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En muchas ocasiones, las empresas sienten que sus equipos invierten horas y horas en tareas monótonas y repetitivas que no aportan mucho valor al negocio. Esto es algo que resulta agotador y genera frustración tanto en los empleados como en los clientes.
Tener más tiempo para dedicar a tareas importantes y estratégicas que marcan la diferencia es ahora posible gracias a las herramientas SaaS RPA y los software cloud escalables. En este artículo veremos cómo puedes optimizar tus procesos empresariales y operativos (tanto internos como relativos a cliente), así como los relativos a cliente, gracias a los software de gestión automatizada.
Mejorando la eficiencia de tu empresa con software de gestión automatizada
Si hay algo que todos sabemos es que ser responsable o dueño de un negocio no es una tarea en absoluto sencilla, sobre todo cuando se trata de PYMES. En cualquier caso, reducir la burocracia y transformar procesos para que sean más ágiles y rápidos es la preocupación principal tanto de pequeñas y medianas empresas como de grandes compañías multinacionales con fuertes recursos. Desde el momento en que nuestros canales tanto físicos como presenciales empiezan a funcionar, estamos constantemente buscando maneras de mejorar la eficiencia y la eficacia de nuestros sistemas y acciones.
A veces puede ser complejo encontrar tiempo para hacer cambios significativos en los procesos y las estructuras del negocio mientras seguimos lidiando con la administración diaria. Sin embargo, invertir tiempo y recursos en este sentido es crucial a día de hoy para competir en mercados cambiantes e inciertos.
La transformación digital de las empresas ha llegado para quedarse, sin embargo no todos están aprovechando las ventajas de la optimización de procesos a través de su digitalización con software escalable. Veamos los 5 pasos recomendados para empezar a incorporar nuevo software de gestión automatizada empresarial en tu negocio.
1. Identifica los procesos que se pueden automatizar
El primer paso es analizar los procesos empresariales y determinar cuáles pueden ser automatizados. Por ejemplo, si tienes un negocio de restauración u HORECA, podrías automatizar los pedidos con firma electrónica para que se procesen automáticamente y se envíen directamente al proveedor en cuestión, firmando su entrega. En el caso de tratarse de una aseguradora o un banco, puede realizarse la adquisición de clientes en remoto y la recogida de la documentación (incluyendo KYC y AML) de forma totalmente asistida.
Después, es el momento de definir objetivos claros y específicos para la implementación del software de gestión automatizada, tanto a corto como a largo plazo. Por ejemplo, podrías establecer objetivos para reducir el tiempo que dedicas a las tareas de gestión, mejorar la eficiencia del equipo o aumentar la satisfacción del cliente.
Estos son los principales ámbitos donde podemos contar con software de gestión automatizada para optimizar procesos:
Facturación y contabilidad
Con un software RPA, puedes decir adiós a la tediosa tarea de llevar registros manuales y hacer cálculos complejos. El software se encarga de todo eso por ti, lo que te permite dedicar tu tiempo a otras actividades importantes de tu negocio. Por ejemplo, puedes llevar un registro de ingresos y gastos, controlar el inventario, emitir facturas y recibir pagos, entre otras cosas.
Además, este tipo de software es muy útil a la hora de presentar impuestos y cumplir con las obligaciones fiscales de tu negocio, enviando documentos auto-firmados por los UBOs de la empresa (Know Your Business). Al llevar un control detallado de las finanzas, puedes evitar errores y reducir el riesgo de problemas con Hacienda.
Aparte de los software de automatización, existen programas de contabilidad gratis que sustituyen a los anteriores sistemas complejos y obsoletos. No debe olvidarse que esto puede ser una herramienta clave para mantener un control completo y detallado de las finanzas, especialmente en las PYMES. Tanto el software RPA como los de contabilidad, permiten comenzar con una demo gratuita, y ver si realmente mejora tus procesos una solución así.
Gestión de inventario
Otro ejemplo de solución de gestión empresarial es el de control del stock. Esto es algo que no necesitarás si ofreces servicios, pero en cambio puede ser clave para ti en caso de comercializar productos físicos.
Por ejemplo, si tienes un ecommerce, puedes administrar y revisar la disponibilidad de productos en tiempo real. Esto se consigue a través de plataformas holísticas de gestión del canal de distribución, tanto propio como alternativo. Tenemos buenos ejemplos de ello en el sector de las telecomunicaciones.
Además, con este recurso puedes identificar los productos que tienen mayor demanda y aquellos que no se están vendiendo. Con esto puedes tomar decisiones estratégicas y evitar pérdidas de dinero. Muchos de ellos incluyen recomendadores de tarifas según el perfil de cliente, auto-activación SIM para combatir el SIM Swapping o gestión de programas de comisiones mediante software.
Soluciones de marketing
Este tipo de herramientas te pueden ayudar a planificar y ejecutar tus estrategias de marketing y ventas con mayor eficacia, ahorrándote tiempo y recursos.
Puedes automatizar muchas actividades en este sentido:
- Envío masivo de correos y notificaciones electrónicas
- Alta de clientes y registro de usuarios.
- Subida y almacenamiento de documentación comercial conforme al RGPD.
- Generación de credenciales y login conforme a PSD2 / SCA.
- Segmentación de bases de datos
- Chatbots y atención al cliente
Además, estos programas te permiten segmentar a tu audiencia y personalizar tus campañas de marketing para que lleguen al público adecuado. Por ejemplo, si eres un banco que ha dado de alta al cliente, puedes justo después del proceso de contratación ofrecer productos relacionados con una determinada categoría, como seguros o servicios financieros de trading automatizado.
Otras soluciones
Aquí hemos visto algunos ejemplos, pero hay muchísimos más recursos para empresas. Estos son algunos otros posibles procesos automatizables:
- Gestión de compras y proveedores.
- Control de ventas y clientes (incluida la postventa).
- Manejo de asistencia y nóminas de empleados.
- Control de producción y seguimiento de procesos industriales.
- TPV (Terminal de Punto de Venta) en negocios de restauración y hostelería.
- Administración de citas en clínicas, consultorios y centros médicos. Organización de expedientes y documentos en despachos de abogados, notarías y asesorías con solicitudes de firma de documentos y notificaciones certificados con validez jurídica completa.
- Control de calidad en empresas alimentarias y de producción de bienes de consumo.
- Gestión de recursos humanos, desde la contratación hasta el seguimiento de la carrera laboral de los empleados o la firma de NDAs.
2. Investiga sobre el software de gestión automatizada
Una vez que se han identificado los procesos que se pueden automatizar, es importante investigar sobre el software de gestión automatizada que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
Ten en cuenta algunas de las siguientes características para elegir la opción adecuada:
- El software debe ser intuitivo.
- Se debe integrar con otras herramientas.
- Debe ser personalizable según las necesidades de la empresa.
- Tiene que ser escalable.
- Es importante que cuente con medidas de seguridad sólidas.
- Se necesita un buen soporte técnico.
- Debe ser capaz de recopilar y analizar datos valiosos.
- Tiene que integrarse con otras herramientas importantes.
- Debe ser accesible desde cualquier dispositivo.
- Que reciba actualizaciones regulares para mantenerse al día con las últimas tendencias y tecnologías.
- Debe cumplir con las normas más exigentes en cualquier mercado.
Además de todas estas características, es importante que la empresa tenga la oportunidad de probar el software antes de invertir en él.
Muchos proveedores de software de gestión automatizada ofrecen una demo o una versión de prueba gratuita. Así, los equipos pueden experimentar con las características y la funcionalidad del software antes de tomar una decisión de compra.
Esto les permite ver cómo se adapta el software a las necesidades específicas de su empresa y asegurarse de que están invirtiendo en la solución correcta.
3. Implementa el recurso de forma eficiente
Después de elegir el software de gestión automatizada, es hora de implementarlo en la empresa y capacitar al personal sobre cómo utilizarlo. Es probable que encuentres resistencias al principio, pero vale la pena dar el salto. Más allá de la curva de aprendizaje inicial, si realizas una implementación adecuada, tu equipo debería adaptarse e incluso apreciar la nueva tecnología. A fin de cuentas, todos deberían ganar gracias a una solución mejorada de los procesos.
Aquí tienes algunos consejos para comenzar a usar el software SaaS en tu empresa con éxito:
- Capacita a tu equipo de trabajo para que pueda utilizar eficientemente el software de gestión automatizada.
- Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo en relación con el uso del software de gestión automatizada.
- Realiza pruebas exhaustivas del software antes de su implementación para asegurarte de que esté funcionando correctamente y sin errores.
- Intégralo adecuadamente con otros sistemas y aplicaciones de tu empresa.
- Asegúrate de contar con un plan de contingencia en caso de errores o interrupciones en el sistema.
- Considera la posibilidad de contratar a un proveedor de servicios externo para ayudar en la implementación y el mantenimiento.
4. Monitorea y evalúa el uso del software
Evalúa continuamente el desempeño del software y realiza ajustes según sea necesario para optimizar su eficacia. Puedes hacerlo a través de informes periódicos, dashboards o incluso una reunión regular con tu equipo. Además, como una brújula que te guiará en los avances, es importante tener claros unos KPIs de medición. Define las métricas que te ayudarán a evaluar el desempeño del software.
Por ejemplo, si el software es para la gestión de ventas, las métricas pueden ser:
- Tasa de conversión del proceso de onboarding
- Número de contrataciones realizadas
- Tiempo de respuesta en el envío de la documentación
5. Personaliza el software para las necesidades de la empresa
En ciertos casos es posible que necesites adaptar el programa determinado a tu negocio.
Muchos software de gestión tienen opciones de personalización para campos de datos, flujos de trabajo y paneles de control. Por ejemplo, si el software es para la gestión de recursos humanos, es posible que necesites personalizar los campos de datos para incluir información específica de tu empresa.
Con todo, recuerda mantener un equilibrio entre la personalización y la estandarización. De lo contrario, podría dificultar la integración del software con otros sistemas y procesos. Para terminar, ten en cuenta que las necesidades de tu empresa pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante revisar y actualizar la personalización periódicamente.
Conclusión
Como ves, no basta con digitalizar tu negocio: necesitarás hacerlo con una metodología concreta. Para optimizar los procesos en tu empresa con soluciones de automatización, recuerda seguir estos consejos:
- Reconoce los procesos que pueden automatizarse.
- Investiga acerca de las alternativas de software automatizado de gestión.
- Ejecuta la implementación del software de gestión elegido.
- Supervisa y evalúa el desempeño del software.
- Personaliza el software para ajustarlo a las necesidades de la empresa.
Con estos pasos ya puedes empezar a sentarte a mirar cómo la tecnología trabaja para ti. A fin de cuentas, todo esto va en la línea de que inviertas menos recursos y consigas más resultados. Si llevas a cabo estos pasos de forma correcta, deberías notar que el retorno de la inversión llega muy pronto. Anímate a automatizar en tu empresa con verificación de identidad, firma electrónica y RPA para alcanzar un cumplimiento normativo excelente, una productividad con números asociados a una empresa digitalizada y el tan ansiado crecimiento sostenido.
