Factura electrónica: qué es, cómo hacerla y cuándo será obligatoria

La factura electrónica está regulada en todos los países de la Unión Europea y en el 85% de ellos existen leyes que obligan a las empresas a hacer uso de ella. ¿Sabías que tan sólo en 2022 se perdieron más de 90.000 millones de euros en ingresos globales por IVA categorizados como errores de información, quiebras, insolvencias o fraudes relacionados con la facturación?

Puede parecer una cifra abrumadora, sin embargo es realmente positiva teniendo en cuenta los casi 135.000 millones de euros del 2019. Esto se debe a la progresiva implantación de los sistemas de facturación electrónica. El control de la actividad económica, la prevención del blanqueo de capitales y la limitación de las pérdidas han hecho de las facturas electrónicas o e-facturas un baluarte. 

Vamos a ahondar en esta herramienta decisiva para la productividad en los negocios de cualquier tamaño y sector, el ahorro en tiempo y recursos así como la lucha contra el fraude.

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es un documento digital de carácter comercial y fiscal que recoge legalmente la compraventa de un bien o la prestación de un servicio. Este archivo de índole mercantil incluye información básica y concreta sobre la operación que se está realizando entre dos partes: el vendedor o prestador de servicios y el comprador o cliente. 

Esta acreditación digitalizada y justificante de la transferencia tras la compra o prestación tiene total validez jurídica si es emitida, enviada y recepcionada según los estándares marcados por las distintas normativas. También denominada como eFactura o e-Factura, este modelo entra dentro de lo establecido en el Reglamento de Facturación (2013) según sus estándares de emisión y recepción en formato electrónico.

La diferencia principal entre la factura física tradicional y las nuevas facturas electrónicas reside en la capacidad de probación de las identidades de las partes. Gracias a técnicas de verificación de identidad, puede corroborarse legalmente que las personas o entidades que firman la factura lo hicieron en un momento concreto y que fue fehacientemente ese sujeto (tanto una empresa como un particular).

Por otro lado, tanto la autenticidad como la integridad - verificación de que el contenido de la factura electrónica no ha sido alterado - son seña de identidad de este modelo gracias a tecnologías propias de la ya estandarizada y oficializada firma electrónica.

Para que un archivo o documento digital sea considerado como una eFactura, esta debe contar con una serie de requisitos y características concretas. Aunque no todas las herramientas de facturación electrónica incluyen todas las posibilidades y funcionalidades avanzadas como la verificación de identidad sellada por firma electrónica QES (sólo llevada a cabo por un QTSP), hay una serie de mínimos que han de cumplirse:

• Legibilidad completa de la factura a través de formatos de archivo de calidad estándar. Un programa informático bien diseñado generará facturas electrónicas con una legibilidad correcta.
• Garantía de autenticidad desde el origen, identificando fielmente al obligado para su correcta expedición así como del emisor de la factura. Existe la posibilidad de que sea el mismo sujeto (persona física o empresa).
• Garantía de integridad del contenido, evitando modificaciones posteriores o dejando registro de cuándo, quién y cómo se realizaron en caso de que haya ocurrido un cambio.

Existen distintos métodos para poder garantizar estos requisitos mínimos. Con sus diferencias y similitudes, todos son válidos y reconocidos por las administraciones aunque son de diferente aplicación.

• Integración de un certificado reconocido a través de la estampación de una firma electrónica avanzada.
• Intercambio electrónico de información EDI (transmisión estructurada de datos entre organizaciones).
• A través de medios comunicados y oficializados por las Agencias Estatales de Administración Tributaria o la Unión Europea, que se actualizan conforme avanzan las plataformas y la legislación.

Más del 60% de los negocios con presencia en Europa comunican que no reciben sus pagos en tiempo y forma adecuados. Estas cifras aumentan aún más si analizamos las PYMES, que además son las que más sufren cuando se producen estos fenómenos de retrasos y/o morosidad. La Unión Europea está decidida a implantar un modelo de pago sin demora ya no sólo entre las administraciones públicas y las empresas (algo en lo que ya han avanzado bastante la mayoría de estados miembro con sus leyes nacionales y regionales) sino en entornos B2B.

El ya mundialmente estandarizado Reglamento eIDAS sirve para dar base a la facturación electrónica, siendo un pilar fundamental de esta la firma electrónica con certificado digital del emisor de la factura con solicitud fehaciente al receptor a través de medios electrónicos que funcionen bajo los estándares de los servicios electrónicos de confianza cualificados (QTSP).

Tipos de facturas electrónicas

Si bien podemos encontrar distintos formatos en los que una factura electrónica es desarrollada, podemos englobar todos los tipos en dos categorías principales: facturas electrónicas con formato estructurado y no estructurado.

Los tipos de facturas originales: ordinaria, simplificada, recapitulativa y rectificativa siguen inalterables. Como estos se deben al contenido de esta, es independiente de si es una factura electrónica o física.

Facturación electrónica en formato estructurado

Los tipos pertenecientes a esta categoría se caracterizan por ser sencillos y estandarizados. Esto facilita en gran medida la automatización de su envío, entrega y tratamiento. Las facturas electrónicas estructuradas pueden generarse de forma autónoma por plataformas y aplicaciones de facturación electrónica y tramitadas automáticamente por los sistemas utilizados en los equipos de contabilidad de los receptores.

• Facturas electrónicas en lenguaje XML (Usadas por Facturae y en UBL 2.1, Universal Business Language, o CII uno de los preferidos por las administraciones públicas). Estas suelen ir acompañadas del uso de los archivos PDF.
• Formato Facturae (v3.1, v3.2, v3.2.2). Es el estandarizado para trabajar con la administración pública aunque ya se ha extendido al uso B2B. Tiene base XML pero sigue las  normas marcadas por el Ministerio de Industria y Comercio, incluyendo firma electrónica. Estas son compatibles con los directorios FACe y e.FACT de AOC (Usadas por las administraciones, esta última en Cataluña).
• FACeB2B, utilizada para las operaciones entre empresas conectadas con la administración.
• PDF firmado con firma electrónica eIDAS.
• EDIFACT, estándar de la ONU para el intercambio de datos en ámbitos internacionales.
• Red PEPPOL y eDelivery, sistema europeo de comunicaciones electrónicas para compradores públicos y procesos de adquisición. Es un conjunto de especificaciones técnicas para integrar en plataformas de eProcurement y servicios de eBusiness que consiguen interoperabilidad entre sistemas no pares en la Unión Europea.
• Las propias de algunas instituciones bancarias como BS Factura.
• Envío en métodos FTP para depósito directo en servidores del receptor. En algunas ocasiones también se utiliza el formato JSON para datos estructurados ya sea a través de FTP o no.

Hemos visto que por lo tanto en este formato de facturas electrónicas estructuradas, la información, datos y contenido de la factura se organiza en campos y se codifica a través de un estándar definido, como los que acabamos de ver. Cada campo y área se define con un nombre y un valor concreto, algo que permite una fácil identificación y procesamiento del contenido de la factura, incluso incluyendo los datos de identidad y de los certificados electrónicos.

Facturación electrónica en formato no estructurado

Son principalmente una imagen con contenido generalmente no indexable. Sus datos no responden ante ningún estándar de los anteriores pero son válidas si se cumplen los requisitos que mencionamos al comienzo de este artículo para ser considerada una factura electrónica. Aquí entran los escaneos, los PDF sí indexables y otras en formato plano sin texto virtual pero correctamente legible, también los DOC, HTML o TXT (que en ocasiones sí pueden ser estructurados), XLS, JPEG, PNG, GIF, entre otros.

La introducción de facturas electrónicas no estructuradas en los sistemas de los receptores es compleja y requiere de tiempo y trabajo manual por personal cualificado. Esto puede solventarse con softwares de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extraen el contenido y crean una copia estructurada, la cual se almacena junto con la no estructurada en un paquete, se procesa y almacena; sin embargo, la mayoría de empresas no cuenta con estos sistemas sofisticados.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?

La factura electrónica ya es obligatoria en España desde hace una década. En diciembre de 2013 se aprobó la ley 25/2013 que obliga a la creación de un registro contable de facturas para las transacciones entre empresas y las administraciones. Es decir, la obligación de emitir facturas electrónicas está presente para todas aquellas empresas que trabajen con el sector público.

Por otro lado, el Real Decreto-Ley 16/2013 actuaba como transposición ya en su momento varias directivas europeas dirigidas al uso de la factura electrónica y la lucha contra el fraude tanto en las administraciones como entre empresas e individuos.

Cada vez son más los organismos reguladores que ponen su foco en la factura, con una apuesta decidida y un calendario ya fijado. En cuanto a Europa, el estándar de factura electrónica CEN-TC/434 supuso el primer precedente internacional en la UE que marcaba la utilización obligatoria para la facturación B2G. 

Sin embargo, la implantación de este modelo de cara a su expansión a toda actividad económica no comenzó a dar pasos hasta el año 2018 con la Ley de Contratos. Posteriormente, en el Real Decreto-Ley 8/2019 se establecía la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica para operaciones B2B en las que la cuota anual de IVA superase la cantidad de 90.000€.

Todo este camino ha culminado con la aprobación de la Ley Crea y Crece, que extiende la facturación electrónica a todos los ámbitos de la economía con total obligatoriedad.

Ley Crea y Crece: facturación electrónica obligatoria para empresas y autónomos

Según CEPYME, el porcentaje de facturas electrónicas con retraso en su pago fue superior al 73% en el año 2022. Esto, sumado al delito fiscal, las tasas de morosidad empresarial y los intentos de fraude entre empresas y a particulares ha dado como resultado una norma ambiciosa y realmente concisa en su propósito.

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, fue aprobada el 28 de septiembre del año 2022. En ella, podemos ver cómo se hace absolutamente obligatoria las tareas de expedición, envío y recepción de facturas electrónicas en todos los ámbitos de la economía y la sociedad.

Esto aplica tanto a grandes y pequeñas empresas como a profesionales autónomos y a particulares. No tiene en cuenta los importes ni las características de los emisores o receptores, obliga a todos a contar con aplicaciones de factura electrónica para cualquier transacción comercial. Además, extiende una serie de puntos de obligatorio cumplimiento:

• Deberá contarse con una solución de facturación que incluya firma electrónica tanto para su emisión como para la recepción y las facturas deben sellarse con certificado digital.
• Las facturas en sí mismas deben ajustarse a los requisitos del Reglamento de Facturación de la ley. Los contenidos y formatos de los datos interiores e información comercial se mantienen conforme conocíamos en las facturas tipo ya definidas para la consideración legal de factura.
• Los emisores deben facilitar acceso a la factura electrónica a los receptores, pudiendo estos consultar, copiar, almacenar e imprimir sus facturas de forma totalmente gratis. Esto se prolongará durante un mínimo de cuatro años de custodia.

Fechas para utilizar obligatoriamente facturas electrónicas

La ley, ya en el Boletín Oficial del Estado, es efectiva desde 20 días posteriores a su publicación. Afortunadamente, se ha dado un periodo de adaptación para que las empresas y los autónomos puedan adquirir una solución de firma y factura electrónica con la que cumplir con los requisitos y evitar las sanciones. Los plazos y las fechas son diferentes según la empresa y el calendario resultaría así:

• Para empresas y autónomos con volúmenes de facturación superiores a los 8 millones de euros al año: 29 de marzo de 2024
• Para empresas y profesionales con una facturación inferior a 8 millones: 29 de marzo de 2025.

Para esas fechas, los negocios ya deben estar funcionando con un sistema de facturación electrónica completo y cumplir todos los requisitos mencionados previamente. En caso de no ser así, se han establecido sanciones administrativas según cada caso:

• 3.000 euros de sanción por cada factura que no sea generada y enviada en formato electrónico.
• Hasta un total de 6.000 euros si no se registran y almacenan las facturas electrónicas por el periodo de custodia reseñado en la ley, de un mínimo de 4 años. Esta custodia puede hacerla su proveedor de servicios de confianza y aplicación de factura electrónica.
• 10.000 euros a cada empresa que no ofrezca a sus clientes, socios o proveedores la posibilidad de recibir facturas electrónicas.
• 24.000 euros por el incumplimiento de los requisitos fiscales y contables de la misma ley con respecto a las facturas.
• Hasta una cuantía de 60.000 euros al incumplimiento de las reglas de seguridad y privacidad relativas a la facturación. En relación y concordancia con el RGPD (Reglamento General de protección de datos).
• En caso de que el negocio, la compañía o el profesional autónomo reincidiera o incumpliese de forma consciente y grave alguna de las exigencias de la regulación, estos importes podrían aumentar.

Toda actividad económica que implique la expedición y remisión de una factura deberá desarrollarse por medios electrónicos certificados y conforme a los requisitos de la Ley Crea y Crece. Afortunadamente, los softwares y aplicaciones ofrecidos por los partners RegTech, en algunas ocasiones completamente gratuitos como Tecalis, facilitarán este nuevo marco económico y empresarial.

Cómo hacer una factura electrónica

Como bien hemos dicho, lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de hacer una factura electrónica son los requisitos legales marcados por la normativa de tu estado o región. Una vez hecho esto, debe contarse con un sistema o aplicación de facturación electrónica que esté alineada con la Ley Crea y Crece además de contar para mayor respaldo y seguridad con sistemas de firma electrónica y certificado digital.

Las empresas de desarrollo de software escalable SaaS diseñan soluciones sencillas que se implementan en las empresas con total fluidez y pueden ser utilizadas por todo tipo de empleados ya estén digitalmente avanzados o no.  No necesitan instalación, se accede simplemente a través de una web. Son sencillas e incluyen tours guiados que hacen del proceso algo fácil y dinámico. 

En algunos casos y para grandes empresas, estas startups digitales también confeccionan modelos FTP y demás conexiones automatizadas para sus clientes. Players como Tecalis utilizan el poder de los software y las tecnologías RPA (Robot Process Automation) e IA para desarrollar esto en tiempo record y con un desempeño mucho más competitivo.

Generar facturas electrónicas gratis

La forma de generar facturas electrónicas difiere según la aplicación o sistema que se utilice. También en función del tipo de factura electrónica que se va a realizar o a través de qué modelos se quiere enviar. Las plataformas y programas de facturación electrónica se dedican a convertir la información en el formato electrónico que debe recibir el receptor. Todo a través de un simple formulario web dentro de su aplicación.

Sin embargo, hay una serie de pasos básicos que se realizan y que podemos desgranar a continuación a modo de ejemplo ilustrativo de cómo emitir una factura electrónica:

1. Accede a la plataforma Tecalis de facturación electrónica gratis con tu usuario y contraseña.
2. Guarda la información sobre tu cliente, indicando nombre, tipo (particular, empresa o autónomo), CIF, números de identificación, dirección fiscal y datos de contacto.  Esto se guardará y se podrá utilizar todas las veces que se necesite emitir una factura a este cliente o a un grupo de clientes o proveedores.
3. Configura los formatos, estableciendo preferencias de emisión, modelos de series y numeración o envíos.
4. Crea y genera la factura electrónica en tu sistema introduciendo todos los datos necesarios como el tipo, la serie, su fecha de emisión, vencimiento, métodos de pago, fiscalidad e impuestos, líneas de facturación y observaciones. Pueden adjuntarse otros archivos como albaranes, anexos o documentación de identidad verificada por KYB. Puedes incluir también tu firma electrónica avanzada para 
5. Esta factura queda almacenada en tu sistema y podrás guardarla y esperar o emitirla al instante. Se enviará a través del método seleccionado (XML, inserción FTP, PDF por correo electrónico certificado con eFax…)
6. Tras estos pasos, habría sido recepcionada por el destinatario y podríamos hacer su seguimiento y consulta a través de la plataforma. Esto permitiría gestionar su cobro conectando con aplicaciones bancarias.

Beneficios y características de la facturación digital

Gracias a las nuevas aplicaciones de facturación electrónica, los negocios pueden digitalizar sus flujos de emisión y recepción de facturas de clientes y proveedores, ganando en productividad, ahorro en costes y contando con un respaldo jurídico absoluto para sus procesos de negocio.

• Envío automatizado de facturas reduciendo tiempos en su recepción y evitando que tus equipos inviertan recursos en tareas administrativas y burocráticas.
• Personalización de las facturas con las plantillas que tu aplicación de facturas electrónicas te facilite.
• Aumento de la productividad al realizar la expedición, generación, envío, procesamiento y recepción todo desde un único lugar y con pocos clics.
• Almacenamiento en un sólo lugar, evitando la necesidad de espacio físico o los costes tanto en recursos monetarios como a nivel de sostenibilidad y medio ambiente de no contar con soluciones paperless de gestión de documentación. Algo aplicable no sólo a la factura electrónica sino a la firma de contratos y acuerdos a través de las plataformas de firma digital.
• Custodia de las facturas conforme a las normas del RGPD.
• Completo respaldo legal y disuasión de los retrasos en los pagos o la morosidad.
• Ciclos de tramitación más cortos, facilitando el cobro con un acceso más rápido y ágil.
• Sin errores para evitar duplicidades, omisiones…
• Ahorro en costes de envío postal.
• Mayor reconocimiento y percepción de tus clientes, proveedores y socios, lo que revertirá en mejores resultados globales gracias a todos los beneficios derivados de la digitalización de procesos y operaciones de negocio de toda índole.
• Evitar las sanciones, pues es algo absolutamente obligatorio para toda actividad económica en los próximos 24 meses.

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