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La firma online de documentos se presenta como gratuita en muchas ocasiones, algo que es realmente incierto. Insertar un archivo de imagen png en un documento pdf no puede considerarse una firma electrónica. Para poder crear una firma digital en línea, el proceso debe realizarse conforme a las normas contenidas en la directiva eIDAS, la cual regula los estándares técnicos y legales con los que debe cumplir el proceso para ser considerado firma electrónica.
Las empresas utilizan la firma electrónica para diseñar procesos de contratación ágiles en los puntos de venta y oficinas comerciales al mismo tiempo que también pueden ofrecer una alta de cliente totalmente digitalizada y en remoto. Las diferentes herramientas de firma online utilizadas por los negocios tienen una serie de características únicas que deben tenerse en cuenta para no saltarse los requerimientos que exige la regulación y al mismo tiempo dar una experiencia de calidad a los clientes.
Qué es una firma online
La firma online es un método de aceptación del contenido de un documento con medios digitales y en plataformas basadas en la web. Este proceso ocurre en plataformas diseñadas para poder enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas - también comunicaciones certificadas en algunos casos. Existen varios tipos de webs y sistemas, unos dirigidos a los particulares y otros para integrarse en la operativa y actividad de las empresas y negocios.
Es importante entender, que la firma online que consiste en la inserción de un grafo o imagen png con una “firma manuscrita” en un documento digital en PDF no tiene validez legal alguna. Cualquiera puede obtener una imagen por distintos medios de la firma de un particular y “pegarla” en un word, pdf o cualquier otro formato de documento.
Cómo firmar documentos online
El proceso de firma digital de documentos a través de canales online se realiza con unos pasos básicos sencillos: La creación de la solicitud de firma por parte del emisor, la recepción del envío por parte del destinatario, el ejercicio de la firma como tal y el almacenamiento de esta en los sistemas de la aplicación o de la empresa solicitante.
Los proveedores de servicios de confianza son aquellos partners y empresas RegTech encargados de ofrecer a particulares y negocios plataformas de firma online que cumplen con todos los requisitos normativos y técnicos. Tan sólo hay que acceder a sus plataformas para configurar un envío tal cual se ha detallado en el anterior párrafo y la aplicación web se encargará de sellar el contenido del documento, vincularlo a la información de identidad del firmante y evitar su alteración posterior.
Las empresas dispondrán de decenas de opciones en sus plataformas de firma digital para realizar envíos automatizados, secuenciales, en masa, con o sin adhesión de la documentación de identidad a los contratos, etc. En el caso de un usuario particular, puede tanto realizar solicitudes de firma a otro usuario como subir un documento PDF a la plataforma y firmarlo con la tecnología adecuada y reconocida por la ley. Sin embargo, este método no se parece en nada - como hemos explicado - a la simple inserción de un PNG.
Este tipo de plataformas funcionan bien como una suscripción mensual que incluye un paquete con un número de firmas y funcionalidades concretas o pueden simplemente cobrar por un uso.
Su uso en banca y FinTech
Si bien la firma electrónica es una herramienta imprescindible para cualquier negocio y particular hoy en día, hay un área en la economía en la cual resulta aún más relevante si cabe: las finanzas. Las industrias BFSI (Banca, servicios financieros y seguros) necesitan a las webs de firma online para poder dar de alta a nuevos clientes a través de internet.
Esto también aplica a áreas como las telecomunicaciones - para realizar contrataciones de servicios de líneas móvil, fibra o TV a través de teléfono - y a los facility services (luz, gas, agua…) con el mismo propósito para poder ofrecer sus productos y servicios en remoto.
Firma electrónica para la contratación de cuentas bancarias y el alta de usuarios
Sin embargo, muchos habréis notado que al contratar un producto o servicio con firma electrónica a través de internet debéis esperar para poder hacer uso de ello. No nos referimos a el alta de un suministro (el cual sí tiene unos pasos y trámites burocráticos para poder estar activo), sino a aquellos que sí que pueden ser utilizados desde el minuto 1 pero que por alguna razón no podemos empezar a disfrutar desde que firmamos la contratación.
Esto se debe a que la empresa está utilizando una plataforma de firma online que no incluye controles de verificación de identidad KYC integrados. Gracias al surgimiento de plataformas holísticas de contratación y firma diseñadas para este sector, ahora las empresas pueden verificar en tiempo real los datos de sus clientes y pasar controles AML (Anti-Money Laundering) equivalentes a un proceso exhaustivo de CDD (Client Due Diligence).
El proceso Know Your Customer se puede integrar de forma unificada junto al de la firma digital de documentos online, sin necesidad de recurrir a varios proveedores o de utilizar diferentes aplicaciones. Además, las mejores plataformas de onboarding no obligan a los clientes a rellenar archivos PDF de forma poco intuitiva, sino que conectan con los sistemas de la empresa para integrarlos en el proceso KYC+Firma con mayor respaldo y sin salirse de la interfaz principal de la web de contratación.
Certificado digital para firmar
El certificado digital se confunde en algunas ocasiones con el concepto de firma electrónica. Si bien están estrechamente relacionados, no son lo mismo. El certificado digital o electrónico (en ocasiones clave) son datos digitales creados por una autoridad de certificación (o Tercero de Confianza) que corrobora que la persona que lo está utilizando es quien dice ser y que su identidad es equivalente a la de una persona física registrada por una entidad o institución mediante clave pública.
Para firmar un PDF con certificado digital online debe crearse la firma con medios electrónicos reconocidos por eIDAS. Es decir, aquellos de los que disponen los prestadores de servicios electrónicos de confianza. Por ello, debe recurrirse a generadores de firma en línea que cumplan con estos requisitos.
Firma digital y tipos reconocidos
Para que una firma online tenga validez debe vincular con datos electrónicos creados bajo el estándar eIDAS. Existen tres tipos de firmas online legalmente vinculantes y reconocidos por la normativa:
- Firma electrónica simple: Este tipo de firma es la más sencilla de todas. Es absolutamente rápida y ágil pero carece de validez probatoria por no hacer una comprobación de identidad con estándares avanzados.
- Firma electrónica avanzada: El segundo estándar reconocido por eIDAS es el más versátil y completo. Además, como comentamos anteriormente, su implementación junto al Know Your Customer la convierte en el método preferido tanto por empresas como usuarios para contratar y ser la herramienta de firma online de referencia. Tiene capacidad probatoria completa y es ampliamente aceptada por el usuario medio.
- Firma electrónica cualificada (QES): La fórmula más compleja para identificarse electrónicamente y firmar online es utilizada especialmente por la administración pública, siendo esta una de sus mayores valedores e impulsores. Si bien es absolutamente segura y 100% reconocida, los usuarios encuentran aún gran dificultad utilizándola, lo que genera muchos abandonos y bajas tasas de conversión en los procesos de contratación.
La directiva europea electronic IDentification, Authentication and trust Services es el marco de referencia sobre el que deben estar construidas las aplicaciones y webs de firmas online. Dentro de poco, veremos como el nacimiento de eIDAS 2 - la actualización de la actual normativa vigente - trastoca estos estándares y hace aún más sencillo el ejercicio de la firma electrónica tanto para usuarios particulares como para empresas.
Plataformas gratis de firma online
No todas las plataformas de firma online son iguales. Como hemos visto, las hay que presentan un tipo de firma que realmente no están ofreciendo, pues para que un documento firmado electrónicamente sea considerado válido y con la denominación de “firma electrónica” este debe crearse y firmarse online con las garantías exigidas por las normas estatales, sectoriales e internacionales que le aplican.
Por otro lado, ya dentro de las plataformas de firma que sí cumplen con la regulación, no todas contienen las mismas características. Algunas no son sólo una mera aplicación web de firma online sino que se pueden perfilan como el centro de documentación y gestión de un negocio.
Funcionalidades y características para hacer firmas digitales
Estas últimas ayudan a resolver cientos de casos de uso en negocios de todos los sectores ya que cuentan con posibilidades para calendarizar, realizar firmas en función de la actividad de un cliente o agente comercial además de actuar como plataforma de negociación, pudiendo tanto firmantes como solicitantes hacer cambios en un documento, ediciones, adiciones de archivos de todo tipo (imágenes, vídeos…) crear plantillas personalizadas para ser cumplimentadas y campos indexables.
Firma en línea para empresas
Integrar y automatizar los procesos de firma dentro de los negocios es sencillo gracias a unas tecnologías ágiles y seguras, además de asequibles. Los SaaS (Software as a Service) y Paas (Platform as a Service) han permitido a las empresas prescindir de grandes proyectos de desarrollo web para simplemente integrar una herramienta de firma online en horas en toda su organización.
Como hemos analizado, las nuevas soluciones de firma digital con altas capacidades pueden funcionar como centros de gestión de la actividad de un negocio, tanto interna (dirigida a los empleados, proveedores y demás) como externa (con clientes y usuarios).
Ahora, la escalabilidad de estas soluciones diseñadas por los especialistas RegTech, les permiten ser absolutamente sencillas para pequeñas empresas y particulares, y completamente potentes, capaces y funcionales para grandes negocios multinacionales. Además, estos partners actúan como socios de transformación digital desarrollando grandes proyectos basados en estas herramientas y tecnologías ágiles para todo el customer journey. En definitiva, aunando lo mejor de los dos mundos con una perspectiva actualizada, moderna y resiliente.
