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Los certificados digitales son un sistema ampliamente utilizado en todo tipo de trámites, tanto personales como empresariales. Son especialmente relevantes en gestiones con las administraciones públicas, tanto locales como regionales y nacionales. Una de las ventajas de la firma de documentos con certificado digital es que nos permite actuar en internet de una forma rápida y segura, sin necesidad de presentar documentación física y con validez de cara a los gobiernos, lo que resulta muy útil en el actual contexto económico y social.
En este artículo, te explicamos cómo firmar un documento PDF con certificado digital, de forma que puedas realizar trámites y firmar documentos electrónicos con total seguridad y validez legal. Además, exploraremos otras formas de firmar pdf y documentos en plataformas RegTech y ahondaremos en el uso real que podemos hacer de los certificados digitales.
Qué es una firma digital
Primero, vamos a hacer un repaso para entender bien qué es una firma digital: un método de firma de documentos con mecanismos criptográficos que permite garantizar la integridad y autenticidad de un documento electrónico. La firma digital y el certificado digital se pueden vincular y certifican la identidad de una persona física o jurídica con una clave pública.
La firma digital funciona de la siguiente manera: cuando nos disponemos a firmar un documento con certificado digital, se crea un código criptográfico que se añade al documento. Este código se genera a partir de la clave privada del certificado digital, que sólo el firmante conoce. De esta forma, la firma digital garantiza que el documento no ha sido modificado desde su firma, y que ha sido firmado por la persona que posee el certificado digital a la cual identifica y de la que es dueño de forma intransferible.
Sistemas de firma electrónica y certificados digitales
Existen diferentes sistemas de firma electrónica para firmar pdf con certificado digital, que varían en función de su nivel de seguridad y respaldo legal. Los sistemas de firma electrónica más utilizados son:
- Firma electrónica simple: Es la más sencilla y básica reconocida por eIDAS, el reglamento europeo que marca la utilización de la firma digital y certificado digital. No tiene validez legal en todos los casos, aunque puede ser útil para firmar documentos internos de una empresa.
- Firma electrónica avanzada biométrica: Esta firma se realiza con un certificado digital emitido por una entidad de certificación reconocida. La firma electrónica avanzada tiene validez legal en todos los casos si se aplica con las técnicas adecuadas. La firma electrónica avanzada tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita, y se utiliza para firmar documentos para procesos de alto nivel de riesgo que requieren un carácter probatorio en caso de disputa.
- Firma electrónica cualificada: Vincula un certificado digital cualificado al documento y proceso de firma, que se emite después de una verificación presencial de la identidad del titular del certificado en una autoridad de certificación cualificada. Es utilizada para firmar documentos oficiales y trámites con la administración pública generalmente, fuera de ese ámbito, es mejor optar por la firma electrónica avanzada.
Existen otras muchas variantes de estos sistemas, llegando a disponer en las mejores soluciones para firmar con certificado digital hasta un total de ocho tipos de firma electrónica. Para firmar un documento PDF con certificado digital, es necesario disponer de un certificado digital reconocido y válido, que puede ser emitido por diferentes entidades certificadoras.
Firma Digital y Certificado Digital: qué es y cómo funciona
Como ya avanzábamos, un certificado digital es un fichero, archivo o documento electrónico que vincula la identidad de una persona física o jurídica con una clave pública. También pueden considerarse como certificado digital físico los documentos de identidad oficiales con chip que incluyen contraseñas facilitadas por las autoridades públicas en sede electrónica (comisarías, oficinas del gobierno, instituciones autorizadas…).
En países como España hay dos tipos de certificados digitales: el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) y los que comentábamos antes que se incluyen el el clip del Documento Nacional de Identidad (DNI) electrónico. El primero es el más común, y ambos verifican la identidad real del propietario de forma inequívoca a través de medios digitales y electrónicos (internet), para poder operar online e identificarse como persona física. Tenemos por tanto una opción de hardware y otra para firmar pdf con certificado digital de software.
Es común encontrar diferencias entre la firma electrónica, la firma digital y el certificado digital. Por ello, muchos usuarios se preguntan por la diferencia entre firma digital y certificado digital. Mientras que el certificado digital es el fichero, archivo o documento que permite la identificación de una persona física o jurídica, la firma digital es el proceso en sí mismo de insertar en un documento un elemento que garantice inequívocamente la identidad del firmante del mismo (que puede ser un certificado digital u otra opción como una verificación KYC con firma manuscrita, OTP, etc).
La combinación de la firma digital y el certificado digital permite garantizar la autenticidad de un documento electrónico o una comunicación certificada digital, de forma que sea posible verificar que ha sido firmado por la persona que posee el certificado digital, y que no ha sido modificado desde su firma.
Firmar documentos con certificado digital se utiliza para generar la clave privada que se utiliza para firmar el documento electrónico. La clave privada sólo es conocida por el titular del certificado y se utiliza para generar un código criptográfico que se añade al documento con certificado digital que garantiza que no ha sido alterado, que es original y que la persona que lo ha firmado es quien dice ser.
Cómo firmar PDF con certificado digital
En muchas ocasiones habrás pensado en cómo solicitar firma digital y certificado digital. El certificado digital puede solicitarse a través de instituciones habilitadas para este fin por los gobiernos de cada país. Como decíamos, en España se debe hacer a través de la FNMT o en una comisaría personándose con un DNI electrónico.
Los certificados digitales para firmar digitalmente documentos pdf o de cualquier otra extensión se obtienen tanto para personas físicas como jurídicas (empresas). Sirve para autenticarse de forma online ante las administraciones públicas que entienden que el gobierno del país validó esta verificación de identidad.
Para firmar documento con certificado digital se crea un enlace mediante un proceso de hash criptográfico en el cual el documento original es sometido a un algoritmo que genera una cadena única de caracteres llamada "hash". Luego, el hash se cifra con la clave privada del firmante para formar la firma digital, que es adjuntada al documento PDF junto con la información del certificado.
El certificado digital puede instalarse en plataformas de firma electrónica en las que firmar documentos. Cada plataforma tiene su método y no todas cuentan con esta funcionalidad de utilización de certificados.
Pasos para firmar documento con certificado digital
Para conocer cómo firmar un documento con certificado digital es necesario tener en cuenta los pasos que hay que realizar y disponer de un certificado digital válido y reconocido, que se haya instalado previamente en tu sistema de firma electrónica.
Los pasos para firmar un documento con certificado digital son los siguientes:
- Accede a tu plataforma de firma digital y certificado digital: Opta por contratar una aplicación de firma digital o utiliza el periodo de prueba gratuito que ofrece.
- Abre el gestor de certificados: Accede a “Nuevo Certificado” dentro del apartado de gestión de certificados. Cuando hagamos clic en él, nos abrirá la una ventana a modo de pop-up con datos a cumplimentar. para cumplimentar los siguientes datos:
- Introduce los datos del certificado: En sistemas para firmar un documento con certificado digital deberás introducir cierta información para configurarlo. Como aplicaciones como Tecalis permiten almacenar y utilizar varios certificados dentro de la plataforma, deberás dar un alias al certificado, para diferenciarlo rápidamente del resto si es que vas a usar varios. Deberás introducir el CIF o NIF y la contraseña o PIN para poder firmar PDF con certificado digital.
- Sube el certificado a Sign: Puedes hacer clic en la zona donde se indica que debe cargarse el certificado para buscarlo en tu dispositivo. También puedes arrastrarlo desde cualquier carpeta. Los formatos comúnmente aceptados son PFX o P12. Acepta y ya habrás cargado el certificado en la aplicación de firma digital.
- Firmar un PDF con certificado digital: Abre una solicitud de firma electrónica en la plataforma, sigue los pasos habituales y cuando llegues al documento, selecciona el certificado digital que se quiere utilizar para firmar. Posiciona la firma en el lugar del documento (en las mejores aplicaciones se puede firmar word y pdf con certificado digital) donde se desee registrar el sello de la firma y guarda el documento haciéndote un envío a ti mismo o a la persona o entidad destinataria.
Estos pasos son orientativos y dependerán de la solución de firma digital utilizada. En otras, deberás abrir el documento pdf desde un programa instalado, seleccionar la pestaña “herramientas” y buscar la opción de certificados. Tras esto, debe hacerse clic en “Firmar Digitalmente” para seleccionar el certificado digital que previamente debió haber sido instalado en el ordenador. Después, puedes guardar el archivo tras firmar y después compartirlo con el solicitante del documento. Aplicaciones como AutoFirma o Adobe Acrobat funcionan con un esquema de este tipo.
Recuerda que no todas las aplicaciones de firma online cuentan con la posibilidad de firmar documentos pdf con certificado digital gratis. Es importante destacar que la firma digital con certificado digital es una herramienta muy útil para realizar trámites y firmar documentos electrónicos con total seguridad y validez legal.
Este proceso es muy complejo y la mayoría de usuarios pasan horas intentando hacerlo. Además, estas aplicaciones no incluyen otras opciones o herramientas para editar los documentos, añadir anexos, verificar documentos de identidad o hacer envíos. No son útiles en contrataciones de productos o servicios y cualquier otra operación que no sea de la administración pública.
Afortunadamente, existen plataformas web para firmar pdf con certificado digital gratis que también incluyen compatibilidad con word, firma electrónica avanzada y no necesitan instalación como Adobe Reader DC.
Plataformas para firmar con certificado digital un PDF o Word
Sistemas como Adobe Acrobat Reader DC son incómodos y no disponen de las funcionalidades necesarias para firmar documentos digitalmente con certificado digital de una forma sencilla y rápida. Adobe PDF requiere de instalación en dispositivos desktop y no puede hacerse desde cualquier sistema y en cualquier momento, a diferencia de plataformas de firma digital con certificado electrónico que se ejecutan en la web gracias a su estructura cloud.
AutoFirma, por su parte, debe descargarse e instalarse en el sistema desde la página del Ministerio. Posteriormente, hay que instalar el certificado digital y agregarlo al directorio del sistema a través del asistente de importación de certificados. Esto aplica a Windows. Para firmar con certificado digital en AutoFirma, hay que habilitar varias opciones de firma y marca visible antes de la inserción dentro del PDF o Word, algo que es complejo y confuso para la mayoría de usuarios. Además, en muchas ocasiones hay que recargar el listado de certificados digitales antes de firmar el documento porque no se detecta correctamente (problema común cuando se usa el chip del documento de identidad).
Los modelos de firma digital con certificado como Tecalis Sign que funcionan a través de exploradores permiten firmar pdf con certificado digital en Android, iPhone, MAC (MacOS), Linux o Windows. Son realmente fáciles, intuitivos y con interfaces modernas y atractivas. Además, se puede firmar word con certificado digital junto a otros tipos de documentos, ya que Adobe sólo lo permite en archivos PDF al ser el creador original y desarrollador de esta extensión de formato de almacenamiento para documentos digitales.
Alternativas a la firma de documentos con certificado digital
La firma con certificado digital es una herramienta útil para realizar trámites y firmar documentos electrónicos. Es importante utilizar un certificado digital reconocido y válido para garantizar la conformidad del proceso con los requerimientos de las diferentes administraciones públicas.
Firmar documentos con certificado digital es útil especialmente para gestiones en las agencias de impuestos (Agencia Tributaria, Hacienda…), las entidades de tráfico como la DGT o para gestionar multas, solicitudes a oposiciones y otros asuntos en ayuntamientos, ministerios o instituciones públicas de toda índole. Aún así, existen mejores opciones de firma digital de documentos y que tienen el mismo carácter probatorio e incluso en algunas circunstancias una trazabilidad superior que las dota de mayor validez.
Por lo tanto, se recomienda optar por la firma electrónica avanzada biométrica para el resto de circunstancias. Contratos de compraventa, de arrendamiento, acuerdos entre partes, testamentos, poderes, autorizaciones y consentimientos, etc.
En casos excepcionales de una necesidad de operaciones de alto nivel de riesgo que ocurren en sectores como las finanzas, las telecomunicaciones o los seguros, puede combinarse la firma electrónica avanzada con una verificación de identidad KYC en el mismo proceso. Esto se realiza en un mismo flujo y no requiere de la firma de un documento con certificado digital, sustituyendo la prueba de vida bajo estándares Know Your Customer y AML (validados por las normativas eIDAS y AML6) que se realizan real-time por vídeo en streaming con inteligencia artificial o con la intervención de un agente en videoconferencia.
Esto genera mucho menos rechazo en los usuarios por su gran facilidad de uso y accesibilidad, ya que no tendrán que configurar ninguna firma de documentos con certificado digital en sus dispositivos. Simplemente tendrán que estar ellos mismos delante del dispositivo donde se va a realizar el proceso de firma electrónica y mirar a cámara. En definitiva, un proceso más rápido, ágil, seguro y cómodo. Esto evita decenas de abandonos en procesos de contratación de productos y servicios en todas los sectores de actividades ya que suelen caer al solicitar el certificado digital.
En cualquier caso, las mejores aplicaciones de contratación permiten elegir al usuario entre firmar documento con certificado digital o hacerlo con la validación KYC. Opta siempre por proveedores de servicios de confianza cualificados QTSP que habiliten ambas opciones o que las activen en el workflow de contratación según una política de reintentos concreta. Así, firmar con certificado digital es opcional y no podrá suponer una barrera al cierre de la operación o solicitud.
