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La firma electrónica simple es uno de los tres tipos de firma digital propuestos en torno a la normativa eIDAS. Este método digitalizado para reafirmar el consentimiento con el contenido de un documento electrónico (contrato, acuerdo, aceptación de condiciones…) se ha extendido con creces en los últimos años. Sin embargo, hay que tener en cuenta las claves de su uso de tal forma que la apliquemos en las circunstancias adecuadas.
La mayoría de las operaciones de firma electrónica aún no están realizándose de la forma adecuada: algunas utilizan métodos demasiado livianos que no aportan el suficiente nivel de respaldo legal necesario para la operación que se está filmando mientras que otras se pasan de exhaustivas exigiendo un tipo de firma electrónica que no es la más adecuada para ese caso de uso.
Veamos entonces, cómo se realizan las firmas electrónicas simples y en qué situaciones se recomienda su uso.
Qué es la firma electrónica simple
La definición de firma electrónica simple es utilizada por las compañías que la utilizan para diferenciarla de la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. Estos dos últimos métodos sí están pertinentemente recogidos en eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) e incluyen una serie de estándares de criptografía y seguridad muy concretos.
Es decir, el término “firma electrónica simple” no está recogido en esta normativa pero sin embargo este sí hace mención al concepto de “firma electrónica” a secas. Podemos hablar entonces de firma electrónica simple como datos en formato digital conectados con otros del mismo tipo y asociados de forma lógica para firmar un archivo o documento.
Esto significa que no hay ningún estándar de seguridad concreto que indique cómo deben asociarse esos dos datos: aquellos que identifican a una persona física o jurídica y otros que contienen la información que están validando una o más partes. Aquí, la evidencia electrónica es muy limitada, ya que no se exige ningún tipo de requisito.
La seguridad de esta dependerá del proveedor, aplicación o software de firma electrónica simple. Este tiene la capacidad de decidir qué entiende por firma electrónica simple y qué tipo de controles de seguridad y operaciones técnicas añade a la firma para darle respaldo.
Características, tipos y ventajas
Este tipo de firma digital es muy simple y rápida. Requiere de tecnología sencilla y de poco tiempo del usuario firmante y del solicitante de la firma pues no deben realizar procesos verificación de identidad avanzados. Se utiliza generalmente para aceptar el contenido de documentos y contratos de bajo riesgo pero no hace una identificación de las partes firmantes más allá del grafo (firma gráfica) que puede ser insertado en un documento digital como si de una imagen se tratara.
A veces se incluyen algunos metadatos, pero de forma básica y sin atender a las características propuestas por eIDAS o las regulaciones nacionales de los distintos mercados en los que tienen lugar estos procesos de firma.
Regulación, respaldo y legalidad
Si nos encontramos en un pleito judicial o cualquier tipo de disputa que deba resolverse de cara a la operación contenida en una firma electrónica simple, es prácticamente imposible demostrar que la persona que firmó el documento es la legítima propietaria y la que realizó el grafo contenido en él. Frente a un tribunal, no se considera que tenga validez jurídica avanzada.
Pasos de la firma electrónica simple
El método de firma de documentos en este tipo de aplicación discurre a través de una serie de pasos muy sencillos que deben realizarse desde que se sube el documento a la plataforma por parte de aquel que lo ha redactado hasta que ha sido finalmente firmado por la persona a la que se ha enviado.
En una solución de firma electrónica simple estándar, el proceso discurre habitualmente de la siguiente manera:
- Se sube el documento o archivo que quiere que sea firmado a la plataforma de software de firma electrónica o al sistema propio con integración API.
- Se introduce el número de teléfono o email donde quiere enviarse la solicitud de firma.
- Una vez entregado, el destinatario abre el enlace de la plataforma desde su dispositivo con conexión a internet preferido (móvil, tablet, ordenador…). No es necesario instalar ningún programa, se realiza desde un explorador web.
- El receptor comprueba el contenido electrónico enviado y, si está de acuerdo realiza la firma ya sea con una pantalla táctil o utilizando un ratón.
- En algunas ocasiones, puede solicitarse que se adjunte en el documento una fotocopia o imagen de documentación anexa ya sea de identidad (DNI, pasaporte, permiso de conducción…) u otros comprobantes como facturas, nóminas o cualquier tipo de documentación adicional. Soluciones como Tecalis incluyen OCR y KYC para el proceso de forma opcional.
- El solicitante recibe de vuelta el documento firmado.
- Para más validez, algunas soluciones amplían el respaldo solicitando una autenticación de seguridad mediante una OTP por SMS o correo electrónico.
Tras esto, el solicitante puede descargar una copia del documento de auditoría o respaldo que intenta establecer pautas mínimas de un seguimiento de evidencia electrónica. No es algo común en las soluciones de firma electrónica simple, pero por norma general las aplicaciones lo incluyen igualmente.
Esto aporta un mayor nivel de respaldo legal de cara a la impugnación de la firma en un proceso de disputa. Para más nivel, ya debe acudirse a la firma electrónica avanzada o incluso la firma electrónica avanzada biométrica, las cuales sí tienen plena validez legal.
Casos de uso y casos de éxito de la firma electrónica simple
La firma electrónica simple es útil en muchas circunstancias en las que se están firmando acuerdos de bajo riesgo o para dar visto bueno a acontecimientos sin demasiada implicación legal. Es más, la integración de firmas electrónicas simples bajo este tipo de operaciones es a veces aún más simple: puede automatizarse sin necesidad de tener que configurar cada envío.
Gracias a la integración inteligente de los sistemas de firma digital en las herramientas y aplicaciones de las empresas, ahora por ejemplo puede firmarse con firma simple un fichaje de un empleado sin necesidad de que constantemente haga un grafo. Si se ha definido previamente, lo hará una única vez, después, tan sólo con autenticarse ya puede automatizar las firmas electrónicas simples para decenas de usos.
Algunos de los casos de uso en los que sí tiene sentido utilizar la firma electrónica simple son:
- Aceptación de condiciones de utilización de una plataforma, producto o servicio.
- Aprobación y solicitud de vacaciones de trabajo en empresas de todo tipo.
- Fichajes de empleados: hora de salida, entrada y descansos.
- Entregas de paquetería, recogida y firma de albaranes o recibís.
- Firmas en el sector hotelero donde se alquilan productos durante un tiempo determinado en lugares y experiencias turísticas.
Soluciones de firma electrónica
La firma electrónica simple (FES) puede entenderse también como una cédula pero traspasada a la firma de documentos o archivos online. Algunos proveedores de soluciones de firma electrónica simple también la denominan Certificado Digital Simple, aunque parece más una denominación de marketing y que algo que tenga realmente sentido y efecto legal como hemos visto anteriormente.
En algunas ocasiones puede solicitarse a la persona que acceda al trámite de firma electrónica simple introduciendo un dato que sólo él debería conocer como una contraseña o su número de documentación de identidad. Aunque aporta cierto nivel de identificación, es bastante bajo y no llega en absoluto a cumplir los requisitos de la firma electrónica avanzada. Recordemos que es tan sólo una rúbrica digitalizada e insertada de forma coherente en un documento o archivo electrónico.
Respecto a una firma no digitalizada, por supuesto que tiene muchísima más validez, ya que sí incluye algunos datos que pueden identificar y que mencionamos anteriormente. Además, evita la posibilidad de extravío y la creación de copias falsificadas es mucho más difícil.
Para las empresas, la utilización de soluciones de firma electrónica simple aporta decenas de beneficios desde la optimización de todos los procesos relativos a empleados, los albaranes con proveedores y las altas hasta la utilización como norma por parte de las secciones de logística. El ahorro en costes es mayúsculo, suponiendo que se prescindirá completamente de los espacios físicos para el almacenamiento de la documentación, evitando también el uso de papel, impresoras, tintas o sellos.
Los desplazamientos y el riesgo de pérdida desaparecen por completo, aumentando la imagen de la empresa como negocio digital y comprometido con la sostenibilidad y el impacto ambiental. Ayuda a los empleados a dedicarse a tareas importantes automatizando todo el back-office y decenas de procesos burocráticos y administrativos.
Por otro lado, gracias a la firma electrónica pueden firmarse muchos más acuerdos en la mitad de tiempo, aumentando el número de clientes, su satisfacción y creando envíos por correo electrónico automatizado sin tener que estar creándolos con cada nueva solicitud de firma.
