Índice
El mejor contenido en tu bandeja de entrada
El email certificado es un método ágil y seguro para enviar notificaciones fehacientes con información relevante. El correo electrónico ya forma parte total de nuestro día a día, ya sea para comunicaciones personales y menos importantes como para trámites relevantes a nivel laboral o con las administraciones.
Sin embargo, con el auge de los servicios de mensajería instantánea, que acumulan cientos o miles de mensajes diarios para los usuarios, los emails ahora destacan por su uso para las comunicaciones importantes a nivel comercial, profesional o administrativo.
A pesar de su practicidad y rapidez, el correo electrónico simple presenta ciertas limitaciones en cuanto a la garantía de entrega, la verificación de la identidad del remitente y la validez legal de los mensajes, por lo que se opta preferentemente por los e-mails certificados.
Para solventar estas pequeñas pero cruciales limitaciones, el email certificado, también conocido como correo electrónico certificado o mail certificado, hace uso de tecnologías de cifrado y trazabilidad que garanticen un acuse de recibo legal. A continuación veremos qué es un email certificado, cómo puede enviarse un correo electrónico certificado de tal forma que sea legal y las plataformas gratis de mail certificado más relevantes.
Qué es un email certificado
Un email certificado es un tipo de correo electrónico que incorpora mecanismos de seguridad y trazabilidad avanzados que permiten verificar su envío, recepción, contenido y la identidad del remitente y del lector. Estas características y funcionalidades dotan a los emails certificados de validez legal completa si son realizados a través de un proveedor de servicios de confianza regtech, convirtiéndolo en una herramienta idónea para comunicaciones que requieren garantías jurídicas en diversos ámbitos
En esencia, el email certificado funciona como una prueba fehaciente de la comunicación electrónica, similar a lo que ocurre con el burofax en el ámbito postal tradicional, o correo certificado. De esta manera, los mail certificados son una evolución del correo electrónico tradicional, diseñados para ofrecer una capa adicional de seguridad, autenticidad, inmediatez y trazabilidad en las comunicaciones electrónicas.
A diferencia de un correo electrónico convencional, que puede ser susceptible de manipulación o suplantación de identidad, un email certificado utiliza tecnologías avanzadas para garantizar la integridad del mensaje y la identidad de las partes.
Este tipo de correo electrónico certificado no solo se centra en la entrega del mensaje, sino que también proporciona pruebas fehacientes de la recepción del mismo que pueden ser utilizadas en caso de disputa legal, asegurando así una comunicación más confiable y segura entre las partes involucradas.
Cuando envías un email certificado, estás utilizando técnicas avanzadas de cifrado, blockchain y firma digital para asegurar que el mensaje llegue a su destinatario de forma segura y que su contenido no haya sido alterado en el camino. Además, el email certificado proporciona un registro detallado de la entrega del mensaje (a través de un documento probatorio de auditoría sellado por un tercero de confianza), la lectura por parte del destinatario y cualquier acción realizada con respecto al correo electrónico.
El servicio de email certificado es sencillo de utilizar y altamente económico, con ahorros de costes de más del 90% con respecto a los correos certificados. Donde y cuando quieras, puedes obtener validez legal probatoria al instante al enviar un email certificado incluyendo archivos adjuntos, por ejemplo.
Correo electrónico certificado: qué es y cómo funciona
Un correo electrónico certificado es y su funcionamiento se basa en la intervención de un tercero de confianza, también conocido como prestador de servicios de certificación o entidad de certificación. Este tercero actúa como garante de la identidad del remitente, del contenido del mensaje y de la fecha y hora de envío y recepción, además de aportar todas las tecnologías y herramientas para poder realizar el envío del correo electrónico certificado.
De esta manera, podemos entender que un correo electrónico certificado es también una notificación electrónica fehaciente. Este estándar está regulado por organismos oficiales como la Unión Europea en su normativa eIDAS así como por las organizaciones homólogas en el resto de países del mundo, variando sus características por región pero siendo prácticamente idénticas.
El proceso de envío de un correo electrónico certificado suele incluir los siguientes aspectos y pasos:
- Herramientas y tecnologías en la plataforma del prestador de servicios digitales: El remitente accede a la plataforma del prestador de servicios de certificación seleccionado, que incluye sistemas como el sellado de tiempo o la firma digital.
- Creación del email certificado: El remitente redacta el email como lo haría con un correo electrónico tradicional, adjuntando los archivos necesarios si procede e incluso pudiendo adjuntar documentos para ser firmados por firma electrónica.
- Firma digital del email por parte del emisor del correo electrónico: El remitente firma digitalmente el email utilizando un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación de confianza QTSP o a través de otros métodos de identificación provistos en normativas como eIDAS y facilitados por el proveedor RegTech.
- Envío del email certificado al receptor de esa comunicación: El email firmado digitalmente se envía al servidor del prestador de servicios de certificación.
- Verificación y envío al destinatario por parte del tercero de confianza: El prestador de servicios de certificación verifica la firma digital del remitente, el contenido del email y la fecha y hora de envío. Si todo es correcto, el email se envía al destinatario.
- Notificación de recepción: El destinatario recibe una notificación de la recepción del email certificado, junto con un acuse de recibo que confirma la fecha y hora de recepción.
- Trazabilidad del correo electrónico certificado: Se extrae un informe de auditoría con todas las evidencias del proceso, que puede generarse en cualquier momento e incluir información como la recepción o incluso la lectura. Esto garantiza el no repudio del mensaje recibido. Se incluyen metadatos como las direcciones IP, fechas, horas y todo tipo de pruebas fehacientes.
El correo electrónico certificado es un método muy similar al SMS certificado. En cuanto a tecnología y herramientas, funcionan de una forma prácticamente idéntica, cambiando simplemente algunos aspectos técnicos derivados del canal de comunicación (línea telefónica o sistema de mensajería por internet).
Pero igualmente, el funcionamiento de un correo electrónico certificado se basa en la utilización de certificados digitales y protocolos de seguridad. Cuando decides enviar un email certificado, el proceso inicia con la firma digital del mensaje por parte del emisor. Esta firma digital actúa como una especie de "sello" que verifica la identidad del remitente y garantiza la integridad del contenido del correo.
Una vez firmado digitalmente, el mensaje se envía a través de servidores seguros que utilizan cifrado de extremo a extremo para proteger la información durante su tránsito por la red. Al llegar al destinatario, el correo electrónico certificado puede ser abierto con total seguridad, garantizando que el contenido no ha sido alterado y que proviene del remitente verificado.
La validez legal de un email certificado
La validez legal de un email certificado es un aspecto crucial; siendo básicamente lo que lo distingue de los correos electrónicos convencionales a efectos prácticos. En muchos países (prácticamente todos), las leyes y regulaciones sobre comunicaciones electrónicas y firma digital reconocen la validez legal de los emails certificados con firma digital.
Esto significa que un email certificado con firma digital tiene la misma validez legal que un documento firmado físicamente o el conocido estándar tradicional burofax a través de correo certificado o carta certificada. En caso de disputas legales o comerciales, el registro detallado de la entrega y lectura del correo electrónico certificado puede ser presentado como prueba ante las autoridades competentes, proporcionando un respaldo legal sólido para las partes involucradas.
Para que un mail certificado sea legalmente válido, es fundamental que se utilicen certificados digitales y tecnologías de cifrado desde entidades certificadoras reconocidas (QTSP) y que se mantengan registros detallados de la entrega y recepción del mensaje (informe de auditoría audit trail).
En el caso de países como por ejemplo España, la validez legal de un email certificado está amparada por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (que es mucho anterior a eIDAS), que establece que un mensaje de datos por email sellado con medios electrónicos certificados tendrá el mismo valor y eficacia que la firma manuscrita en relación con los datos consignados en él.
En este sentido, el Tribunal Supremo ha avalado en diversas sentencias la validez legal del email certificado como medio de prueba en procesos judiciales, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la ley por parte de los proveedores RegTech, como la utilización de un certificado digital válido y la correcta firma digital del mensaje.
Mails y certificados digitales
En plataformas como Tecalis pueden utilizarse los certificados digitales para enviar correos electrónicos certificados. Con el gestor de certificados digitales integrado en la plataforma, los emails certificados se sellan rápidamente y cumplen con la normativa más exigente. Sin embargo, para aquellos que no desean utilizar su certificado digital por email o correo electrónico, pueden optar por otros métodos y enviar del mismo modo un e-mail certificado con validez jurídica total.
Para asegurar la máxima confiabilidad y seguridad en tus comunicaciones electrónicas, es fundamental utilizar un servicio de confianza cualificado que ofrezca mails certificados y digitales con y sin certificado digital por mail. Estos servicios suelen estar acreditados por organismos reconocidos y cumplir con los estándares internacionales de seguridad y privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), eIDAS, eIDAS 2 y DORA en la Unión Europea (Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo).
Al optar por un servicio de confianza cualificado, no solo te beneficias de las garantías adicionales de seguridad y validez legal (con documento de evidencias en PDF u otros formatos), sino que también aseguras la interoperabilidad con otros servicios y plataformas además de con otros países o regiones, facilitando la gestión y el seguimiento de tus comunicaciones certificadas, tanto si usas el certificado digital en email como si optas por otro método validado por el QTSP.
Los servicios de confianza cualificados están sujetos a estrictos requisitos de seguridad y control por parte de las autoridades competentes, lo que garantiza la fiabilidad del certificado digital en el email y de los servicios prestados de correo electrónico certificado.
Usos de los emails certificados: ejemplos y aplicaciones
Los emails certificados tienen una amplia gama de usos en diferentes ámbitos y sectores, tanto en el sector público como en el privado. A continuación exponemos algunos ejemplos y aplicaciones prácticas del correo electrónico certificado:
- Notificaciones formales, legales y judiciales: Despidos, reclamaciones, citaciones, etc. Las notificaciones legales y judiciales, como citaciones o requerimientos, pueden ser enviadas como emails certificados para garantizar su entrega y validez legal. También puede utilizarse para dar autorizaciones legales ante terceros incluyendo todos los tipos de firma electrónica o para comunicar el alta en ficheros de morosos.
- Comunicaciones contractuales y acuerdos comerciales: Firmas de contratos, acuerdos, modificaciones, cancelaciones, concesiones de créditos, etc. Los contratos y acuerdos comerciales pueden ser enviados como emails certificados para garantizar su recepción y aceptación por parte de todas las partes involucradas.
- Transacciones financieras: Facturas, recibos, estados de cuenta, justificantes de pago, seguimiento de envíos, alegaciones y escritos, notificaciones de expedientes, etc.
- Comunicaciones con la administración: Presentaciones de solicitudes, recursos, notificaciones, etc. Envío de comunicados gubernamentales, documentos de identificación, certificados y otros documentos oficiales que requieren validación y seguridad.
- Comunicaciones Internas y Externas en Empresas: En el ámbito empresarial, los emails certificados son útiles para comunicaciones internas y externas que requieren un alto grado de seguridad y confidencialidad.
En función del caso de uso del e-mail certificado, deben escogerse las distintas opciones de trazabilidad para generar prueba: recepción, apertura, visualización de los documentos, apertura de documentos, descarga de los documentos, etc.
Cómo enviar un email certificado
El proceso de enviar un email certificado puede variar según el proveedor de servicios que elijas. Para poder enviar un email certificado primero debes elegirlo, optando siempre por aquel que cumpla con los requisitos legales establecidos en la jurisdicción donde operas. Existen algunas plataformas más sencillas que otras, pero generalmente el método para enviar un correo electrónico certificado consta de los siguientes pasos:
- Acceder a la plataforma del prestador de servicios de email certificado: Selecciona un prestador de servicios de certificación de confianza y accede a su plataforma online haciendo login con tu cuenta.
- Importar un certificado digital para enviar por email o hacer uso del método de la plataforma RegTech: Crea o importa un certificado digital válido que será utilizado para firmar digitalmente tus correos electrónicos o utiliza un método de firma digital válido que provea tu prestador de servicios de vonfianza.
- Redactar el correo electrónico o adjuntar un documento con la información a enviar: Redacta el correo electrónico como lo harías normalmente, incluyendo cualquier documento o archivo adjunto necesario. Puedes hacer una solicitud de firma digital de documentos si es necesario.
- Elige el método de envío: Antes de enviar el correo electrónico, puedes elegir entre envío secuencial, masivo o paralelo en caso de contar con más de un receptor.
- Enviar el email certificado: Una vez firmado digitalmente, envía el correo electrónico a través del servicio de email certificado de tu proveedor.
- Añade la información de los destinatarios: Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario al que se desea enviar el email certificado y toda la información que consideres o elígelo dentro de tu agenda de contactos.
- Almacenar el acuse de recibo de entrega del email certificado y su lectura: Guarda el recibo de entrega y lectura del correo electrónico certificado (informe de auditoría) como prueba de su envío y recepción.
Enviar un email certificado requiere seguir un proceso específico que garantice la seguridad, autenticidad y trazabilidad del mensaje. Estas notificaciones proporcionan una confirmación fehaciente de que el mensaje ha sido entregado al destinatario y, en su caso, de que ha sido abierto y leído.
Herramientas de email certificado gratis
Si estás buscando opciones gratuitas para enviar emails certificados, existen algunas herramientas disponibles que ofrecen esta funcionalidad de forma gratuita pero es importante tener en cuenta que, si bien estas herramientas ofrecen opciones llamativas, es posible que algunas funciones avanzadas o servicios adicionales no estén disponibles. Opta siempre por un proveedor de servicios de confianza cualificado o tu mail certificado no tendrá la validez legal suficiente.
Tecalis Sign cuenta tanto con un periodo de prueba gratuito que incluye email certificado gratis como de una versión Freemium con cierto número de envíos gratis. Aunque estas herramientas suelen ofrecer características básicas y limitaciones en comparación con las versiones de pago, pueden ser una excelente opción para usuarios individuales o pequeñas empresas que buscan probar el correo electrónico certificado sin incurrir en costes adicionales pero contando con el respaldo legal necesario para un mail certificado, a diferencia de aquellas online de dudoso soporte jurídico.
Una vez tu negocio crezca y necesite más, puedes cambiar de plan y utilizar correo certificado gratis incluido con tu suscripción u optar por otro modelo a un coste muy bajo. Es recomendable evaluar las necesidades específicas y considerar la posibilidad de invertir en una versión de pago si se requieren funcionalidades adicionales, ya que aportan una mejora absolutamente diferencial a un precio realmente asequible.
Ventajas de un e-mail certificado
Las ventajas de utilizar un e-mail certificado son numerosas y abarcan desde la seguridad y la privacidad hasta la validez legal y la eficiencia operativa. El uso de emails certificados ofrece diversas ventajas frente al correo electrónico tradicional, el burofax como correo certificado o las cartas certificadas, especialmente en lo que respecta a la seguridad, la trazabilidad y la validez legal. Algunas de las principales ventajas incluyen:
- Mayor seguridad y privacidad: Los emails certificados utilizan cifrado y firma digital para proteger tus comunicaciones electrónicas contra accesos no autorizados y alteraciones. Se asegura que el contenido del email no ha sido modificado o leído durante su transmisión.
- Validez legal instantánea y reconocimiento internacional: Los correos electrónicos certificados con firma digital tienen validez legal y son reconocidos internacionalmente, facilitando la aceptación y el reconocimiento de tus comunicaciones en diferentes jurisdicciones.
- Registro detallado y garantía absoluta de entrega: Los emails certificados proporcionan un registro detallado de la entrega del mensaje, la lectura por parte del destinatario y cualquier acción realizada con respecto al correo electrónico o el correo certificado, ofreciendo una trazabilidad completa de tus comunicaciones.
- Facilidad de uso y compatibilidad: Enviar un e-mail certificado es un proceso sencillo que se integra fácilmente con tus herramientas y plataformas de correo electrónico existentes, garantizando una experiencia de usuario fluida y sin complicaciones.
- Reducción de costes y tiempos: Al facilitar la gestión y el seguimiento de tus comunicaciones electrónicas, los emails certificados contribuyen a la reducción de costes y tiempos en procesos administrativos y legales, optimizando la eficiencia operativa de tu negocio o actividad profesional.
- Profesionalidad y agilidad: El uso de correo electrónico certificado transmite una imagen de profesionalismo y seriedad, especialmente en entornos empresariales y comerciales donde la seguridad y la confiabilidad son aspectos fundamentales.
En resumen, con una amplia gama de usos y aplicaciones y una serie de ventajas significativas, los mails certificados se convierten en una herramienta fundamental para cualquier tipo de comunicación electrónica que requiera garantías de seguridad, trazabilidad y validez legal. Su uso se extiende a diversos ámbitos, tanto en el sector público como en el privado, aportando confianza y seguridad en las comunicaciones digitales.
El email certificado se ha consolidado como una herramienta indispensable en el entorno digital actual, ofreciendo seguridad, validez legal y confianza en las comunicaciones electrónicas. Con las herramientas y servicios disponibles en el mercado, enviar emails certificados es más fácil y asequible que nunca con herramientas de pago y email certificado gratis, proporcionando una solución eficaz y fiable para garantizar la integridad y autenticidad de los mensajes enviados.
