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La automatización de procesos está llegando cada vez más a áreas e industrias que antes pensaríamos que no serían capaces de aprovechar todas las ventajas de esta forma de entender los nuevos modelos de compañía. Del mismo modo, no sólo depende de la actividad del negocio o de la operativa de este, sino de su tamaño.
Pudiera parecer que sólo las grandes compañías pueden establecer procesos estandarizados susceptibles de automatización dada su optimización. Sin embargo, las herramientas escalables de automatización están permitiendo a empresas y organizaciones de todo tipo transformar procesos en días gracias a su simplicidad en la implementación y versatilidad para adaptarse a los sistemas que ya se están utilizando.
Qué es la automatización de procesos
La automatización de procesos es la transformación de determinadas tareas mecánicas de tal forma que estas puedan ser ejecutadas y llevadas a cabo con la mínima intervención humana posible. Toda aquella fase y trabajo considerado como manual entre las tareas habituales realizadas en un departamento o área de una empresa
Como veníamos adelantando, acercarnos a la automatización implica asumir compromisos fuertes con el concepto de optimización. Idear sistemas en los que la operativa del negocio en todos sus ámbitos funciona de una forma eficaz y eficiente es la base para comenzar a reinventar los procesos.
De esta forma, la automatización en los negocios tiene lugar en el momento en el que se ejecutan procesos tradicionales ágilmente y sin intervención gracias a las llamadas o triggers que se realizan en los sistemas y que desencadenan acciones consecuentes derivadas de una primera concreta. Aquí, debemos establecer prioridades y árboles de decisión para definir los flujos de trabajo de los sistemas que ejecutan las tareas.
La ingeniería de sistemas, los conocimientos en industrialización y la última tecnología en el ámbito digital se ponen al servicio de la operativa de negocio para reducir costes, agilizar tiempos y eliminar las posibilidades de error. Es gracias a este último punto que destacábamos, sobre la tecnología y plataformas digitales, que las empresas están empezando a automatizar tareas de una forma más extendida.
Establecer flujos de trabajo muy concretos y no tener miedo a innovar en cuanto al cómo hacer las cosas de forma diferente para la consecución de los mismos objetivos y resultados asegurará el éxito de un proceso de transformación hacia la automatización de procesos.
¿Cuáles son los tipos?
La automatización de procesos puede abordarse desde distintas perspectivas y puntos de vista, unos más actualizados que otros. Cada método tiene su sentido en la realidad en la que se va a aplicar, sin embargo hay algunos que cuentan con una versatilidad más amplia y menos limitaciones.
A continuación recogemos los tres tipos de automatización más extendidos y conocidos:
Macros
Esta tecnología de automatización es una de las más antiguas y consolidadas que comenzó a implementarse hace más de 30 años. También conocidas como atajos, estas automatizaciones tienen su base en funciones que replican operaciones para evitar la repetición de cálculos que dan como resultado el objetivo planteado.
La programación de lanzamiento de tareas es una de las automatizaciones más utilizadas dentro de lo que conocemos como macros. Este método es algo más complejo y requiere del uso de programas específicos que en ocasiones no todos los empleados pueden utilizar. Además, no permite que los usuarios desatiendan el sistema, teniendo que programar y supervisar las acciones de una forma bastante constante.
Su punto clave está en las secuencias, las cuales deben establecerse de forma previa y con mucho detalle.
ITPA: Automatización IT
El punto a destacar dentro de la automatización de procesos IT, Information Technology Process Automation, es el de la medición. Su foco siempre ha estado puesto en los departamentos de IT de las compañías, siendo capaces de impulsar la productividad de este área y ayudar a los equipos que lideran los CIOs.
Este método es capaz de minimizar los tiempos de atención a los requerimientos solicitados a estos departamentos, a la adaptación de los sistemas a nuevos estándares o el desarrollo de nuevas funciones. Si bien es mucho más específica para estos departamentos en las empresas, su capacidad es algo mayor pudiendo integrar diversas capas desde el backoffice hasta procesos en la operativa del negocio.
Este modelo ha demostrado ser capaz de simplificar y, en muchas ocasiones, poder hacer instantánea la resolución de problemas como las caídas en los servidores.
RPA: Automatización robótica de procesos
Las soluciones de RPA (Robot Process Automation) vienen a transformar por completo la forma en la que se había concebido hasta el momento la automatización en las empresas; sobre todo en aquellas que están utilizando plataformas digitales cloud para sus objetivos de optimización y mejora de la productividad.
Con estos sistemas de automatización de procesos no es necesario que haya una supervisión humana, ya que gracias a la integración de modelos de inteligencia artificial y machine learning, estos soft-bots actúan de la misma manera en la que lo haría un ser humano.
La gran diferencia con las dos anteriores radica en que estas automatizaciones funcionan en entornos diseñados para el uso por personas. Es decir, gracias a la RPA pueden ejecutarse de forma automatizada programas, sistemas y aplicaciones previamente diseñados con interfaces adaptadas para los humanos. A partir de esta innovación es cuando se empieza a hablar del término “trabajador virtual”.
Dentro de la RPA podemos encontrar sistemas que trabajan con procesos deterministas que utilizan datos estructurados y reglas para diseñar flujos de trabajo constantes. Por otro lado, aquellas aplicaciones más modernas son capaces gracias a la IA de llevar a cabo tareas no definidas sin datos estructurados.
En cualquier caso, las mejores soluciones de automatización robótica de procesos serán capaces de trabajar y operar bajo condiciones de cualquier tipo pero, sobre todo, deberán contar con una plataforma de gestión y control accesible, sencilla y ágil para que los empleados con menos capacidades técnicas puedan utilizarlas sin problema.
Ejemplos por industria y área
Si bien podría pensarse que estos sistemas de automatización de procesos sólo son aplicables a determinados segmentos de negocio o áreas operativas, las soluciones más actualizadas están siendo implementadas en cualquier industria y en todos los departamentos de una organización.
No importa el sector al que pertenezca la empresa, su tamaño o si es un negocio online o con puntos de venta presenciales, los sistemas de automatización modernos ya están optimizando flujos de trabajo sin distinción. A continuación mostramos algunos ejemplos de entre los innumerables procesos automatizados:
- Alta de nuevos clientes, recogida y validación de documentación o creación de estadísticas. Cargas masivas de bases de datos o llamadas para obtener información requerida. Atención al cliente y resolución de incidencias o averías.
- Procesos de recursos humanos de todo tipo, desde el envío de fichajes, la gestión de nóminas o renovaciones de permisos.
- Cualquier tarea de los departamentos contables y financieros, conectando con todas las áreas operativas de la compañía o terceros para por ejemplo, establecer programas de comisiones o partnerships e integrarlos en la contabilidad general.
Cómo automatizar procesos empresariales hoy
Una de las cuestiones más polémicas sobre la automatización trata sobre la percepción que tienen de ella los empleados y la opinión pública. Erróneamente, se tiende a pensar que implementar softwares de RPA destruirá gran cantidad de empleos. Lo cierto es que abordar un proceso de transformación en una empresa, ya sea una PYME o gran compañía, siempre generará fricciones y debe hacerse teniendo en cuenta todos los aspectos en los que va a afectar.
Sin embargo, la automatización ha demostrado, tras su implementación, mejorar la felicidad de los empleados y su productividad, así como la conciliación. La omisión de tareas mecánicas así como la posibilidad de establecer horarios fuera del habitual en el que los sistemas de automatización de procesos continúan activos trabajando en las mismas tareas ha disparado las cifras en lo que a la satisfacción de los colaboradores se refiere.
Para comenzar la implementación de los sistemas que automatizarán procesos en nuestra organización debemos crear un mapa de operaciones para analizar las distintas áreas operativas del negocio y sus dinámicas internas, dividiendo estas por tareas y, a su vez, por pasos y fases de cada proceso concreto. Tras este mapeo, tendremos una visión global del funcionamiento de nuestro negocio y sus unidades operativas, así como las interacciones entre ellas.
Gracias al análisis y control de procesos, podremos crear flujos de trabajo optimizados para encontrar los puntos de fricción y proponer nuevos métodos de ejecución que resuelvan asuntos relacionados con los costes, tiempos, riesgos u objetivos.
Tras el diseño de este mapeo inicial para concretar las tareas y los procesos, así como la definición de los responsables de ellos, debe elegirse qué soluciones tecnológicas son las más adecuadas para optimizarlos. Así como la elección de la solución, hay que tener en cuenta el partner digital con el que vamos a trabajar, siendo este uno que entienda nuestra realidad, la industria en la que operamos y los retos operativos que enfrenta nuestro negocio.
Como veníamos desgranando en puntos anteriores, la RPA ha demostrado ser la tecnología más avanzada y versátil para la automatización de procesos, adaptándose a cualquier tipo de caso de uso y pudiendo integrarse en sistemas y procesos de todo tipo y en casuísticas muy dispares. Por lo tanto, a día de hoy, consideramos sin lugar a dudas que la RPA es el método de implementación de automatización de procesos más seguro y capaz.
Resultados y futuro de la automatización de procesos
Las compañías que han implementado sistemas de automatización de procesos han experimentado una serie de cambios capaces de transformar por completo su modelo de negocio. Ya no sólo estamos hablando de los típicos beneficios de la automatización de procesos en relación al ahorro en tiempo y costes, sino también de obtener la capacidad de diversificar el negocio o de implementarse en otros mercados con facilidad.
Gracias a la automatización de procesos, se han producido cambios que han hecho accesibles tareas a todos los actores de una compañía, además de impulsar un control del rendimiento de máximo nivel y prevenir cualquier tipo de error.
La estandarización ha demostrado impulsar importantes sectores alrededor del mundo de la industria y la fabricación. Este concepto puede llevarse exactamente del mismo modo a otras áreas, multiplicando las formas de interacción entre áreas con agilidad y simplicidad para trazar procesos e integrar sistemas.
Para terminar, el futuro de la automatización de procesos pasa por el uso de las técnicas propias de la inteligencia artificial y el machine learning en tareas sencillas, ampliando las posibilidades y haciendo de la gestión del negocio y la toma de decisiones modelos inteligentes. Por otro lado, la integración de soluciones cloud está permitiendo integrar sistemas de automatización en días y crear, por ejemplo, chatbots completos en horas por empleados con pocos conocimientos técnicos.
