Burofax online: qué es y cómo enviar un documento certificado por internet

El burofax, acrónimo de "notificación urgente por fax", se ha convertido en una herramienta fundamental para las comunicaciones legales y formales. Tradicionalmente, este servicio ha estado asociado al envío físico de documentos a través de correos, pero la era digital ha traído consigo la aparición del burofax online, una alternativa más cómoda, barata, rápida y eficiente.

En la era digital, la comunicación certificada ha evolucionado para adaptarse a las necesidades modernas. El burofax online ha emergido como una solución para enviar documentos o mensajes importantes con validez legal. 

En este artículo, analizaremos en profundidad el burofax online, exploraremos qué es un burofax, cómo funciona la versión online, y cómo enviar un burofax a través de internet. Además, discutiremos la validez jurídica de los burofaxes online, las plataformas disponibles, y los precios y servicios de burofax electrónico premium asociados.

Qué es un burofax

El burofax es un servicio de correos que permite enviar documentos de forma certificada, asegurando que el destinatario reciba el contenido y proporcionando una prueba legal de envío y recepción. Es una herramienta esencial para situaciones donde se necesita una constancia legal del envío de información, como en procesos judiciales, reclamaciones, o notificaciones de deudas.

A nivel tradicional, el burofax es un envío postal certificado que permite notificar de forma fehaciente documentos o comunicaciones a un destinatario específico. Se trata de un servicio ofrecido por empresas de mensajería y correos que proporcionan constancia legal del contenido enviado, la fecha y hora exactas de entrega, así como la identidad del emisor y del receptor (remitente y destinatario).

El burofax postal se caracteriza por el envío físico de un documento en papel a través de correos. El destinatario recibe una copia impresa del documento y un aviso de llegada, y el remitente obtiene un justificante de envío y acuse de recibo que certifica la recepción del burofax.

El burofax por correos

El procedimiento tradicional para enviar un burofax implica acudir a una oficina de Correos o de algún servicio de mensajería o logística presencialmente. Allí se presenta el sobre cerrado con el documento que se desea notificar, se cumplimenta un formulario con los datos del remitente y destinatario, y se abona la tarifa correspondiente. La empresa de transportes y mensajería se encarga de entregar el sobre y obtener la firma del receptor como prueba de entrega. Posteriormente, el remitente recibe una copia sellada del burofax con los detalles de la entrega.

Este método implica tener que invertir tiempo en llevar el documento físico a la oficina, donde será gestionado y enviado posteriormente con un acuse de recibo. Este proceso es fiable, pero menos conveniente en comparación con las soluciones digitales actuales.

Qué es un burofax online

El burofax online es la versión digital del burofax tradicional, que permite enviar documentos certificados a través de internet u otros medios electrónicos que permitan entregar información y documentos digitalizados. Este servicio elimina la necesidad de acudir a una oficina de mensajería y ofrece mayor comodidad, rapidez y accesibilidad.

Los burofaxes online funcionan mediante plataformas digitales que ofrecen un entorno seguro para la creación, firma y envío de documentos, archivos y mensajes. El proceso suele ser muy sencillo e intuitivo, más barato, y en general, se puede realizar en pocos minutos.

El burofax electrónico es un sinónimo del burofax online. De esta manera, el burofax electrónico permite la entrega inmediata de documentos con certificación de contenido y acuse de recibo en formato digital, asegurando así la autenticidad y la integridad del envío. Estas características además de la posibilidad de automatización y los envíos masivos hacen del burofax electrónico una herramienta eficaz y segura para comunicaciones legales y empresariales.

El sistema de envío de burofax online ofrece la misma validez legal y seguridad que el burofax tradicional, ya que se apoya en el estándar de notificaciones electrónicas eIDAS. La principal ventaja es la comodidad de poder enviar documentos de todo tipo desde cualquier lugar y en cualquier momento, con una trazabilidad incluso mayor.

Notificados electrónicos con acuse de recibo

Una de las características clave del burofax online es la posibilidad de recibir un acuse de recibo electrónico (documento de auditoría o audit trail). Esto significa que no solo se confirma la entrega del documento, sino que también se proporciona una constancia digital que puede ser utilizada en procesos legales. La notificación electrónica de notificados con acuse de recibo asegura que el remitente tenga prueba de que el destinatario ha recibido, abierto y leído el documento o mensaje.

El acuse de recibo electrónico de los burofaxes online notificados se genera automáticamente y se envía al remitente una vez que el destinatario ha abierto el mensaje o documento digital (también obtiene otro certificado de que lo ha recibido si no lo ha llegado a abrir). El acuse de recibo físico, por otro lado, implica la impresión y envío postal del mismo al remitente, por lo que tarda y puede haber complicaciones, mientras que en el caso de los notificados electrónicos (comunicación certificada digital), es instantáneo.

Al igual que el burofax físico, el burofax online permite enviar notificaciones electrónicas con acuse de recibo y todo tipo de documentación digitalizada mediante medios cualificados, lo que proporciona pruebas legales de la comunicación. El documento, archivo o mensaje se transmite de forma cifrada, garantizando la confidencialidad, el no repudio y evitando perdidas, y se obtiene un comprobante electrónico de la entrega con fecha, hora y datos del receptor.

Cómo enviar un burofax online

Enviar un burofax online es un proceso eficiente que aprovecha la tecnología de firma digital para garantizar la entrega certificada de documentos importantes. Este método permite a los usuarios enviar burofaxes online desde la comodidad de su hogar u oficina, sin necesidad de desplazarse a una oficina de correos. Utilizando plataformas especializadas, es posible subir documentos, crear sobres, añadir diferentes destinatarios, automatizar los envíos de información según eventos ocurridos y obtener una confirmación de entrega de manera rápida y sencilla. Además, el burofax electrónico ofrece la ventaja de un seguimiento en tiempo real, permitiendo al remitente verificar el estado del envío en cualquier momento.

La conveniencia de enviar un burofax online también se extiende a la flexibilidad en los horarios, ya que se puede realizar el envío las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esta opción es especialmente útil para empresas y profesionales que necesitan enviar notificaciones urgentes fuera del horario laboral tradicional o automatizando conectando con sus sistemas, para que los mensajes se envíen cuando vence un contrato u ocurre cualquier evento previsto. 

Con la integración de tecnologías avanzadas como la firma electrónica y la certificación digital de contenido con blockchain, el burofax electrónico asegura la autenticidad, la integridad y la privacidad total de los documentos enviados. 

Pasos para mandar un burofax en línea

A continuación, se detallan los pasos básicos para enviar un burofax online, garantizando que cada envío sea seguro y cumpla con los requisitos legales. El proceso de para enviar un burofax online varía ligeramente según la plataforma utilizada, pero en general, sigue los siguientes pasos:

1. Elegir una plataforma de burofax online: Existen varios proveedores autorizados (QTSP) que ofrecen servicio de notificaciones electrónicas con sello de tiempo cualificado. Es recomendable investigar y comparar las diferentes opciones en cuanto a precios, características y reputación.
2. Registrarse y crear una cuenta: La mayoría de las plataformas requieren que el usuario se registre y proporcione ciertos datos personales o de la empresa. Hay soluciones de firma electrónica como Tecalis que cuentan con modelos gratuitos.
3. Subir el documento o insertar el mensaje: Se debe cargar el archivo digital que contiene el documento que se desea notificar. Generalmente se aceptan formatos como PDF, Word o imágenes, aunque plataformas avanzadas como Tecalis permiten recoger documentación de todo tipo mediante escaneo y digitalización segura.
4. Introducir los datos del destinatario: Es necesario proporcionar la información completa del receptor, como nombre, dirección de correo electrónico y, en algunos casos, dirección física.
5. Revisar y confirmar el envío: Antes de proceder con el envío, se debe revisar cuidadosamente la información ingresada y confirmar el burofax electrónico. Una vez confirmado, el documento se enviará y se generará un acuse de recibo electrónico como informe de auditoría audit trail.
6. Realizar el pago: La plataforma solicitará el pago del servicio, que suele variar según el proveedor y el tipo de burofax online o comunicación certificada solicitados. Hay opciones gratuitas que no requieren de pago y otros modelos de planes mensuales de firmas electrónicas que incluyen una serie de envíos disponibles al mes.
7. Consultar el estado: Una vez entregado el burofax electrónico vía email, SMS o a través de servicios de mensajería instantánea (o cualquier medio digital), el remitente recibirá un comprobante electrónico con los detalles de la entrega (apertura y lectura si han tenido luar), como fecha, hora y datos del receptor para cada estado con total validez jurídica y legal.

Enviar burofax: seguimiento, consecuencias de no responder, aspectos clave, etc

Las consecuencias de no responder a un burofax en línea varían según la situación y el contenido del mismo. En general, un burofax online sin respuesta puede servir como prueba fehaciente del envío de una comunicación y puede tener validez legal en caso de un posterior proceso judicial.

Además de la constancia de entrega, algunas plataformas de burofax electrónico ofrecen la posibilidad de realizar un seguimiento del estado del envío en tiempo real. Esto permite al remitente verificar si el destinatario ha accedido al documento y en qué momento.

Es importante tener en cuenta que un burofax, ya sea físico o digital, tiene implicaciones legales. Si el destinatario no responde o no cumple con lo solicitado en el documento, el remitente puede utilizar el comprobante de entrega como prueba en procedimientos judiciales o reclamaciones posteriores. Las consecuencias pueden impactar en:

• Procedimientos judiciales: El remitente puede utilizar la falta de respuesta como evidencia en un juicio, lo que puede llevar a una sentencia desfavorable para el destinatario.
• Multas y penalizaciones: En casos de deudas o reclamaciones, no responder puede resultar en multas adicionales o penalizaciones.
• Perjuicio en la negociación: Ignorar una notificación puede perjudicar las posibilidades de una negociación amistosa o de resolver el asunto fuera de los tribunales.

Validez jurídica de los burofaxes online

La validez jurídica de los burofaxes online está respaldada por la normativa vigente en muchos países. En España, por ejemplo, la Ley 59/2003 de Firma Electrónica y el Reglamento eIDAS para toda la Unión Europea reconocen la validez legal de los documentos electrónicos y sus acuses de recibo. Los burofaxes online, al contar con una firma electrónica y un acuse de recibo certificado, cumplen con estos requisitos legales.

La normativa europea eIDAS (Reglamento 910/2014) y su nueva actualización eIDAS 2 establecen un marco para las firmas electrónicas y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas, equiparando el burofax tradicional a las notificaciones electrónicas (comunicación certificada digital) a nivel jurídico. Por lo tanto, según este reglamento, los burofaxes online tienen la misma validez jurídica que los enviados por métodos tradicionales en toda la UE siempre que cumplan con los requisitos técnicos de un QTSP (Qualified Trust Services Provider) y los métodos previstos por la ley para garantizar autenticidad, integridad, y no repudio junto con otros requisitos:

• Que el remitente y el destinatario estén correctamente identificados con sus datos introducidos en la plataforma de burofax y firma online.
• Que el contenido del burofax electrónico sea claro, preciso, conciso y esté sellado debidamente.
• Que el burofax electrónico esté enviado y firmado digitalmente por el remitente mediante un certificado electrónico o firma digital válida (firma electrónica avanzada) provista por el mismo proveedor de la plataforma.
• Que se haya obtenido acuse de recibo (documento de auditoría o audit trail con trazabilidad), ya sea electrónico o físico.

Plataformas, precios y servicios premium de burofax electrónico

En la actualidad, existen diversas plataformas que ofrecen servicios de burofax online. Los precios varían según la plataforma, el número de páginas del contenido, la opción de acuse de recibo y las opciones adicionales que se contraten. Algunas de las más conocidas son:

• Tecalis Sign: Proveedor de servicios de confianza cualificados certificado por la Unión Europea y la CE y especializado en notificaciones electrónicas eIDAS con plena validez jurídica. Tiene un modelo gratis y precios asequibles para sus planes de pago si se necesitan funcionalidades adicionales o más envíos
• Correos Burofax Notificados: Es el servicio oficial de Correos postal y tradicional, con precios que oscilan entre 6 y 12 euros por envío, dependiendo del tipo de burofax. Se puede realizar online la solicitud pero el burofax es físico con envío por carta, con todos sus inconvenientes a día de hoy.
• Burofax24: Plataforma online con precios a partir de 5 euros por burofax. Similar a lo que ofrece Correos pero de menor calidad.
• MRW Burofax: MRW, una empresa de mensajería, también ofrece un servicio de burofax. El precio del burofax de MRW varía según el destino y el número de páginas, pero suele rondar los 6€ + IVA, con acuse de recibo en papel.

Además de los servicios básicos, muchas de estas plataformas ofrecen opciones premium o planes empresariales con funcionalidades adicionales, como la gestión de envíos masivos, integraciones con sistemas de gestión documental, informes detallados, etc. Los precios de estos planes suelen ser más elevados, pero pueden resultar rentables para empresas o profesionales que necesitan enviar burofaxes online o notificaciones electrónicas a sus clientes con frecuencia.

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