora, la autenticación de múltiples factores bajo estándares SCA debe aplicarse con rigor.
Algo que muchos están desaprovechando es el uso del patrón facial obtenido en el KYC inicial para generar credenciales biométricas de cara al login o acceso. Sabiendo que el reconocimiento facial es el método preferido para la autenticación por los usuarios en la actualidad, veremos cómo estos sistemas comenzarán a estar presentes al inicio de las apps o webs de los principales players del sector. Del mismo modo, la biometría de voz despegará en un futuro próximo como complemento al proceso KYC. Esta tecnología es especialmente útil en casos de uso a través de contacto telefónico.
Procesos de contratación o negociación con KYC integrado
Igual que el KYC ha saltado desde el sector financiero hacia otras industrias, la firma electrónica ha sido adoptada por las BFSI (Banking, Financial Services and Insurance) en los procesos de onboarding. Estas plataformas de firma de contratos permiten cerrar clientes en segundos y garantizar el proceso.
Sin embargo, la mayoría de aseguradoras, bancos o FinTechs cuentan con proveedores diferentes para sus necesidades de verificación de identidad y de firma de documentos o notificaciones. La clave en el próximo año estará en unificar el proceso de onboarding de tal forma que el KYC y la firma de contratos y documentos se hagan bajo el mismo flujo y en la misma plataforma.
Soluciones holísticas como Tecalis implementan el Know Your Customer junto con la firma electrónica en la misma plataforma, vinculando los dos procesos. Esto logra no sólo unificar la experiencia, reducir costes y tiempo, obtener mayor evidencia o impulsar las tasas de contratación sino también conseguir un respaldo legal superior.
Onboarding digital para todos
Las ventajas y beneficios del KYC han hecho destacar al sector bancario y financiero por sus buenos resultados. De esta forma, los líderes de otras industrias bastante alejadas de las normas y estándares de estas áreas de actividad se han interesado por un proceso que aporta garantías y seguridad.
Un ejemplo muy ilustrativo de hasta dónde veremos llegar el Know Your Customer en 2025 es el del sector turístico y hotelero. Las mismas herramientas para el onboarding en el sector bancario están ayudando a los hoteles a ofrecer servicios de auto-checkin online para evitar las esperas de los clientes en la recepción y abaratar costes.
Si bien algunos proveedores de servicios de confianza muestran su marca durante los procesos de control, esto es un error. El cliente suele desconfiar cuando observa que está contratando con una entidad que incluye logos de terceros que desconoce. Apostar por soluciones customizables y que adapten su interfaz a la marca en la que el usuario está operando es una tendencia que se está haciendo cada vez más evidente.
El renting y el carsharing son otras de las áreas que más están obteniendo ventajas y beneficios del KYC. Estas plataformas han podido escalar su negocio y crecer en países en los que aún no tenían presencia simplemente invirtiendo en nuevas flotas allí sin la necesidad de crear nuevos sistemas o adaptarse a los marcos normativos de los diferentes mercados.
Por último, vemos cómo una de las búsquedas en internet es sobre exchanges de crypto sin KYC decaen. Esto es debido a que los reguladores de la mayoría de países occidentales están obligando a las plataformas de trading a cumplir con los estándares que marcan los procesos de onboarding más exigentes.
