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El aprovisionamiento electrónico, conocido como e-procurement, es un sistema que utiliza tecnologías de la información para automatizar y optimizar los procesos de compra y suministro de bienes y servicios en una organización, así como otros relacionados. Este enfoque moderno no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también proporciona una mayor transparencia y control en las adquisiciones.
También denominadas como compras electrónicas estas prácticas y operaciones han ido ganando una gran relevancia en los últimos años, ya que permite a las empresas habilitar nuevos casos de uso dando como resultado un gran ahorro en costes y la apertura de un gran abanico de posibilidades para ofrecer más y mejores productos y servicios.
En este artículo, exploramos en profundidad qué es el e-procurement, sus características, funcionalidades, tipos, ejemplos de aplicación, herramientas tecnológicas y los numerosos beneficios que ofrece a los negocios de muchas industrias.
Qué es el e-procurement
El e-procurement es el proceso de adquisición de bienes y servicios a través de plataformas digitales con grandes modelos de automatización. Aún así y más recientemente, esta disciplina y sus tecnologías asociadas se usan cada vez más para optimizar y automatizar todo tipo de procesos de una empresa, destacando la vertiente de gestión comercial y de canales de venta.
Este sistema integra diversas funciones de la cadena de suministro, desde la solicitud de compras hasta el pago final, utilizando tecnologías de software especializado y bases de datos. El objetivo principal del e-procurement es optimizar los procesos de compra, reducir costes, aumentar la eficiencia, ampliar el compliance y la seguridad y mejorar la visibilidad y el control de las transacciones.
El aprovisionamiento electrónico trabaja sobre una amplia gama de actividades que incluyen la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos, la gestión de pedidos y el seguimiento de entregas. Al digitalizar estos procesos, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar sus adquisiciones, minimizando también el riesgo de errores humanos y mejorando la precisión de los datos.
Estos sistemas integrados de e procurement gestionan todo el ciclo de adquisición de una empresa, desde la identificación de necesidades hasta el pago a proveedores. Se utilizan diferentes tecnologías de la información y comunicaciones a través de software especializado para llevar a cabo las diferentes etapas del proceso de compras de forma electrónica.
En esencia, el e-Procurement digitaliza y centraliza la gestión de las compras de una empresa, eliminando la necesidad de procesos manuales y en papel. Esto se logra a través de la implementación de plataformas electrónicas que facilitan la interacción entre la empresa y sus proveedores, empleados, canales de ventas o socios comerciales, automatizando flujos de trabajo, agilizando la comunicación y mejorando la transparencia en todo el proceso.
Características principales y funcionalidades del e Procurement
El e procurement abarca diversas actividades como el sourcing (búsqueda y selección de proveedores o partners de ventas), la gestión de pedidos, la recepción de bienes y servicios, la conciliación de facturas y el pago. Todo ello se realiza a través de plataformas digitales y herramientas en línea, eliminando en gran medida el papeleo y los procesos manuales.
De esta forma, el abastecimiento electrónico se caracteriza por varias funcionalidades clave que lo diferencian de los métodos tradicionales de compra. Entre las características más destacadas del e-procurement se incluyen:
- Automatización de procesos: El e procurement permite la automatización de tareas repetitivas y administrativas, como la creación y el seguimiento de pedidos, la gestión de inventarios y la conciliación de facturas o liquidación de comisiones.
- Catálogos electrónicos: Proporciona acceso a catálogos digitales de proveedores, facilitando la búsqueda y selección de productos y servicios.
- Integración con sistemas ERP/BSS: Los sistemas de e-procurement suelen integrarse con otros sistemas empresariales, como el ERP (Enterprise Resource Planning) o los BSS (Business Support Systems o Sistemas de Soporte Empresarial), lo que permite una gestión más coherente y eficiente de los recursos comerciales de un negocio en todos sus canales.
- Transparencia y control: Mejora la visibilidad sobre las transacciones y el cumplimiento de las políticas de compra, reduciendo el riesgo de fraudes y errores.
- Análisis y reportes: Ofrece herramientas de análisis que permiten monitorear y evaluar el rendimiento de las compras en toda la red comercial en tiempo real, identificando áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
Las soluciones de e-procurement suelen contar con una amplia gama de funcionalidades para gestionar de manera eficiente el proceso de aprovisionamiento y otras operaciones comerciales. Algunas de las funcionalidades más destacadas de los sistemas e procurement son:
- Catálogos electrónicos de productos y servicios
- Solicitudes de pedido y aprobaciones en línea
- Alta de nuevos productos y servicios en plataformas de venta
- Gestión de órdenes de compra, pedidos, stock de punto de venta, etc
- Integración con sistemas ERP, BSS, CRM y contabilidad
- Recepción y control de facturas electrónicas
- Módulos de sourcing y licitaciones
- Gestión de contratos y SLAs con proveedores
- Informes y análisis de gastos y otras métricas de negocio asociadas a compras y ventas
La mayoría de las tareas manuales, como la creación de pedidos, la aprobación de facturas y la gestión de contratos, se automatizan, lo que reduce el tiempo y el costo de las operaciones gracias a estos nuevos modelos de aprovisionamiento electrónico.
Toda la información relacionada con las compras se almacena en un repositorio central y conectado con los sistemas OSS/BSS que utilizan en los puntos de venta, lo que facilita el acceso y análisis de datos para la toma de decisiones estratégicas. Por otro lado, las plataformas de e-Procurement facilitan la comunicación entre la empresa y sus proveedores, mejorando la colaboración y la eficiencia en la gestión de las compras gracias a plataformas 100% automatizadas y conectadas con las herramientas de ventas y activación de negocio.
El registro electrónico de todas las transacciones aumenta la transparencia en el proceso de compras, lo que reduce el riesgo de fraudes y errores y las plataformas de aprovisionamiento electrónico ayudan a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones aplicables a las compras.
Etapas del proceso Procure to pay
El proceso de e-procurement cuenta con una serie de etapas y pasos. También conocido como "procure to pay" (P2P), abarca varias etapas que garantizan la eficiencia y efectividad en la gestión de compras desde un modelo integral. Cada compañía establece sus propios procesos y sistemas de eprocurement con sus etapas y fases pero podemos considerar las siguientes como genéricas y estandarizadas para obtener una visión sencilla del proceso de aprovisionamiento electrónico:
- Identificación de necesidades: Se comienza con la identificación de las necesidades de bienes o servicios dentro de la organización.
- Solicitud de compra: Se genera una solicitud de compra (requisición) que es aprobada por los responsables correspondientes o según las políticas definidas para hacerse de forma automatizada.
- Sourcing y selección de proveedores: Utilizando catálogos electrónicos o solicitando cotizaciones, se seleccionan los proveedores adecuados.
- Negociación y contrato: Se negocian los términos y condiciones de la compra, formalizando los acuerdos contractuales. Del mismo modo, esta fase puede haberse previsto y se crean modelos según el tipo de operación, que es aprobado o no en función de lo marcado o del momento (con modelos dinámicos)
- Emisión de órdenes de compra: Se emiten las órdenes de compra (PO) que detallan los productos o servicios, cantidades y precios acordados.
- Recepción de bienes o servicios: Los bienes o servicios son entregados y se verifica que cumplan con las especificaciones del pedido.
- Validación y aprobación de facturas: Se reciben y verifican las facturas de los proveedores, asegurando que coincidan con las órdenes de compra y los bienes recibidos.
- Pago a proveedores: Finalmente, se procesan los pagos a los proveedores, completando el ciclo de aprovisionamiento.
- Contabilización y registro contable: Integración con sistemas ERP, BSS y OSS para el registro y contabilización.
- Informes y análisis: Obtención de reportes y métricas para análisis y toma de decisiones.
Herramientas y tecnologías relacionadas con el aprovisionamiento electrónico
El éxito del e-procurement depende de las herramientas y tecnologías utilizadas para implementar y gestionar los distintos procesos comerciales. Algunas de las herramientas y tecnologías más comunes incluyen:
- Plataformas de e-procurement: Software especializado que automatiza y optimiza los procesos de compra y demás elementos comerciales, como Tecalis Customer Hub.
- Sistemas de gestión de inventarios: Herramientas que ayudan a las empresas a gestionar sus inventarios de manera eficiente y con conexión directa con los distintos puntos de venta en canales tanto propios como alternativos.
- Sistemas de gestión de relaciones con proveedores (SRM): Software que facilita la gestión de relaciones y comunicaciones con proveedores. Esto incluye sistemas de búsqueda de proveedores con tecnologías KYB (Know Your Business).
- Automatización de facturación electrónica: Herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica, como Tecalis Sign.
- Soluciones de pago electrónico: Plataformas que permiten realizar pagos electrónicos de manera segura.
- Catálogos digitales: Bases de datos con los productos y servicios de proveedores en sistemas conocidos como punch-out.
- Tecnologías móviles: Apps para la gestión de pedidos y aprobaciones desde dispositivos móviles como la disponible en el Centro Avanzado de Gestión de Negocio de Customer Hub.
- Inteligencia artificial: Asistentes virtuales, chatbots y motores de recomendación automatizados.
- Blockchain: Registros descentralizados para aumentar la transparencia y trazabilidad. Seguimiento completo de pedidos y entregas con audit trail y sello de tiempo en todas las fases del proceso de supply chain (compras y aprovisionamiento).
- Integración con sistemas ERP: Conexión con los sistemas de gestión empresarial centrales.
- EDI (Electronic Data Interchange): Intercambio electrónico de documentos estandarizados entre sistemas.
- Herramientas de firma y negociación de contratos: Las firmas electrónicas y digital juega un papel fundamental en estos sistemas, integrada por API generalmente.
- Automatización RPA de todo tipo de procesos de compras: Gracias a la IA y las herramientas RPA como Tecalis Automation, las compañías han reducido sus costes y llevado los errores a niveles mínimos.
Tipos de e-procurement
Existen diferentes tipos de e-procurement, cada uno adaptado a las necesidades específicas de las organizaciones y a los modelos de los sistemas. Los principales tipos de e procurement son:
- Compra directa: Involucra la adquisición de materiales y servicios que se utilizan directamente en la producción de bienes o servicios de la empresa.
- Compra indirecta: Se refiere a la adquisición de bienes y servicios que no están directamente relacionados con la producción, como suministros de oficina y servicios de mantenimiento.
- Por subastas: El proceso de supply chain y aprovisionamiento electrónico se realiza por subasta automatizada conectando directamente entre compradores y vendedores. Puede ser subasta revertida (e-reverse auctioning) al trabajar con proveedores tanto conocidos como desconocidos.
- Especializadas en B2G: Se destacan las operaciones relacionadas con las administraciones pública y los gobiernos, que tienen sus propias normas y estándares de funcionamiento. También los hay especializados sólo en B2C o B2B.
Si tenemos en cuenta las tecnologías que utilizan y el modelo de programa que trabaja sobre el eprocurement, podemos encontrar otros tipos de aprovisionamiento electrónico categorizados de la siguiente manera:
- E-sourcing (perfilación electrónica): Es el proceso de encontrar y evaluar proveedores potenciales utilizando herramientas electrónicas.
- E-tendering (licitación electrónica): Implica la solicitud y recepción de ofertas a través de plataformas electrónicas para seleccionar al proveedor más adecuado.
- E-invoicing: Consiste en la emisión y recepción de facturas electrónicas, simplificando y agilizando el proceso de facturación y pago.
- E-payment: Se refiere a la realización de pagos electrónicos, lo que reduce los tiempos de procesamiento y mejora la seguridad de las transacciones.
- Basados en grandes volúmenes de información (e-informing): Se envían peticiones basadas en la información de las operaciones obtenida a través de internet y BBDD del mercado.
- Modelos Web basados en construcciones ERP: Los que fusionados con otros sistemas actúan de forma coordinada para crear, aprobar, realizar y remitir órdenes de compra y gestionar la logística. Existen modelos ampliados con bienes y servicios que no están relacionados con productos MRO (e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance, Repair and Overhaul])
- Catálogo electrónico (e-catalog): Plataforma con los catálogos de productos y servicios de proveedores contratados en un sistema de Punch-Out.
- Gestión de pedidos (e-ordering): Emisión, aprobación y seguimiento de órdenes de compra. Es una parte del subproceso.
- Marketplaces de compras (e-procurement marketplaces, ecommerce o e-marketsites): Mercados virtuales de compradores y vendedores conectados directamente y generalmente automatizados por completo.
Ejemplos y dónde aplicar el eProcurement
El e-procurement se puede aplicar en una amplia variedad de industrias y sectores (prácticamente en todos, independientemente de que sea un negocio de productos o de servicios). Algunos ejemplos incluyen:
- Manufactura: Las empresas manufactureras utilizan e-procurement para gestionar la adquisición de materias primas y componentes necesarios para la producción.
- Retail: Los min
- Telecomunicaciones y utilities: En el sector telco y en la enegía, tenemos muchos ejemplos de mejora de procesos de venta gracias al e procurement.
- BFSI: En banca, servicios financieros y seguros encontramos gran variedad de sistemas especializados así como herramientas RegTech que usan técnicas del aprovisionamiento electrónico para por ejemplo hacer cross-sale en las apps bancarias.
- Sector público: Los gobiernos y las instituciones públicas implementan e-procurement para garantizar la transparencia y eficiencia en las compras públicas.
- Salud: Los hospitales y clínicas utilizan e-procurement para adquirir suministros médicos y equipos de manera eficiente.
- Tecnología: Las empresas de tecnología utilizan e-procurement para adquirir hardware, software y servicios técnicos necesarios para sus operaciones.
- Servicios profesionales: Contratación de servicios externos como consultoría, publicidad, mantenimiento, etc.
- Sectores regulados: Es perfecto para asegurar todo tipo de procesos y adquisiciones en entornos altamente regulados como sanidad, energía, defensa, etc.
Ventajas y beneficios del e-procurement
La implementación de un sistema de e-procurement ofrece numerosos beneficios a las organizaciones. De esta manera, el aprovisionamiento electrónico se ha convertido en una pieza clave para la transformación digital de los procesos de ventas y compras, maximizando la eficiencia operativa y reduciendo drásticamente los costos asociados a la cadena de suministro (supply chain). Entre las ventajas y beneficios más destacados del e procurement, encontramos:
- Reducción de costes: Al automatizar los procesos de compra y eliminar ineficiencias, las empresas pueden reducir significativamente los costos operativos.
- Mayor eficiencia operativa en el área comercial: La digitalización de los procesos de aprovisionamiento reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar compras, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades estratégicas.
- Mejora de la transparencia y el compliance: El e-procurement proporciona una mayor visibilidad sobre las transacciones y el cumplimiento de las políticas de compra, reduciendo el riesgo de fraudes y errores.
- Control y gestión mejorados: Las herramientas de análisis y reportes permiten a las empresas monitorear y evaluar el rendimiento de sus compras, identificando áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
- Relaciones más sólidas con proveedores: La gestión eficiente de las relaciones con proveedores puede mejorar la colaboración y negociar mejores términos y condiciones.
- Integración y colaboración entre áreas: Conexión directa con sistemas de información y proveedores, trabajo colaborativo.
- Gestión de gasto optimizada: Centralización de compras, análisis profundos de datos, identificación de ahorros, etc.
- Mejora en la calidad del servicio: Satisfacción de clientes y usuarios finales además de proporcionar un mejor clima para tener agentes de ventas, empleados y colaboradores, partners, motivados.
En conclusión, el e-procurement es una herramienta esencial para las organizaciones modernas que buscan mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la transparencia en sus procesos de adquisición. Al adoptar tecnologías avanzadas y automatizar los procesos de compra, las empresas pueden lograr una ventaja competitiva significativa y posicionarse mejor para enfrentar los desafíos del mercado global. La implementación de un sistema de aprovisionamiento electrónico eprocurement bien diseñado no solo mejora la gestión de las compras y ventas de forma inmediata, sino que también impulsa el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.
