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Desde hace años, FacturaE es la aplicación tradicional utilizada por empresas que actúan como proveedores de instituciones públicas. Creada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se utiliza para enviar facturas a la Administración General del Estado.
La facturación electrónica se ha convertido en un componente primordial de los procesos económicos y mercantiles modernos, y en España, el formato Factura-e ha surgido como el estándar para la emisión y recepción de facturas electrónicas en las relaciones B2G.
En este artículo, explicaremos en detalle qué es Facturae, cómo funciona y cuáles son sus funcionalidades respecto a otros programas de factura electrónica para empresas que no están centrados en este modelo negocios-gobiernos. Analizaremos cómo descargar Facturae y su importancia en el contexto de la facturación electrónica.
Qué es FacturaE
Facturae es un formato digital estándar desarrollado en España por iniciativa pública para la facturación electrónica. Este modelo especifica la estructura y los requisitos técnicos para la emisión, presentación y conservación de facturas digitales, y está diseñado para garantizar la validez jurídica de las mismas y la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación entre empresas y las diferentes administraciones públicas del Estado.
Para poder enviar facturas como proveedor de administraciones públicas, debe utilizarse la aplicación Facturae o algún software de factura digital que sea compatible con este estándar. Más adelante explicaremos cómo puede descargarse Facturae desde la web oficial dependiente del Ministerio.
Cuando escuchamos hablar sobre Facturae 3.1, Facturae 3.2 o Facturae 3.4 nos referimos a las versiones que ha ido desarrollando el Ministerio y que ha ido actualizando sobre la aplicación inicial que se lanzó en origen. En sus versiones mayores, han habido algunos cambios respecto al formato, aunque en las últimas se han centrado en la mejora de la aplicación en símsma. *
Características del Formato Facturae
El formato Facturae se basa en el estándar UBL (Universal Business Language) y es compatible con las normativas legales españolas, como la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la Ley 6/2020 reguladora de servicios electrónicos de confianza, la cual traspone a nivel nacional la gran parte de requisitos y normas del reglamento europeo eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
El formato Facturae crea una estructura concreta para la información y los datos contenidos en una factura electrónica entre negocios y las instituciones públicas. Incluye elementos clave como los datos del emisor y receptor, los productos, servicios e importes facturados, los impuestos añadidos, los totales y otros detalles relevantes e imperdibles para el correcto ejercicio del procesamiento de las facturas y su comunicación con Hacienda y la Agencia Tributaria. Además, Facturae permite la inclusión de firmas electrónicas y sellos de tiempo para garantizar la autenticidad e integridad de la factura.
Sin embargo, estas últimas características destacadas de Factura e no están incluidas por defecto en la aplicación que facilita el gobierno. Por ello, las aplicaciones de firma electrónica que pueden enviar facturas digitales a través de métodos como el de notificaciones electrónicas con sello de tiempo, trazabilidad E2E (con garantía de no-repudio) y firma electrónica avanzada son las mejores opciones para realizarlo de esta forma.
Por otro lado, vemos que el formato Facturae promueve la interoperabilidad entre sistemas de facturación dada su naturaleza y la filosofía de su creación, lo que permite una comunicación más fluida y segura entre empresas y administraciones públicas. Al adoptar Facturae, las empresas pueden evitar incompatibilidades técnicas y agilizar sus transacciones comerciales B2G.
Qué es una factura-e
Como inciso aclaratorio, vamos a hacer una parada en el término “Factura-e”. Si bien es sinónimo de Facturae (se utiliza en muchas circunstancias por los usuarios en empresa para referirnos a este estándar gubernamental), en otras ocasiones es acuñado para referirnos a otro concepto.
De esta forma, Factura-e es un término para referimos también al concepto de factura electrónica, independientemente de si se trata del estándar gubernamental o de otros modelos y formatos de facturación electrónica como XML, FTP, EDI, EDI FACT, los basados en firma electrónica avanzada, etc. Una Factura-e o Factura Electrónica como extensión de la abreviatura, es el documento mercantil digital que sustituye a las facturas tradicionales en papel y que debe cumplir una serie de estándares concretos para poder ser considerada como tal.
Gestión de Facturación Electrónica
La utilización de formatos como Facturae aporta una serie de beneficios significativos para las empresas. En primer lugar, simplifica los procesos de facturación al establecer un estándar común que facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas. Esto reduce la carga administrativa y mejora la eficiencia operativa.
Al remitir las facturas electrónicamente a través de plataforma de Factura-e, las empresas ahorran tiempo y recursos en comparación con el proceso tradicional. Además, al eliminar el papel y los documentos físicos, se reducen los costes asociados con la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico.
Las plataformas de firma y factura electrónica realizan una validación automática de los documentos remitidos, verificando que cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos. Esto evita posibles errores o inconsistencias en las facturas y agiliza el proceso de tramitación por parte de las administraciones públicas.
Plataformas como Tecalis garantizan la seguridad y la confidencialidad de las facturas electrónicas remitidas. El uso del Certificado Digital y la firma electrónica aseguran que solo las partes autorizadas puedan acceder y manipular las facturas, protegiendo así la información sensible de la empresa.
Al utilizar FACe, Facturae y otras plataformas de firma digital, las empresas cumplen con las regulaciones legales establecidas en cuanto a la remisión de facturas electrónicas a las administraciones públicas. Esto evita posibles sanciones y problemas legales, brindando tranquilidad y confianza en las operaciones comerciales.
Descargar la aplicación Facturae
La descarga de Facturae es un proceso fundamental para aquellos que necesitan obtener facturas electrónicas en formato Facturae y trabajar con la administración pública. Existen diversas soluciones disponibles, como plataformas en línea que permiten la descarga rápida y segura de las facturas en este formato, más allá .
Una opción destacada es Tecalis, una plataforma que ofrece una herramienta de descarga de Facturae altamente confiable y compatible con los sistemas de gestión más utilizados como FACe. Con Tecalis, las empresas pueden obtener sus facturas electrónicas de manera ágil y eficiente, ahorrando tiempo y recursos en comparación con los procesos tradicionales.
En cuanto a la aplicación del ministerio, puedes descargar Facturae aquí. A través de este enlace hacia una web dependiente del Ministerio de Hacienda, puedes descargar la aplicación Facturae gratis en su última versión y para escritorio (Facturae 3.4). Deberás tener en cuenta los requisitos técnicos mínimos requeridos para poder correr este software en tu equipo (compatible en Linux, Windows y MacOS).
Te recomendamos que tengas en cuenta los siguientes aspectos antes de instalar Facturae 3.4 Gestión de Facturación Electrónica:
- Sólo es útil para facturar a la administración pública de España. Si necesitas facturar entre empresas y/o autónomos opta por soluciones como Tecalis.
- Es complicada de usar. Visita algún tutorial en YouTube antes de comenzar.
- La firma digital (incrustación del certificado electrónico) debe hacerse utilizando Java, otro programa que debes instalar aparte.
- Facturae no conecta directamente con FACe, eFact y otros condensadores, por lo que una vez generada la factura, deberás acudir a estas plataformas para enviarla.
- Es gratuita, pero no incluye soporte asistido. Explora otras soluciones gratis como Tecalis.
Cómo remitir facturas en FACe con Tecalis
Remitir facturas a través de FACe es un proceso sencillo que consta de varios pasos, pudiendo enviarlas en formato Facturae. A continuación, se describen los pasos básicos para remitir facturas en FACe:
- Obtener el Certificado Digital: Para utilizar FACe, es necesario contar con un Certificado Digital emitido por una entidad certificadora reconocida. Este certificado garantiza la identidad de la empresa, del usuario que realiza el proceso y asegura la confidencialidad de las comunicaciones.
- Acceder a FACe: Una vez se tiene el Certificado Digital, se puede acceder a FACe a través de la página web oficial. Se debe seleccionar la opción de "Acceso al portal FACe" y utilizar el certificado para autenticarse en la plataforma.
- Preparar la Factura Electrónica: Antes de remitir la factura, es necesario prepararla en formato electrónico. Esto puede hacerse desde plataformas de firma y facturación electrónica como Tecalis y combinarlo o no con Facturae. La factura debe cumplir con el formato establecido por la normativa vigente y contener toda la información requerida, como los datos del emisor y del receptor, los conceptos facturados, los impuestos aplicados, entre otros.
- Firmar Digitalmente la Factura: Una vez preparada la factura electrónica, se debe proceder a firmarla digitalmente utilizando el Certificado Digital. La firma electrónica de Tecalis, Sign, permite incrustar certificados digitales en documentos. La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la factura, asegurando que no ha sido modificada desde su emisión.
- Remitir la Factura a través de FACe: Con la factura electrónica firmada (te la puedes enviar por correo electrónico o haberse almacenado en tu aplicación documental favorita tras su procesamiento en Tecalis Sign), se procederá a remitirla a través de FACe. En la plataforma, se selecciona la opción de "Remisión de Facturas" y se carga el archivo de la factura preparada. FACe se encargará de validar la factura y enviarla automáticamente a la entidad pública correspondiente.
- Seguimiento de la Factura: FACe proporciona la opción de realizar el seguimiento de las facturas remitidas. Las empresas pueden acceder a su panel de control en la plataforma para verificar el estado de las facturas y obtener información sobre su recepción y tramitación por parte de las administraciones públicas.
