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Existen decenas de alternativas a DocuSign en el mercado de las aplicaciones de firma electrónica. Elegir una herramienta para gestionar la firma de documentación relevante debe ser una decisión informada y consecuente con las necesidades de nuestros clientes, nuestro negocio o nuestro proyecto.
La firma electrónica ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos y contratos, permitiendo a las empresas cerrar acuerdos de manera más rápida y segura en una realidad económica y social cada vez más interconectada y compleja.
Pese a que DocuSign ha sido una buena opción a considerar en esta área, no está de más explorar las alternativas disponibles, ya que algunas de ellas cuentan con funcionalidades y características que DocuSign no contiene. En este artículo, exploraremos a fondo las opciones de firma electrónica que rivalizan con DocuSign, centrándonos en la plataforma Tecalis y su propuesta de valor diferencial.
Qué es DocuSign
Antes de comparar DocuSign con sus alternativas similares, debemos entender qué es y cómo funciona este software de firma digital. Al igual que sus aplicaciones homólogas, esta herramienta está diseñada por una compañía especializada en el área de la firma electrónica.
DocuSign es una empresa fundada con sede en San Francisco, California, con un gran número de empleados y cuyo sector principal es el desarrollo de software. Es importante entender que según el país donde te encuentres, verás que ofrece distintos tipos de productos.
En Estados Unidos, su país de origen, DocuSign ofrece funcionalidades de firma electrónica, notarización, un editor de documentos (aunque este es realmente de Salesforce), el sistema de firma de contratos, formularios y verificación de identidad. Para este mercado, también se añade el apartado de integraciones y API.
Sin embargo, si visitamos algunas de sus webs europeas (como España o Italia) y su mercado en Canadá, podremos observar que no encontraremos los servicios de verificación de identidad. Esto es algo imprescindible para firmar contratos de nivel de riesgo medio y alto de tal forma que cuenten con el respaldo jurídico necesario en estos tres mercados.
DocuSign es una plataforma que se vende como un único producto. Es decir, el nombre de la empresa y del producto coinciden. Sin embargo, algo curioso y quizá contradictorio es que este software de firma electrónica anuncia en su web como productos independientes elementos que son funcionalidades en sí misma de una única plataforma como por ejemplo la verificación de identidad o el sistema de workflows de contratación (algo que en la mayoría de alternativas a DocuSign está incluido de serie en las aplicaciones de firma digital, sin necesidad de contratar un producto a parte).
Qué son las alternativas a DocuSign
Pese a su experiencia en el mercado, ya que fue fundada a principios de los 2000, existen soluciones más modernas y actualizadas que han nacido ya basadas en los nuevos estándares de servicios de confianza cualificados.
En el espacio de la firma electrónica que permite a individuos y empresas firmar documentos digitalmente, DocuSign ha sido pionera en eliminar la necesidad de trámites manuales y papel. Esta solución agiliza los procesos comerciales al permitir a las partes involucradas firmar acuerdos de manera virtual, sin importar la ubicación geográfica, al igual que el resto de sus competidores. DocuSign ha sido ampliamente adoptado por su interfaz intuitiva y capacidades de seguridad avanzadas, convirtiéndose en uno de los principales exponentes de la industria.
Las alternativas a DocuSign son los software de firma electrónica y servicios de confianza que ofrecen al menos todas las funcionalidades que DocuSign ya ofrece. Para que una aplicación de firma digital pueda considerarse como alternativa a DocuSign, esta debe - como mínimo - actuar sobre los casos de uso que la primera ya resuelve. En el caso contrario, no sería considerada como alternativa válida.
De esta forma, estos players homólogos a Docusign son plataformas de firma electrónica que compiten directamente en el mismo espacio, ofreciendo opciones y funcionalidades similares o incluso superiores en algunos aspectos. Destacan aquellas que ofrecen hasta ocho tipos de firma electrónica, en contraposición al único tipo de firma electrónica que ofrece DocuSign en sus planes habituales, la firma electrónica simple, sin validez probatoria. Estas alternativas se han vuelto esenciales a medida que las empresas buscan personalizar sus soluciones de firma electrónica según sus necesidades y presupuestos específicos.
Por otro lado, es muy importante destacar que DocuSign es una empresa únicamente especializada en firma electrónica a gran escala (buscan volumen a través de la obtención de clientes pequeños y medianos). Mientras que otras empresas alternativas como Tecalis, ofrecen lo mejor de los dos mundos: una herramienta de firma electrónica potente y sencilla además de ser un partner de transformación digital con servicios altamente capacitados en onboarding digital, contratación, verificación de identidad KYC/AML, Hub Comercial para la gestión de canales digitales y presenciales, marco regulatorio o diseño de soluciones ad-hoc.
Alternativas a DocuSign gratis
Entre las alternativas a DocuSign gratis encontramos destacadas aquellas denominadas firma online. Estas aplicaciones web son altamente rápidas y sencillas pero muchas de ellas entrañan grandes riesgos regulatorios al simplemente constar en la inserción de una firma en PNG en el documento, algo absolutamente alejado de los estándares técnicos y legales de la firma electrónica.
Afortunadamente, existen proveedores de servicios de confianza cualificados QTSP que ofrecen sistemas de firma electrónica igualmente gratuitos pero que funcionan y han sido diseñados bajo las reglas más exigentes a nivel jurídico y técnico. La gratuidad de estas herramientas viene dada bien por periodos de prueba de los planes premium, variantes gratis o modelos mixtos:
- Periodos de prueba Premium: Este formato opta por dotar a los usuarios y empresas de la solución más completa que puede ofrecer el proveedor de firma electrónica de forma totalmente gratis y sin compromiso durante un tiempo limitado. Tras el fin del periodo, puede contratarse un plan premium adaptado a las necesidades del usuario con descuento o el plan se degradará al formato gratis (sin necesidad de perder el trabajo hecho en la plataforma).
- Opciones 100% gratuitas: Existen alternativas a DocuSign que ofrecen sistemas de firma electrónica completamente gratis para siempre de forma ilimitada. Esto implica que la herramienta tendrá una serie de funcionalidades concretas y que no estarán habilitadas aquellas que sí están disponibles para los usuarios de pago. La diferencia entre DocuSign y un software de firma electrónica similar que ofrece una versión gratuita es que en los planes de pago las funcionalidades empiezan desde cero, siendo más valiosas aquellas de los planes más básicos de pago cuando sí se cuenta con un modelo gratuito.
- Modelos freemium o mixtos: Finalmente, vemos otras opciones que pueden personalizarse por paquetes. Por ejemplo, puedes utilizar la versión 100% gratis de un competidor de DocuSign como Tecalis sin coste y comprar un paquete de firmas electrónicas avanzadas para una necesidad concreta sin necesidad de comprometerte con una suscripción premium de pago. Esto aporta gran flexibilidad y es una muestra de la versatilidad del negocio y la plataforma.
Para aquellos que buscan soluciones de firma electrónica accesibles, varias alternativas gratuitas a DocuSign están disponibles en el mercado. Estas ofrecen una gama básica de características de firma electrónica, lo que puede ser suficiente para profesionales autónomos o usuarios individuales con necesidades simples de firma de documentos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que las alternativas gratuitas a menudo tienen limitaciones en términos de cantidad de documentos que se pueden firmar, características adicionales de respaldo (sellados de tiempo cualificados, firma biométrica, custodia conforme al RGPD, etc) y soporte al cliente.
Tecalis, como alternativa a DocuSign, cuenta con estas tres opciones previamente analizadas y todas cumplen con normativas de firma electrónica como eIDAS y estándares de verificación del firmante según el caso de uso. Consulta con uno de nuestros expertos y comienza ahora mismo a utilizarla sin ningún compromiso.
Alternativas a DocuSign de pago
Continuando con la explicación anterior, DocuSign sólo ofrece planes de pago y una prueba gratuita limitada en tiempo. No podremos explorar opciones totalmente gratis ni las mixtas. Esto eleva los precios desde el primer momento, ya que al no contar con una versión gratuita, las funcionalidades que otros competidores de DocuSign incluyen en sus planes 100% gratis son aquellas que aquí forman parte del plan más básico (Personal) y que es de pago.
Para empresas y organizaciones que requieren funcionalidades avanzadas y un mayor volumen de transacciones, las alternativas a DocuSign de pago ofrecen características adicionales de uso, funcionalidades adaptadas a casos de uso más complejos y un soporte legal más completo. Estas soluciones suelen brindar opciones de personalización de marca, integración con otras herramientas empresariales en cualquier sistema y niveles de seguridad más altos para cumplir con los estándares de industria y regulaciones como la banca, el sector inmobiliario, los recursos humanos o las transacciones con cuantías superiores a los 999€.
Es importante evaluar cuidadosamente las características ofrecidas por estas alternativas de pago y compararlas con las necesidades específicas de la empresa antes de tomar una decisión.
Las mejores alternativas a DocuSign
Las mejores alternativas a DocuSign son aquellas que incluyen todos los tipos de firma electrónica desde los planes de pago más baratos. DocuSign no incluye AES (firma electrónica avanzada) ni siquiera en sus planes Standard (23€/mes) y Business Pro (62€/mes), reserva esta tipología únicamente a las grandes corporaciones que contactan directamente y que tienen volúmenes de firma diarios realmente altos. El único tipo de firma electrónica que DocuSign incluye en sus planes Personal, Standard y Business Pro es la firma electrónica simple (SES).
Dejar estos modelos únicamente para este tipo de clientes también es perjudicial para ellos ya que aumenta el rango de precios. Además, la mejor alternativa para DocuSign siempre contará con varias opciones de tipos de firma electrónica más allá de los tres básicos de eIDAS (SES, AES y QES). Combinar los modelos eIDAS con el uso de certificados digitales cualificados emitidos por autoridades de certificación oficiales o el uso de modelos OTP por SMS es imprescindible en gran cantidad de industrias como los seguros, las utilities y las telecomunicaciones para una vasta variedad de casos de uso. Por otro lado, podemos observar que los envíos masivos sólo están disponibles desde Business Pro.
La elección de la mejor alternativa a Docusign depende en última instancia de las necesidades y objetivos de la empresa. El mejor competidor de DocuSign será aquella aplicación o software que cumpla con los requisitos específicos de las normas del sector, brinde una experiencia de usuario intuitiva y ofrezca un nivel adecuado de seguridad para proteger las transacciones electrónicas.
Comparación de DocuSign con Tecalis
Tecalis se destaca como una alternativa sólida a DocuSign, incluyendo todas las funcionalidades y características de esta además de muchas otras. Tecalis combina una interfaz amigable con características avanzadas, como la autenticación biométrica, que agrega una capa adicional de seguridad al proceso de firma y que viene incorporada de serie bajo una única aplicación web. La plataforma también ofrece opciones flexibles de precios, incluyendo un plan gratuito con funcionalidades esenciales y planes de pago para necesidades más complejas.
Al comparar DocuSign con Tecalis, es evidente que ambas plataformas ofrecen soluciones eficaces de firma electrónica. DocuSign se destaca por su amplia adopción y robustez. Por otro lado, Tecalis se diferencia con su en la autenticación biométrica y su enfoque en la adaptabilidad y personalización manteniendo una absoluta sencillez y comodidad.
Una de las características clave es la generación automática de documentos con tecnología de ChatGPT integrada en Tecalis, bajo el sistema AlisGPT, integrado en el creador de plantillas y layouts (con el que también puedes diseñar formularios). Con ella, puedes solicitar a la inteligencia artificial que redacte un contrato por ti con todas las necesidades que indiques. DocuSign recurre a Salesforce para ofrecer un generador de documentos algo anticuado, mientras que Tecalis implementa la última tecnología para ayudar en procesos empresariales de todo tipo con generación automatizada de contratos y documentos inteligentes.
En términos de seguridad, Tecalis ofrece una ventaja significativa con su autenticación biométrica QTSP y estándares KYC, lo que la convierte en una opción atractiva para industrias que requieren una autenticación sólida y avanzada para por ejemplo firmar contratos relacionados con los servicios financieros, los seguros o la compra-venta de inmuebles en remoto.
La elección entre DocuSign y sus alternativas depende de las necesidades únicas de cada empresa y proyecto. La firma electrónica es esencial en la actualidad, y contar con la herramienta adecuada puede marcar la diferencia en la eficiencia, costes y seguridad de los procesos comerciales y operaciones de la empresa. Tanto DocuSign como Tecalis ofrecen soluciones valiosas, cada una con sus propias ventajas y consideraciones. Al evaluar estas opciones cuidadosamente y considerar los requisitos específicos, las empresas pueden tomar una decisión informada que optimice sus flujos de trabajo y garantice la integridad de las transacciones electrónicas en una economía y sociedad en constante evolución.
